В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, в ряде случаев работник по собственному выбору или по требованиям работодателя получает бумажную трудовую книжку. В таком случае необходимо оформить уведомление об получении трудовой книжки.
Кому и зачем выдается уведомление?
- Работнику, который впервые получает трудовую книжку.
- Работнику, который сменил работодателя и получил новую трудовую книжку.
- Работнику, который работал без бумажной трудовой книжки с 2025 года и теперь оформляет её по желанию.
Уведомление служит официальным подтверждением того, что работник получил документ, а также фиксирует дату выдачи и место хранения.
Юридическая база
В соответствии со статьей 30 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка считается официальным документом, а её выдача и хранение регулируется Федеральным законом «О трудовой книжке» от 29 января 1992 г. (№ 122-ФЗ). Уведомление об получении трудовой книжки оформляется в соответствии с требованиями этого закона и внутренними нормативными актами работодателя.
Содержание уведомления
- «Уведомление об получении трудовой книжки».
- Дата и место выдачи: указывается точная дата и название организации.
- ФИО работника: полное имя, дата рождения, место жительства.
- Сведения о трудовой книжке: номер, серия, дата выдачи, место хранения.
- Подпись ответственного лица: руководителя или сотрудника отдела кадров.
- Печать организации (если применимо).
Шаблон уведомления (Word‑формат)
Образец бланка можно скачать бесплатно с официальных порталов: КонсультантПлюс или Российская статистика. Ниже приведён упрощённый пример, который можно скопировать в любой текстовый редактор.
УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Дата выдачи: _______________ Место выдачи: ______________________________ ФИО работника: _______________________________ Дата рождения: _______________ Место жительства: _______________________________ Номер и серия трудовой книжки: _____________ Дата выдачи: _______________ Место хранения: _______________________________ Подпись ответственного лица: _______________________________ Печать организации: _______________________________
Как оформить уведомление
- Соберите все необходимые данные: ФИО, дата рождения, номер и серия книжки.
- Заполните шаблон в соответствии с пунктами выше.
- Подпишите документ и приложите печать (если предусмотрено внутренними правилами).
- Сохраните копию в личном деле работника и передайте оригинал работнику;
Где хранить уведомление
Уведомление хранится в личном деле работника в отделе кадров. В случае электронного оформления (например, в системе «Электронный персональный кабинет») копия может быть сохранена в виде PDF‑файла.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК? Да, работник может запросить бумажную копию по своему желанию. В таком случае оформляется уведомление об получении.
- Что делать, если работник не получил уведомление? Работодатель обязан выдать уведомление в течение 5 рабочих дней с момента выдачи книжки. При отсутствии – обратиться в отдел кадров.
- Можно ли изменить дату выдачи в уведомлении? Нет, дата должна соответствовать фактическому дню выдачи. Любые изменения считаются нарушением закона.
Уведомление об получении трудовой книжки – важный элемент кадрового документооборота. Оно подтверждает факт выдачи, фиксирует дату и место хранения, а также защищает права работника и работодателя. Следует использовать официальные шаблоны, которые доступны в КонсультантПлюс и других правовых порталах, а также соблюдать требования Трудового кодекса РФ.
Если вы хотите скачать готовый образец, перейдите по ссылке: КонсультантПлюс – образец уведомления. Там вы найдете актуальный бланк в формате .doc, который можно отредактировать под свои нужды.