С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — современный, безопасный и удобный способ учета трудового стажа․ Этот процесс регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ от , который внес изменения в Трудовой кодекс РФ․ Несмотря на то, что основной срок уведомления сотрудников истек 30 июня 2020 года, многие работники до сих пор не сделали выбор в пользу ЭТК, а новые сотрудники продолжают трудоустраиваться․ Поэтому актуально не только напомнить о правилах, но и предоставить четкие образцы уведомлений и заявлений․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения и другие важные данные․ Информация формируется работодателем и передается в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через систему электронного документооборота․

ЭТК имеет ряд преимуществ:

• Не теряется, не портится, не подделывается;
• Доступна в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• Упрощает процесс трудоустройства — новый работодатель получает данные автоматически;
• Снижает административную нагрузку на кадровые службы․

Обязательное уведомление работников: сроки и содержание

Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого работника о:

1. Введении электронного учета трудовой деятельности;
2. Праве работника выбрать способ ведения трудовой книжки — бумажный или электронный;
3. Порядке подачи заявления о выборе;
4. Последствиях выбора (например, при выборе ЭТК бумажная книжка передается работнику на руки)․

Сроки уведомления

Первоначальный срок уведомления всех действующих сотрудников, до 30 июня 2020 года․ Однако закон не отменяет право работника сделать выбор в любое время, даже спустя годы․ Это означает:

• Новые сотрудники, принятые после 2020 года, также должны быть уведомлены при трудоустройстве;
• Работники, не подавшие заявление до 2020 года, могут подать его в любой момент;
• Работодатель обязан предоставить уведомление в день заключения трудового договора новому сотруднику․

Образец уведомления о переходе на электронную трудовую книжку

Уведомление оформляется на бланке организации или в свободной форме, но должно содержать все обязательные элементы․ Ниже — корректный образец:

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем Вас о внесении изменений в трудовое законодательство Российской Федерации, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ․

С 1 января 2020 года ведение трудовой книжки в бумажной форме не является обязательным․ Работник имеет право выбрать один из двух способов учета трудовой деятельности:

• Продолжить ведение бумажной трудовой книжки, работодатель сохраняет и ведет бумажную трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством;
• Перейти на электронную трудовую книжку — сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде в Пенсионном фонде РФ․ В этом случае бумажная трудовая книжка передается работнику на руки с отметкой о переходе на электронный учет․

Для реализации своего права Вы должны подать в письменной форме одно из следующих заявлений:

• Заявление о выборе ведения трудовой книжки в электронной форме;
• Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки․

Срок подачи заявления — в любое время․ Рекомендуем принять решение до 30 июня 2026 года для своевременного оформления документов и избежания задержек при последующем трудоустройстве․

При отсутствии заявления работодатель будет продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с законом․

Подпись работника: ______________

Ф․И․О․: _________________________

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

Заявление подается в письменной форме и может быть написано от руки или распечатано․ Оно не требует нотариального заверения․ Ниже — два образца заявлений․

Образец 1: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перевести ведение моей трудовой книжки с бумажной формы на электронную форму в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ․

Прошу передать мне на руки мою бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на электронный учет․

Подпись: ______________

Ф․И․О․: _________________________

Образец 2: Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации․

Отказываюсь от перехода на электронную трудовую книжку․

Подпись: ______________

Ф․И․О․: _________________________

Что делать работодателю после получения заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

1. Если работник выбрал ЭТК: внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронный учет (форма записи утверждена Приказом Минтруда РФ от № 588н), выдать книжку на руки работнику и начать формировать сведения в электронном виде для передачи в ПФР․
2. Если работник выбрал бумажную книжку: продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде, вносить все записи в соответствии с правилами․
3. Передать сведения в ПФР: в течение 1 рабочего дня с даты события (прием, увольнение, перевод и т․д․) через систему электронного документооборота (например, через сервисы «1С», «Контур», «СБИС» или напрямую через личный кабинет работодателя на сайте ПФР)․

Как проверить, есть ли у сотрудника электронная трудовая книжка?

Работодатель может проверить статус трудовой книжки сотрудника несколькими способами:

• Запросить у сотрудника: попросить показать бумажную трудовую книжку — если на последней странице есть запись «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме», значит, сотрудник уже перешел на ЭТК;
• Проверить через личный кабинет ПФР: если у работодателя есть доступ к системе «Работодатель» на сайте ПФР, можно ввести СНИЛС сотрудника и увидеть статус его трудовой книжки;
• Спросить сотрудника: он может предоставить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или приложение ПФР․

Хранение уведомлений и заявлений

Уведомления и заявления, связанные с выбором формы трудовой книжки, относятся к кадровым документам и подлежат хранению в течение:

• 75 лет — в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры РФ № 558 от (для документов, связанных с трудовыми отношениями)․

Рекомендуется хранить эти документы в отдельной папке по каждому сотруднику вместе с трудовым договором и другими кадровыми бумагами․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли поменять выбор после подачи заявления?

Да․ Работник в любой момент может подать новое заявление, например, если он выбрал ЭТК, но потом передумал, он может подать заявление о возвращении к бумажной книжке․ Однако в этом случае работодатель не обязан вести бумажную книжку повторно — сведения о трудовой деятельности будут храниться только в электронном виде, а бумажная книжка, выданная ранее, остается у работника как исторический документ․

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник ранее выбрал ЭТК, то бумажная книжка ему уже передана и потеряна — это не критично․ Все сведения есть в ПФР․ Если же сотрудник выбрал бумажную форму и потерял книжку — необходимо восстановить ее через ПФР на основании документов (справки с предыдущих мест работы, трудовые договоры и т․д․)․

Нужно ли уведомлять сотрудников, которые уже уволились до 2020 года?

Нет․ Уведомление требуется только для действующих на сотрудников и для новых, принимаемых после этой даты․

Переход на электронные трудовые книжки — это не просто нововведение, а важный шаг к цифровизации кадрового учета․ Работодатели обязаны соблюдать законодательство, своевременно уведомлять сотрудников и правильно оформлять заявления․ Даже спустя несколько лет после введения ЭТК, работа с этим процессом остается актуальной — особенно при приеме новых работников․

Ключевые действия для работодателя:

• Всегда уведомляйте новых сотрудников при трудоустройстве;
• Используйте официальные образцы заявлений и уведомлений;
• Соблюдайте сроки передачи данных в ПФР;
• Храните документы не менее 75 лет․

Электронная трудовая книжка — это удобство для работника и эффективность для работодателя․ Правильное оформление уведомлений и заявлений — залог законности, прозрачности и доверия в трудовых отношениях․

© 2026․ Информация актуальна на 22 мая 2026 года․