Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку после увольнения – важный документ, позволяющий работодателю выполнить свои обязательства по ст. 84.1 ТК РФ и избежать возможной ответственности за невыдачу трудовой книжки. Ниже представлен подробный разбор требований, порядка оформления и готовый образец уведомления, который можно сразу использовать в своей практике.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 – работодатель обязан в день увольнения выдать трудовую книжку работнику либо направить её по почте с уведомлением о вручении.
• Постановление Правительства РФ № 225 (о порядке ведения трудовых книжек) – устанавливает форму и содержание документов, подтверждающих направление трудовой книжки.
• Федеральный закон «О почтовой связи» – регламентирует отправку ценных писем с уведомлением о вручении.

Когда необходимо направлять уведомление?

1. Если в день увольнения работник не явился за трудовой книжкой.
2. Если работник выразил желание получить трудовую книжку по почте (например, в связи с удалённым проживанием).
3. Если работодатель по какой‑то причине не смог вручить документ лично (например, отсутствие работника на рабочем месте).

Что должно содержаться в уведомлении?

• Реквизиты отправителя (наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес).
• Дата составления уведомления.
• ФИО работника, его должность, табельный номер (если есть).
• Ссылка на основание – статья 84.1 ТК РФ.
• Чёткое указание, что трудовая книжка направляется ценным письмом с уведомлением о вручении.
• Номер и дата отправления почтового отправления (указываются после фактической отправки).
• Инструкция для получателя: как получить письмо на почте, срок хранения (обычно 30 дней), что делать в случае неполучения.
• Контактные данные отдела кадров или ответственного лица для вопросов.
• Подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется внутренним регламентом).

Пошаговая инструкция по оформлению и отправке

1. Подготовьте бланк уведомления. Используйте корпоративный бланк или обычный лист формата А4.
2. Заполните все реквизиты согласно пункту выше.
3. Получите согласие работника на направление трудовой книжки по почте (если требуется внутренним порядком). Согласие оформляется отдельным заявлением или включается в текст уведомления («Вы даёте согласие на получение трудовой книжки по почте»).
4. Сформируйте опись вложения (наименование документа – «Трудовая книжка Ф.И.О.»).
5. Оформите ценное письмо с уведомлением о вручении в отделении почты:
• Вложите трудовую книжку и опись.
• Попросите сотрудника почты поставить штемпель с датой отправки и выдать вам квитанцию об отправке (форма 119).
6. Укажите номер и дату отправления в уведомлении (можно сделать пометку от руки после получения квитанции).
7. Отправьте уведомление работнику тем же способом (ценным письмом) или вручите под расписку, если он находится в доступности.
8. Сохраните копию уведомления, квитанцию об отправке и опись в личном деле работника на протяжении всего срока хранения трудовых документов (не менее 50 лет).

Образец уведомления

УВЕДОМЛЕНИЕ
Наименование организации: ООО «Пример»
ИНН: 7701234567 КПП: 770101001
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Дата составления: 22 мая 2026 г.

Кому: Иванов Иван Иванович, табельный № 12345, должность – инженер‑механик

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации вы обязаны получить свою трудовую книжку в день увольнения. Поскольку в день увольнения  вы не явились за получением трудовой книжки, мы направляем её вам почтовым отправлением.

Способ отправки: ценное письмо с уведомлением о вручении.
Номер отправления: 12345678901234 (указать после отправки)
Дата отправления: (указать после отправки)

Вложение:

 
Трудовая книжка Иванова Ивана Ивановича.


Получить письмо вы можете в отделении почты по адресу вашей регистрации (указать отделение и индекс) в течение 30 календарных дней с даты arrival. Для получения необходимо предъявить паспорт и данное уведомление.

В случае, если вы не получите письмо в установленный срок, просим немедленно связатся с отделом кадров по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или электронной почте cadry@primer.ru для уточнения дальнейших действий.
С уважением,
Отдел кадров ООО «Пример»
_____________________ / Петрова С.А. /
М.П.

Что делать, если работник отказался получать трудовую книжку по почте?

Если работник отказывается получать трудовую книжку почтовым отправлением, необходимо:

1. Получить письменный отказ (заявление) от работника о получении трудовой книжки лично.
2. Вручить трудовую книжку под расписку в отделе кадров или ином уполномоченном месте.
3. Если работник уклоняется от получения и лично, зафиксировать все попытки вручения (акты, переписка, звонки) и уведомить его о возможных последствиях (невозможность подтверждения трудового стажа, сложности при трудоустройстве).

Правильно оформленное уведомление о направлении трудовой книжки по почте защищает права как работника, так и работодателя. Соблюдение установленной формы, использование ценного письма с уведомлением о вручении и хранение всех подтверждающих документов позволяют избежать споров и штрафов со стороны трудовой инспекции. Используйте представленный выше образец как основу, адаптируя его под специфику вашей организации и актуальные нормативные акты.

Статья подготовлена 22 мая 2026 г. на основе актуального законодательства РФ и практики кадрового документооборота.