С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). При увольнении работника работодателю необходимо оформить и передать ему сведения о трудовой деятельности в соответствии с действующим законодательством. Одним из ключевых элементов процесса является уведомление работника о предстоящем увольнении и о способе получения данных из ЭТК.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑1, 84.1, 84.2, 84.3.
• Федеральный закон № 27‑ФЗ от  г. «Об электронных трудовых книжках».
• Постановление Правительства РФ № 618 от  г. «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронной трудовой книжки».
• Порядок заполнения единого государственного реестра записей о трудовой деятельности (ЕФС‑1) – п. 4 Порядка заполнения ЕФС‑1.

Эти нормативные акты определяют, какие сведения обязаны быть внесены в ЭТК, в какие сроки и в какой форме работнику должны быть предоставлены документы при увольнении.

Когда требуется уведомление?

1. При увольнении по собственному желанию работника.
2. При увольнении по инициативе работодателя (сокращение, ликвидация, реорганизация и др.).
3. При переводе работника на электронную форму трудовой книжки (если ранее использовалась бумажная).
4. Если работник не может лично забрать документы (болезнь, отъезд и т.п.) – необходимо направить уведомление в письменной форме (почтой, заказным письмом, электронным способом).

Уведомление должно быть сделано не позднее дня прекращения трудового договора (ст. 66‑1 ТК РФ). При этом работодатель обязан предоставить все обязательные документы в тот же день.

Содержание уведомления

Закон не фиксирует точный образец, но в уведомлении обязательно должны присутствовать следующие сведения:

• Наименование работодателя, ИНН, ОГРН.
• ФИО работника, должность, табельный номер (если есть).
• Дата увольнения и основание (по собственному желанию, по инициативе работодателя и т.д.).
• Перечень передаваемых документов:
  • Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р).
  • Расчётный листок с расшифровкой выплат.
  • Справка о заработке за последние 2 года (форма 182н).
  • Выписка из ЕФС‑1 (раздел 3 «Расчётные сведения о выплатах»).
  • Справка о размере пенсионных взносов.
• Способ и срок получения документов (лично, почтой, электронным письмом, через личный кабинет Госуслуг).
• Контактные данные лица, ответственного за выдачу документов.
• Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Шаг 1. Подготовка кадровых записей

1. Заполнить форму ЕФС‑1 (раздел 1.1 – сведения о прекращении трудового договора).
2. Внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку через систему «Электронная трудовая книжка» (Федеральный сервис).
3. Сформировать выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) и подготовить остальные обязательные документы.

Шаг 2. Сдача отчётности

4. Отправить заполненный ЕФС‑1 в СФР (Система формирования отчетов) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (п.п. 2‑5 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ).

Шаг 3. Уведомление работника

5. Составить уведомление (см. образец ниже).
6. Если работник присутствует в офисе – вручить уведомление лично, получив подпись о получении.
7. Если работник отсутствует – отправить уведомление:
   • заказным письмом с описью вложения;
   • по электронной почте с подтверждением доставки (DSN‑уведомление);
   • через личный кабинет на портале Госуслуг.

Шаг 4. Выдача документов

9. Передать работнику (или его представителю) все перечисленные документы в день увольнения.
10. Получить подпись работника о получении (при личной выдаче) или оформить акт приема‑передачи (при отправке почтой).

Образец уведомления

ООО «ПримерКомпания»
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

УВЕДОМЛЕНИЕ

от «__» __________ 2026 г.

Работнику: Иванову Ивану Ивановичу,
должность – старший специалист,
таб. № 45;


Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст; 66‑1 ТК РФ и Федеральным законом № 27‑ФЗ от г. сообщаем Вам о прекращении трудового договора с
ООО «ПримерКомпания» по собственному желанию, которое вступает в силу с «__» __________ 2026 г.

Вам передаются следующие документы:

 
Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р);
 
Расчётный листок за последний месяц с расшифровкой выплат;
 
Справка о заработке за последние 2 года (форма 182н);
 
Выписка из ЕФС‑1 (раздел 3 «Расчётные сведения о выплатах»);
 
Справка о размере пенсионных взносов.


Документы будут переданы Вам лично в офисе компании в день увольнения. При невозможности личного получения, они будут отправлены заказным письмом на указанный Вами адрес: ____________________________.

Просим подтвердить получение документов подписью в приложенном акте приема‑передачи.

Если у Вас возникнут вопросы, пожалуйста, обращайтесь к п. 2 отдела кадров:
тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
e‑mail: hr@example;com.

С уважением,
Директор ООО «ПримерКомпания»
_____________________/ Петров П. П.
(подпись) (печать)

Приложение: Акт приема‑передачи документов

Чек‑лист для работодателя

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли выдавать бумажную трудовую книжку, если у работника уже есть электронная?

Нет. При наличии ЭТК работодатель обязан предоставить выписку из неё (форма СТД‑Р) либо доступ к сведениям через личный кабинет на портале Госуслуг. Выдача бумажной книжки допускается только в случаях, предусмотренных ст. 84.1 ТК РФ (например, при переходе на бумажный вариант по желанию работника).

Что делать, если работник не забрал документы?

Отправить документы заказным письмом с описью вложения и приложить к нему копию уведомления. После отправки сохранять подтверждение (Квитанцию с отметкой «доставлено»). Это освобождает работодателя от ответственности за задержку (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Как оформить передачу ЭТК, если работник находится в другом регионе?

Можно воспользоваться сервисом «Электронная трудовая книжка» – передать сведения в цифровом виде. Работнику необходимо лишь авторизоваться в личном кабинете на портале Госуслуг и скачать выписку. При этом уведомление о передаче должно быть направлено электронным письмом или СМС.

Нужно ли подписывать акт приема‑передачи, если документы отправляются по почте?

Да. В акте указывается, что документы отправлены заказным письмом, а получатель подтверждает получение подписью в копии акта, которая прилагается к письму (в виде скан‑копии, полученной от почтовой службы).

Какие штрафы могут быть наложены за несоблюдение сроков?

За несвоевременную сдачу ЕФС‑1 в СФР предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для юридических лиц (от 5 000 до 30 000 рублей). За несдачу обязательных документов работнику в день увольнения – штраф в размере 5 000 рублей (ст. 84.1 ТК РФ).

Уведомление при увольнении с электронной трудовой книжки – важный элемент соблюдения трудового законодательства. Оно позволяет:

• Обеспечить прозрачность процесса увольнения;
• Снизить риск споров и претензий со стороны работника;
• Своевременно выполнить обязательные кадровые и бухгалтерские отчёты;
• Защитить работодателя от административных штрафов.

Следуя описанному алгоритму и используя предложенный образец уведомления, вы сможете грамотно оформить увольнение, соблюдая все требования законодательства и минимизируя возможные риски.

Дата публикации: