С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж работников будет фиксироваться в электронном виде, что упрощает доступ к информации о трудовой деятельности.

Зачем уведомлять работников?

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки – важный шаг, который необходимо выполнить работодателю. Это позволяет работникам быть в курсе изменений и подготовиться к использованию новой системы.

Основные причины уведомления:

• Информирование о завершении переходного периода: Работники должны знать, что с определенной даты трудовой стаж будет записываться исключительно в электронном виде.
• Предоставление информации об ЭТК: Необходимо рассказать о том, что такое электронная трудовая книжка, как она работает и где ее можно посмотреть.
• Обучение работе с ЭТК: Важно объяснить, как работники могут получить доступ к своей ЭТК, как проверять информацию и как вносить изменения (если это предусмотрено).
• Ответы на вопросы: Предоставьте возможность работникам задать вопросы об ЭТК и развеять возможные сомнения.

Как составить уведомление?

Не существует строго регламентированной формы уведомления. Однако, оно должно содержать ключевую информацию:

• Наименование организации.
• Дата составления уведомления.
• ФИО работника.
• Текст уведомления: Четко и ясно изложите информацию о переходе на ЭТК, укажите дату начала использования ЭТК, а также предоставьте ссылку на сайт, где работник может получить доступ к своей ЭТК.
• Контактная информация ответственного лица (например, HR-специалиста).
• Подпись руководителя организации.

Пример текста уведомления:

Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку

Уважаемый(ая) [ФИО работника]!

Информируем Вас о том, что с 1 января 2026 года в нашей организации начинается полный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В связи с этим, с указанной даты вся информация о Вашем трудовом стаже будет фиксироваться исключительно в электронном виде.

Вы можете получить доступ к своей ЭТК на сайте [ссылка на сайт ЭТК].

Если у Вас возникнут вопросы, пожалуйста, обращайтесь к [ФИО и должность ответственного лица] по телефону [номер телефона] или электронной почте [адрес электронной почты].

С уважением,

[Наименование организации]

[Подпись руководителя]

[Дата]

Способы уведомления работников

Уведомление можно передать работникам несколькими способами:

• Лично: Раздать уведомления работникам лично и попросить подписать акт об их получении.
• Электронная почта: Отправить уведомления по электронной почте с подтверждением получения.
• Интранет: Разместить уведомление на внутреннем портале организации.

Важные моменты

• Сроки: Уведомление необходимо передать работникам до начала использования ЭТК.
• Доступность информации: Убедитесь, что работники имеют доступ к своей ЭТК и знают, как ее использовать.
• Конфиденциальность: Обеспечьте конфиденциальность информации о трудовой деятельности работников.

Электронная трудовая книжка – это современный и удобный способ ведения учета трудовой деятельности. Своевременное и грамотное уведомление работников о переходе на ЭТК поможет избежать недоразумений и обеспечить плавный переход к новой системе.