Уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой — это ключевой документ для работодателя‚ который позволяет минимизировать риски и ответственность при задержке выдачи этого важного документа после увольнения сотрудника․ Несмотря на то‚ что единой утвержденной формы не существует‚ его составление и направление регулируется нормами Трудового кодекса РФ и сложившейся судебной практикой․
Правовая основа и значение уведомления
Согласно части 1 статьи 77 и статье 84․1 Трудового кодекса РФ‚ при увольнении работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (день фактического прекращения работы)․ Если в этот день работник не работает (например‚ находится в отпуске)‚ выдача должна состояться не позднее следующего рабочего дня после подачи заявления работника․
Ключевая роль уведомления заключается в следующем: если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок‚ работодатель направляет ему письменное уведомление․ С момента отправки этого уведомления (а не с даты увольнения!) организация считается освобожденной от административной и иной ответственности за задержку выдачи․ Это подтверждается судебной практикой‚ где суды учитывают факт направления надлежащего уведомления․
Когда и зачем направлять уведомление?
- Если сотрудник отсутствовал в день увольнения (болел‚ был в отпуске‚ командировке) и не забрал документ․
- Если сотрудник уволился по собственному желанию‚ но не пришел за книжкой в предусмотренный законом срок․
- Для фиксации факта‚ что работодатель выполнил обязанность по выдаче‚ но сотрудник ее не исполнил․
- Для предложения альтернативного способа получения — отправки по почте за счет работника (требует письменного согласия)․
Требования к содержанию уведомления
Законодательство не утверждает единую форму‚ поэтому уведомление составляется в свободной форме․ Однако для его юридической силы и доказательственного значения оно должно содержать обязательные реквизиты:
- Наименование документа (например‚ «Уведомление»)․
- Дата и место составления․
- Полные данные работника: ФИО‚ адрес регистрации (или иной известный адрес)‚ должность на момент увольнения․
- Данные трудового договора: номер‚ дата заключения․
- Дата и основание увольнения (приказ/распоряжение‚ его номер и дата)․
- Ясное требование: явиться в конкретное время (например‚ с 10:00 до 16:00 в определенный день) в отдел кадров/бухгалтерии для получения трудовой книжки․
- Информация об альтернативе: предложение дать письменное согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении (с указанием‚ что услуга почты оплачивается работником)․
- Предупреждение об ответственности: указание‚ что в случае неявки и отсутствия письменного согласия на отправку работодатель будет считать свои обязанности по выдаче трудовой книжки выполненными с момента направления уведомления․
- Подпись руководителя (или иного уполномоченного лица) с расшифровкой․
- Печать организации (если используется)․
Образец (пример) уведомления
ООО «Пример»
ИНН 7700000000 КПП 770000000
123456‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 1
Тел․: (495) -23-45-67
УВЕДОМЛЕНИЕ
г․ Москва
«___» __________ 20__ г․
Уважаемый(ая) Иванов(а) Иван(а) Иванов(ич)!
Настоящим уведомляем Вас о том‚ что в соответствии с частью 1 статьи 77 и статьей 84․1 Трудового кодекса РФ‚ Ваша трудовая книжка должна быть выдана Вам в день увольнения․
Вы были уволены из ООО «Пример» 15 июня 2024 года на основании п․ 3 части 1 ст․ 77 ТК РФ (собственное желание) на основании вашего заявления․ Приказ об увольнении № 45-к от ․
В день увольнения Ваша трудовая книжка не была получена Вами․
Настоятельно просим Вас:
- Явиться в отдел кадров ООО «Пример» по адресу: г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 1‚ каб․ 305‚ в период с 10:00 до 16:00 в рабочие дни до «30» июня 2024 г․ включительно для получения Вашей трудовой книжки․
- Либо направить в адрес организации письменное‚ должным образом заверенное согласие на отправку Вашей трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (с оплатой услуг почты с Вашей стороны)․
В случае неявки за трудовой книжкой в указанный срок и отсутствия Вашего письменного согласия на отправку по почте‚ ООО «Пример» будет считать свои обязанности по выдаче Вашей трудовой книжки выполненными с момента направления настоящего уведомления․
Руководитель отдела кадров:_________________ /Петрова А․С․/
(подпись)
Порядок действий и важные нюансы
Способ направления уведомления
Для доказательства получения уведомления сотрудником используйте заказное письмо с уведомлением о вручении или вручение под расписку (с указанием даты‚ ФИО принявшего лица и его подписи)․ Копия уведомления и почтовая квитанция/расписка должны храниться в личном деле сотрудника․
Сроки
Уведомление направляется непосредственно после дня увольнения‚ если книжка не была получена․ В уведомлении устанавливается разумный срок для явки (обычно 3-5 рабочих дней)․
Отправка по почте
Отправка по почте возможна только при наличии письменного согласия работника․ Без этого согласия работодатель рискует‚ так как почтовое отправление может быть утеряно‚ и ответственность за невыдачу останется на работодателе․ Согласие должно быть подписано сотрудником и скреплено его подписью․
Ответственность
Если уведомление было направлено надлежащим образом‚ а сотрудник не явился и не дал согласия на почту‚ работодатель не несет ответственности за последующую задержку в выдаче․ Однако обязанность хранить трудовую книжку у себя остается․ Если же уведомление не направлялось‚ а сотрудник позже обратится за книжкой‚ работодатель обязан выдать ее немедленно и может быть привлечен к административной ответственности (штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Всегда составляйте и направляйте уведомление‚ если сотрудник не забирает трудовую книжку в день увольнения․
- Используйте заказное письмо с уведомлением — это единственный надежный способ доказать факт направления․
- Требуйте письменное согласие на отправку по почте‚ если сотрудник не может явиться лично․
- Храните все документы (копию уведомления‚ почтовую квитанцию‚ расписку‚ согласие на почту) в деле уволенного сотрудника минимум 3 года (а лучше 5-10 лет)․
- Не используйте уведомление как предлог для затягивания выдачи․ Если сотрудник явился в разумный срок‚ книжку должны выдать немедленно․