Внесение записей в трудовую книжку руководителя организации (директора) — это процесс, имеющий важные юридические нюансы․ Директор является одновременно и работником, и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек в организации․ В данной статье мы подробно разберем, кто имеет право вносить записи, как правильно оформить прием и увольнение, а также какие ошибки чаще всего допускаются при заполнении документа․
Кто вносит запись в трудовую книжку директора?
Самый частый вопрос, возникающий при оформлении директора: кто должен подписывать трудовую книжку, если сам директор несет ответственность за ее ведение?
- При приеме на работу: Запись вносит лицо, уполномоченное на это учредителями (собственниками) организации․ Обычно это председатель совета директоров, один из учредителей или главный бухгалтер (если такое право делегировано)․
- При увольнении: Запись об увольнении также вносится уполномоченным лицом․ Если директор увольняется по собственному желанию, он пишет заявление, учредители принимают решение, и уполномоченное лицо вносит запись․
- Если учредитель один и он же директор: В случае, когда единственный учредитель принимает сам себя на должность директора, запись в трудовую книжку вносит он же, но действует как представитель собственника․ Однако, во избежание конфликтов интересов и вопросов со стороны проверяющих органов, рекомендуется, чтобы приказ о назначении подписывался решением единственного учредителя, а запись в трудовую вносилась с указанием основания (решение собственника)․
Порядок внесения записи о приеме на работу
Процедура оформления директора мало чем отличается от оформления обычного сотрудника, но требует наличия специфических документов-оснований․
- Принятие решения собственниками․ Основанием для приема директора служит протокол общего собрания учредителей или решение единственного учредителя о назначении на должность․
- Издание приказа․ Издается приказ (распоряжение) о вступлении в должность․ Приказ подписывает уполномоченное лицо (например, председатель собрания учредителей)․
- Заполнение трудовой книжки․
- В графе 3 указывается: «Принят на должность генерального директора» (или просто «директора»)․ Важно указать структурное подразделение, если оно есть (например, «Администрация»), или указать, что принят в организацию в целом․
- В графе 4 указывается реквизиты приказа (номер и дата)․
- Подпись и печать․ Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии)․
Особенности записи при увольнении директора
Увольнение директора — процесс более сложный, так как требует прекращения полномочий единоличного исполнительного органа․
Основания для увольнения
Запись вносится в зависимости от причины:
- По собственному желанию (ст․ 77 ТК РФ)․
- По истечении срока трудового договора․
- По решению собственников (ст․ 278 ТК РФ) — без объяснения причин, но с выплатой компенсации (если не было нарушений)․
- В связи с банкротством организации․
Алгоритм действий:
- Собственники принимают решение о прекращении полномочий директора (протокол или решение)․
- Издается приказ об увольнении, который подписывает уполномоченное лицо (не сам увольняющийся директор)․
- В трудовую книжку вносится запись со ссылкой на статью ТК РФ и реквизиты приказа․
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью․
Важно! Директор не может сам себе подписать трудовую книжку при увольнении․ Это должен сделать другой сотрудник, наделенный полномочиями (например, заместитель, главный бухгалтер) или представитель собственников․
Типичные ошибки при заполнении
При ведении трудовых книжек руководителей часто допускаются следующие ошибки:
- Самоподпись․ Директор подписывает свою трудовую книжку сам․ Это грубое нарушение, которое может привести к признанию записи недействительной․
- Отсутствие документа-основания․ В графе 4 обязательно должны быть указаны реквизиты приказа или решения собственников․
- Неверное указание должности․ Должна быть указана точно так, как в уставе организации и трудовом договоре (Генеральный директор, Директор, Президент и т․д․)․
- Отсутствие печати организации (если она используется в документообороте)․
Электронные трудовые книжки
С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки․ Для директоров, как и для всех работников, сведения о приеме и увольнении передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде․
Уполномоченное лицо должно подать форму СЗВ-ТД (или аналогичный отчет в текущей системе отчетности) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или увольнении․ Бумажная трудовая книжка заполняется только по письменному заявлению работника (если он не отказался от бумажного варианта до 2021 года)․
Внесение записей в трудовую книжку директора требует строгого соблюдения процедуры, так как статус руководителя предполагает высокую степень ответственности․ Главное правило: директор не должен действовать в одиночку при оформлении своих кадровых документов․ Все действия должны базироваться на решениях собственников и оформляться уполномоченными лицами․ Соблюдение этих правил защитит организацию и самого руководителя от правовых рисков и проблем при проверках․