В процессе работы с персоналом часто возникает вопрос: как правильно оформить уведомление о необходимости выдачи (или отправки) трудовой книжки? Ниже представлена подробная инструкция, подкреплённая актуальными образцами и нормативными ссылками.

Что такое трудовая книжка и зачем её нужно выдавать?

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. По закону РФ (ст. 64 ТК РФ) работодатель обязан предоставить её сотруднику при:

• приёме на работу;
• переводе в другое подразделение;
• увольнении;
• по требованию самого работника.

В случае, когда трудовая книжка утеряна, её дубликат может быть оформлен только после подтверждения факта её наличия в прежнем месте работы.

Какие формы уведомления используются?

Законодательство не утвердило единственной формы уведомления, однако в практике применяются два типовых документа:

1. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. – просим сотрудника лично прийти в отдел кадров.
2. Согласие на отправку трудовой книжки по почте. – работник может дать письменное согласие, чтобы документы были отправлены на его адрес.

Оба документа составляются в свободной форме, но должны содержать обязательные реквизиты (см. ниже).

Обязательные реквизиты уведомления

При оформлении уведомления необходимо указать:

• наименование организации;
• ФИО работника;
• должность/подразделение;
• номер и дата трудового договора;
• перечень необходимых документов (трудовая книжка, копия трудовой книжки и т.п.);
• срок, в который требуется действие (обычно 5–10 рабочих дней);
• контактные данные (телефон, e‑mail, адрес для отправки);
• подпись уполномоченного лица и печать организации (если имеется).

Примеры заполнения

Пример 1. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

ООО «Пример» 
Отдел кадров 

«___» __________ 2026 г.

Уважаемый(ая) _______________________ (ФИО работника)!

В связи с завершением вашего трудового отношения с организацией просим в течение 7 (семи) календарных дней с даты получения настоящего письма явиться в отдел кадров для получения копии вашей трудовой книжки (или её дубликата).


При невозможности лично посетить отдел кадров просим письменно согласиться на отправку копии трудовой книжки по почте на указанный ниже адрес.

Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67 
E‑mail: hr@example.ru 

С уважением, 
_____________________ / _____________________ 
(Подпись, ФИО, должность) 
Печать

Пример 2. Согласие на отправку трудовой книжки по почте

ООО «Пример» 
Отдел кадров 

«___» __________ 2026 г.

Уважаемый(ая) _______________________ (ФИО работника)!

Настоящим подтверждаем, что ваша трудовая книжка готова к выдаче. В связи с вашим отсутствием в офисе просим подтвердить согласие на её отправку по почте на следующий адрес:

_______________________________________________ 
(адрес получателя)

Для подтверждения согласия подпишите ниже:

____________________________________ 
(подпись работника) 
«___» __________ 2026 г.

Сроки и порядок отправки

В ТК РФ сроки выдачи трудовой книжки не установлены, однако рекомендуется отправлять уведомление в течение 5 рабочих дней после окончания трудовых отношений. Отправка по почте должна осуществляться заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы подтверть факт получения документов.

Как оформить отправку по почте?

Подготовьте копию трудовой книжки (или её дубликат).
Положите документ в конверт, указав получателя и организацию‑отправитель.
Выберите форму отправки – заказное письмо с описью вложения.
Сохраните копию описи и подтверждения отправки.
При получении уведомления о вручении подпишите её как подтверждение получения.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника? – Нет. Согласно ст. 64 ТК РФ выдача документа возможна только по запросу работника или с его письменного согласия.
• Что делать, если работник отказывается получать книжку? – В таком случае можно оформить письменное уведомление о её хранении в архиве организации и уведомить работника о возможности получения в любой момент.
• Нужна ли подпись работника на копии трудовой книжки? – Подпись не обязательна, но рекомендуется, чтобы подтвердить факт получения документа.

Правильное оформление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте – важный элемент юридической чистоты процесса завершения трудовых отношений. Используя приведённые образцы и соблюдая перечисленные реквизиты, работодатель минимизирует риск споров и подтверждает соблюдение требований ТК РФ.

Для удобства вы можете скачать готовые шаблоны в форматах Word и PDF на нашем сайте example.ru/templates.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению документов, оставляйте запрос в комментариях или обращайтесь к нашему кадровому отделу.