Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. При увольнении работодатель обязан передать её сотруднику. Если же трудовая книжка не была получена в день увольнения, законодательство требует оформить уведомление о необходимости её получения.

Почему важно правильно оформить уведомление?

• Соблюдение требований Трудового кодекса РФ (ст. 84.1);
• Защита интересов работодателя – документ подтверждает, что работнику был сделан запрос;
• Избежание споров и возможных претензий со стороны сотрудника;
• Упрощение процедуры отправки книжки по почте, если работник не может прийти лично.

Правовая база

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, если уволенный работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление заказным письмом с описью вложения. В уведомлении должны быть указаны:

1. Дата и место увольнения;
2. Срок, в течение которого работник может получить книжку лично;
3. Вариант получения по почте (согласие работника и адрес доставки);
4. Контактные данные отдела кадров.

Структура уведомления

Уведомление должно быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется придерживаться следующего шаблона:

1. Шапка документа – название организации, её реквизиты, дата составления;
2. Обращение к работнику (ФИО, должность);
3. Текст с указанием причины уведомления и сроков;
4. Перечень способов получения (лично / почтой);
5. Подпись ответственного лица и печать (при необходимости).

Пример заполненного уведомления (2026 г.)

ООО «Пример» 
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: hr@example.ru

 г.

Уведомление № 12/2026

Иванову Ивану Петровичу
должность: инженер‑технолог

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с Вашим увольнением из ООО «Пример» г. информируем Вас о необходимости получения трудовой книжки, находящейся в отделе кадров нашей организации.

Вы можете забрать трудовую книжку лично в отделе кадров по адресу:
 г. Москва, ул. Примерная, д.1, кабинет 5
 в период с г. по г. (с 9:00 до 18:00, без перерыва).

Если Вы не сможете явиться лично, просим дать письменное согласие на отправку книжки почтовой связью. Для этого необходимо:
 • Заполнить форму согласия (прилагается);
 • Указать актуальный почтовый адрес;
 • Подписать форму и вернуть её в отдел кадров любым удобным способом (по электронной почте, факсом или лично).

Обращаем Ваше внимание, что в случае непредоставления согласия и неявки в указанный срок, трудовая книжка будет направлена заказным письмом на последний известный адрес, указанный в трудовой книжке.

Контактное лицо: Петрова Мария Сергеевна, начальник отдела кадров
Тел.: +7 (495) -23‑45‑68
E‑mail: m.petrov@example.ru

С уважением,
_____________________
Петрова М. С.
Начальник отдела кадров

Как оформить согласие на отправку по почте

Если работник предпочитает получить книжку по почте, необходимо приложить к уведомлению отдельный документ‑согласие. Ниже – пример такой формы.

Согласие на получение трудовой книжки почтовой связью

Я, ______________________ (ФИО полностью), 
паспорт: серия ___ номер ________, выдан ______________________,
проживающий(ая) по адресу: _______________________________________,
даю согласие ООО «Пример» отправить мне мою трудовую книжку
заказным письмом в адрес: _______________________________________.

Подпись: ______________________ Дата: _______________

Полезные рекомендации при составлении уведомления

• Проверяйте актуальность контактных данных – неверный адрес может привести к возврату письма.
• Указывайте чёткие сроки – обычно 10‑15 календарных дней после увольнения;
• Сохраняйте копию уведомления – храните в личном деле сотрудника и в архиве кадровой службы.
• Отправляйте уведомление заказным письмом – это подтверждает факт доставки.
• При необходимости используйте электронную подпись – упрощает процесс в цифровом документообороте.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если работник не отвечает на уведомление?

Через 15 дней после отправки заказного письма следует оформить акт неполучения трудовой книжки, где фиксируется, что работник не забрал документ и не дал согласия на его отправку.

Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника?

Нет. Трудовая книжка – документ, требующий личного получения или письменного согласия на отправку. Без согласия отправка считается нарушением ТК РФ.

Как оформить возврат трудовой книжки, если она была отправлена по неверному адресу?

Почтовое отделение возвращает письмо отправителю с отметкой «Не доставлено». В таком случае работодатель обязан повторно уведомить сотрудника и уточнить правильный адрес.

Нужно ли ставить печать на уведомление?

Печать не является обязательной, если уведомление отправляется заказным письмом и подписано ответственным лицом. Однако в некоторых организациях печать используется как элемент официального оформления.

Где скачать готовые шаблоны?

Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами в форматах Word и PDF, доступными на официальных ресурсах:

• КонсультантПлюс – Форма «Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку» (обновлена ).
• FreshDoc – конструктор документов, позволяющий быстро сформировать уведомление онлайн.
• Гарант – образец формы от 2025 года с возможностью редактирования.

Своевременное и корректное оформление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку – важный элемент кадровой практики. Оно защищает интересы как работодателя, так и работника, обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса и упрощает процесс передачи документа.

Помните: чётко указанные сроки, два варианта получения (лично и по почте) и подтверждение факта отправки – ключ к безупречной работе с трудовыми книжками.