Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. В случае её утраты, повреждения или необходимости обновления сведений, работодатель обязан уведомить сотрудника о необходимости явиться в отдел кадров для получения или замены трудовой книжки. Ниже приведены основные требования к такому уведомлению, рекомендации по его составлению и образцы.

Юридические основания

• Трудовой кодекс РФ (ст. 36) устанавливает, что работник имеет право на получение трудовой книжки и её копии.
• Постановление Правительства РФ от № 1321 «Об утверждении Правил ведения трудовой книжки» регламентирует порядок выдачи и хранения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда РФ от № 49 «Об утверждении форм и образцов документов, связанных с трудовой книжкой» содержит образцы уведомлений.

Содержание уведомления

Уведомление должно включать:

1. Наименование и адрес работодателя.
2. Ф.И.О. работника.
3. Адрес места жительства (или места пребывания) работника.
4. Указание, что работник должен явиться в отдел кадров для получения трудовой книжки.
5. Адрес и контактные данные отдела кадров (телефон, электронная почта).
6. Срок, в течение которого работник должен явиться (обычно 5–10 рабочих дней).
7. Информация о возможности согласия на отправку трудовой книжки по почте.
8. Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и дата.

Если работник отказывается от получения книжки лично, уведомление должно содержать предложение о пересылке по почте (с указанием, что это возможно только по согласованию).

Формат и оформление

Уведомление оформляется на официальном бланке работодателя (или на обычном бланке с надписью «Письмо»). Важно, чтобы в документе были чётко прописаны все пункты, указанные выше, и он был подписан уполномоченным лицом.

Срок направления уведомления

Согласно рекомендациям экспертов (КонсультантПлюс, 2025), уведомление должно быть направлено работнику в течение 5 рабочих дней с момента обнаружения необходимости выдачи или замены трудовой книжки. Это обеспечивает своевременное решение вопроса и соблюдение прав работника.

Пример уведомления

Ниже приведён образец уведомления, который можно использовать как шаблон. Он соответствует требованиям законодательства и содержит все необходимые сведения.

ООО «Фея»
Москва, Романов переулок, д. 5
Тел.: 8 (495) -23‑45‑67

Уведомление

Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович,

в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Правил ведения трудовой книжки, информируем Вас о необходимости явиться в отдел кадров для получения/замены трудовой книжки.

Адрес отделения кадров:
ООО «Фея», Москва, ул. Почтовая, д. 12, офис 3
Тел.: 8 (495) -87‑65‑43
Эл. почта: hr@feya.ru

Срок явки: до  (не позднее 10 рабочих дней с даты получения данного уведомления).

Если Вы не можете явиться лично, пожалуйста, сообщите нам о согласии на пересылку трудовой книжки по почте. В таком случае, пожалуйста, подпишите форму согласия, приложенную к данному письму, и отправьте её по адресу выше.

С уважением,

Подпись _____________________
(Директор ООО «Фея»)

Что делать, если работник не явился?

Если работник не явился в указанный срок, работодателю следует:

• Отправить повторное уведомление (письмо с копией предыдущего).
• В случае отсутствия ответа, можно рассмотреть возможность отправки трудовой книжки по почте, но только после получения письменного согласия работника.
• В случае отказа от получения книжки, работодатель обязан оформить акт о невозможности выдачи и хранить его в кадровом архиве.

Где можно скачать образцы и шаблоны?

• КонсультантПлюс: Образцы уведомлений
• Гарант: Шаблоны документов
• Сайты юридических порталов (например, spok.by) предлагают бесплатные шаблоны в формате Word и PDF.

Уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой – это не просто формальность, а важный элемент соблюдения трудового законодательства. Правильное оформление, своевременное направление и чёткое указание сроков помогают избежать конфликтов и защитить права обеих сторон.

Не забывайте, что в случае дистанционных работников, уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой должно быть направлено в письменной форме (письмо, электронная почта) и обязательно подтверждённым копией приказа, если работник его потребовал.