В условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие работники и работодатели сталкиваются с необходимостью оформления заявления на сохранение трудовой книжки в бумажном виде. В программе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) этот процесс также требует грамотного оформления и корректной настройки. Ниже — подробное руководство по оформлению заявления на сохранение бумажной трудовой книжки в 1С, его юридическим основанием, порядком ввода данных и практическими рекомендациями.

Законодательная основа

С 1 января 2020 года в России вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, согласно которым работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде. Однако статья 66 ТК РФ гарантирует работнику право на сохранение бумажной трудовой книжки.

Для этого работник должен подать письменное заявление работодателю до 31 декабря 2020 года (согласно Постановлению Правительства РФ № 1725 от ). Однако на практике заявления принимаются и позже — при переводе нового сотрудника, при восстановлении трудовой книжки или при смене работодателя.

Как правильно составить заявление на сохранение бумажной трудовой книжки

Форма заявления не строго регламентирована законом, но должно содержать следующие обязательные элементы:

• Наименование организации (полное наименование работодателя)
• ФИО и должность руководителя
• ФИО, должность, подразделение работника
• Суть заявления: просьба продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде
• Дата составления
• Подпись работника с расшифровкой

Образец заявления:

Заявление
Руководителю [Полное наименование организации]

От [ФИО полностью], [должность], [подразделение]



Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.



Подпись: _____________

Расшифровка: [ФИО]

Как оформить заявление в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП заявление на сохранение бумажной трудовой книжки не является обязательным для ввода в систему, но его рекомендуется зарегистрировать в личном деле сотрудника и указать соответствующий признак в карточке сотрудника, чтобы система корректно формировала документы и отчеты.

Регистрация заявления в личном деле

1. Перейдите в раздел: Кадры → Персонал → Карточка сотрудника.
2. Откройте вкладку Документы.
3. Нажмите Добавить → выберите тип документа: Заявление.
4. Заполните поля:
   • Тип документа: «Заявление на сохранение трудовой книжки в бумажном виде»
   • Номер и дата: присвойте номер и укажите дату подачи заявления
   • Содержание: кратко укажите суть заявления (например: «Заявление на сохранение бумажной трудовой книжки»)
   • Файл: прикрепите скан или фото заявления (если используется электронный документооборот)
5. Сохраните документ.

Установка признака «Ведение трудовой книжки в бумажном виде»

Это ключевой шаг для корректной работы 1С при формировании кадровых документов и отчетов в ЕФС-1.

1. В карточке сотрудника перейдите на вкладку Трудовая книжка.
2. Найдите поле: «Ведение трудовой книжки».
3. Выберите значение: «Бумажная трудовая книжка».
4. Если поле не отображается — проверьте, что в настройках программы включена поддержка электронных трудовых книжек (в Настройки → Настройки ЗУП → Электронная трудовая книжка).
5. Сохраните изменения.

Важно! Если в поле «Ведение трудовой книжки» стоит значение «Электронная трудовая книжка», то система будет автоматически формировать записи в ЕФС-1 и не будет печатать записи в бумажную трудовую книжку, даже если она у сотрудника есть.

Как 1С обрабатывает бумажные трудовые книжки

Если в карточке сотрудника установлено «Бумажная трудовая книжка», то:

• При оформлении приёма на работу, перевода, увольнения и других кадровых событий, 1С будет формировать записи для печати в бумажную трудовую книжку.
• В отчетах (например, «Сведения о трудовой книжке») будут отображаться только бумажные записи.
• В отчете ЕФС-1 (форма 1) для такого сотрудника не будут формироваться записи — система понимает, что ЭТК не ведётся.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Не оформить заявление

Если заявление не подано, а сотрудник имеет бумажную трудовую книжку — система может ошибочно начать вести ЭТК. Это нарушает закон и создает риски для сотрудника (дублирование записей, потеря данных).

Ошибка 2: Не обновить поле «Ведение трудовой книжки»

Даже если заявление есть в личном деле, но в карточке стоит «Электронная», система будет игнорировать бумажную книжку. Всегда проверяйте это поле!

Ошибка 3: Не прикрепить заявление к документам

В случае проверки трудовой инспекцией или аудита, отсутствие подписанного заявления может быть расценено как нарушение. Храните заявление в электронном и/или бумажном виде в личном деле.

Рекомендации для бухгалтеров и кадровиков

• При приёме нового сотрудника — обязательно уточняйте, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.
• Если сотрудник пришёл с бумажной трудовой книжкой — запросите заявление на месте и сразу внесите данные в 1С.
• Создайте шаблон заявления в 1С (в разделе Настройки → Шаблоны документов) для быстрого формирования.
• Регулярно проводите аудит: выгрузите отчет «Список сотрудников с бумажными трудовыми книжками» и сверьте с реальными документами.
• Для сотрудников, уволенных до 2020 года — не требуется заявление, если они не подавали его ранее.

Заявление на сохранение бумажной трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический акт, защищающий права работника и обеспечивающий корректную работу системы 1С:ЗУП. Правильное оформление заявления и его регистрация в программе позволяют избежать ошибок при ведении кадрового учета, формировании отчетов в ПФР и прохождении проверок.

Главное правило: Нет заявления — нет бумажной трудовой книжки в системе 1С. Даже если книжка есть у сотрудника, система будет работать с ЭТК, если не установлено соответствующее значение.

Соблюдайте закон, документируйте все действия и используйте возможности 1С для автоматизации и контроля, это сэкономит вам время, нервы и избавит от штрафов.

Дата последнего обновления: 21 мая 2026 г.