Цель статьи – дать полное представление о том‚ в каких случаях работодатель обязан направлять работнику уведомление о выдаче (или переходе на электронный вариант) трудовой книжки‚ какие правовые нормы регулируют этот процесс‚ как правильно оформить документ и какие риски возникают при его отсутствии.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок ведения и выдачи трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)‚ ч. 6 ст. 84.1;
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ Приказ Минтруда России от № 320н);
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О персональных данных» (в части электронных трудовых книжек);
• Приказы Минтруда РФ‚ регулирующие переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) – например‚ Приказ № 320н от .

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ‚ работодатель‚ направивший работнику уведомление о выдаче (или переходе на электронный вариант) трудовой книжки‚ освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу книги в день увольнения. Это подтверждается датой отправки уведомления.

Когда требуется уведомление?

Уведомление необходимо в следующих ситуациях:

1. При увольнении работника‚ если он находится не на рабочем месте в последний день трудового договора.
2. При переходе организации на электронные трудовые книжки (ЭТК) – работнику необходимо известить о возможности вести сведения в электронном виде и о том‚ что он может получить бумажную форму по своему желанию.
3. При изменении условий ведения трудовой книжки (например‚ отказ от бумажного варианта в пользу ЭТК).
4. В случае‚ когда работник требует от работодателя подтверждения даты отправки уведомления (для защиты от претензий о просрочке).

Варианты действий‚ согласованные с работником

Работодатель обязан предоставить работнику выбор из следующих вариантов:

• Продолжать вести бумажную трудовую книжку. В этом случае работнику выдаеться традиционная бумажная книжка‚ а работодатель сохраняет её в архиве.
• Перейти на электронный вариант (ЭТК) и выдать устаревшую форму на руки. Работник получает доступ к своим данным через портал «Госуслуги» или иной сервис‚ а бумажный документ может быть выдан только по его запросу.

После получения уведомления у работника есть время на принятие решения вплоть до 31 декабря 2020 года (в соответствии с историческими требованиями‚ действовавшими до полного перехода на ЭТК). В современных условиях срок может быть установлен в договоре или внутреннем регламенте организации.

Порядок отправки уведомления

Для того чтобы уведомление имело юридическую силу‚ необходимо соблюсти следующие требования:

1. Составить документ в письменной форме (бумажный вариант) либо в электронном виде с подтверждением получения (например‚ заказным письмом с уведомлением о вручении‚ электронной почтой с запросом подтверждения прочтения‚ либо через портал персональных данных).
2. Указать в уведомлении:
   • дата отправки;
   • полные реквизиты работодателя (наименование‚ ИНН‚ адрес);
   • ФИО работника;
   • суть уведомления (выдача бумажной ТК‚ переход на ЭТК‚ срок получения и т.д.);
   • срок‚ в течение которого работник должен принять решение и/или получить документы;
   • контактные данные лица‚ ответственного за выдачу ТК.
3. Отправить уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении или иным способом‚ позволяющим зафиксировать дату получения.
4. Сохранить копию отправленного уведомления и подтверждение получения (накладную‚ электронный акт‑квитанцию).

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Ниже приведён типовой шаблон‚ который можно адаптировать под конкретную организацию.

ООО "Пример"
ИНН 1234567890‚ КПП 123456789
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: hr@example.ru

УВЕДОМЛЕНИЕ
о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Дата отправки: 

Работнику: Иванову Ивану Петровичу
дата рождения: 
должность: Менеджер по продажам

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н
и Федеральным законом «О персональных данных» информируем Вас о том‚
что с  в нашей организации будет введён порядок
ведения трудовых книжек в электронном виде (ЭТК).

Вам предоставляется возможность:
Продолжить вести традиционную бумажную трудовую книжку.
 В этом случае Вы получаете бумажный документ в течение 7 рабочих дней
 после подачи заявления.
Перейти на электронный вариант. Сведения о Вашей трудовой
 деятельности будут размещены в личном кабинете на портале «Госуслуги».
 При желании Вы можете получить устаревшую бумажную форму
 (копию) в течение 7 рабочих дней после подачи соответствующего запроса.

Просим Вас в письменной форме (по электронной почте или в отделе
кадров) до  (для исторических целей) указать выбранный Вами
вариант. При отсутствии ответа в указанный срок считается‚ что Вы
выбрали вариант № 2 – переход на электронный формат.

Контактное лицо для уточнения вопросов:
ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Должность: специалист отдела кадров
Тел;: +7 (495) -23‑45‑68
e‑mail: m.petrova@example.ru

С уважением‚
____________________
(подпись)
Директор ООО "Пример"

Ответственность работодателя

С момента отправки уведомления работодатель более не несёт ответственности за просрочку выдачи трудовой книжки в день увольнения. Это подтверждается датой отправки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Если работник не получит книжку в установленный срок‚ он может обратиться в суд‚ но доказать вину работодателя будет сложно без наличия подтверждения отправки.

Практические рекомендации

• Храните копии всех отправленных уведомлений и подтверждения их получения в отдельном деле.
• Внутренний регламент должен фиксировать сроки: не позднее 7 рабочих дней после получения уведомления работник обязан явиться за документом.
• При переходе на ЭТК рекомендуется проводить разъяснительные встречи с персоналом‚ чтобы избежать недопонимания.
• Для контроля за выполнением требований закона используйте сервис «КонсультантПлюс» – там есть типовая ситуация «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 г.».
• Если работник отказывается от бумажной формы‚ сохраняйте его письменное согласие (подписанное заявление).

Уведомление о выдаче или переходе на электронный вариант трудовой книжки – важный документ‚ который защищает интересы как работодателя‚ так и работника. Правильное оформление‚ своевременная отправка и хранение подтверждающих документов позволяют избежать споров и юридических рисков. Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ вы сможете обеспечить полное соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов Минтруда РФ.

Дата публикации: