Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж сотрудника. По закону работодатель обязан в пределах 5‑ти рабочих дней после прекращения трудовых отношений выдать работнику трудовую книжку. Если этого не происходит, работник имеет право требовать её в суде, а работодатель – понести штрафные санкции.

В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить уведомление работнику с требованием прийти за трудовой книжкой, какие нормативные акты регулируют этот процесс, какие последствия могут возникнуть при нарушении сроков и какие типовые образцы уведомления можно использовать.

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Когда необходимо составлять уведомление
3. Содержание уведомления
4. Формат и способы доставки
5. Образец уведомления
6. Последствия несоблюдения сроков
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно-правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 71) – определяет порядок ведения трудовой книжки, сроки её выдачи и ответственность работодателя.
• Федеральный закон № 81‑ФЗ «О государственной гражданской службе» – аналогичные требования к служебным книжкам.
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) – статья 5.27 «Нарушение порядка ведения и выдачи трудовой книжки», предусматривающая штрафы для работодателя.
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ от № 12 – разъясняет практику применения Трудового кодекса в части выдачи трудовых книжек.

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан в течение пяти рабочих дней после увольнения выдать трудовую книжку. Если работник не может её получить в этот срок, работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты и времени, когда документ будет готов к выдаче.

Когда необходимо составлять уведомление

Уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой составляется в следующих ситуациях:

• Работник увольняется по собственному желанию, по соглашению сторон или в результате сокращения штата.
• Трудовая книжка уже подготовлена к выдаче, но сотрудник не пришёл в установленный срок.
• Работодатель планирует изменить порядок выдачи (например, назначить конкретный день недели).
• Требуется официально зафиксировать факт, что работнику была предоставлена возможность получить трудовую книжку, что важно в случае последующего спора;

Если работник отказывается прийти без уважительных причин, работодатель может считать документ выданным в соответствии с уведомлением и избежать ответственности за задержку.

Содержание уведомления

Уведомление должно быть оформлено в письменной форме и содержать следующие обязательные элементы:

1. Шапка документа – наименование организации, её реквизиты (ИНН, ОГРН), адрес.
2. Дата и номер уведомления (например, «Уведомление № 12/2026 от »).
3. ФИО работника и его должность.
4. Ссылка на правовую основу – указание статей Трудового кодекса РФ, регулирующих выдачу трудовой книжки.
5. Текст уведомления – чёткое указание, что трудовая книжка готова к выдаче, а также дата, время и место получения.
6. Указание последствий – что в случае неявки в указанный срок документ считается выданным, а работник теряет право требовать дальнейшего продления срока.
7. Подпись и печать работодателя (если предусмотрено внутренними регламентами).
8. Контактные данные – телефон, e‑mail ответственного лица для уточнения вопросов.

Текст уведомления должен быть лаконичным, нейтральным и не содержать оценочных суждений.

Формат и способы доставки

Уведомление может быть доставлено следующими способами:

• Лично – вручается работнику под подпись (подтверждается распиской).
• Заказным письмом с уведомлением о вручении – рекомендуется, если работник находится в другом городе.
• Электронная почта – при условии, что работник согласился получать официальные документы в электронном виде (ст. 447 ТК РФ).
• СМС/мессенджер – только как дополнительное напоминание, а не основной способ официального уведомления.

Для юридической силы предпочтительно использовать один из первых трёх способов, где есть подтверждение получения (подпись, уведомление о вручении, электронный акт получения).

Образец уведомления

Ниже представлен типовой шаблон уведомления, который можно адаптировать под конкретную организацию.

ООО "Пример"
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
УВЕДОМЛЕНИЕ № 12/2026
от г.
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Должность: менеджер по продажам

Согласно ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан в течение пяти рабочих дней после прекращения трудового договора выдать трудовую книжку. Ваша трудовая книжка готова к выдаче.

Приглашаем вас в офис компании по адресу: 123456, г. Москва, ул; Примерная, д. 1,
в понедельник, г., в период с 10:00 до 16:00.

В случае вашего отсутствия в указанный срок трудовая книжка считается выданной, и вы теряете право требовать её выдачу в более поздний срок.

Контактное лицо: Петров Петр Петрович, тел. +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: petrov@example.com

Подпись руководителя ______________________
(Ф.И.О., должность)

Печать

Если вы отправляете уведомление по почте, приложите копию расписки о вручении.

Последствия несоблюдения сроков

Нарушение обязательного срока выдачи трудовой книжки влечёт за собой:

• Штраф для работодателя в размере от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Возможность работника обратиться в суд с требованием о принудительном выдаче трудовой книжки и компенсации морального вреда.
• Уголовную ответственность в редких случаях, если задержка связана с умышленным сокрытием сведений о стаже.
• Репутационные риски для организации – негативные отзывы в соцсетях и снижение доверия со стороны потенциальных сотрудников.

Поэтому своевременное уведомление и документальное подтверждение факта предложения выдачи трудовой книжки являются важными элементами защиты интересов как работодателя, так и работника.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку по электронной почте?

Нет. Трудовая книжка – бумажный документ, который должен быть подписан работодателем и передан работнику лично или почтовой отправкой. Электронный документ может использоваться только в качестве уведомления о готовности к выдаче.

Что делать, если работник отказывается приходить за книжкой?

В таком случае необходимо оформить акт о невозможности выдачи с подписью ответственного лица и приложить к нему копию уведомления. Этот акт будет подтверждать, что работодатель выполнил свои обязательства.

Можно ли продлить срок выдачи более чем на 5 дней?

Только при наличии уважительных причин, подтверждённых документально (болезнь, командировка и т.п.). В этом случае работодатель обязан оформить дополнительное письменное согласие работника.

Какие документы нужны работнику при получении трудовой книжки?

Обычно требуется только паспорт. Если трудовая книжка была изъята ранее, может потребоватся подтверждение её возврата (например, справка от предыдущего работодателя).

Уведомление работнику о необходимости прийти за трудовой книжкой – простой, но важный юридический инструмент. Правильно оформленное и своевременно доставленное уведомление защищает интересы обеих сторон, помогает избежать штрафов и судебных разбирательств, а также фиксирует факт выполнения работодателем своих обязанностей.

Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, используйте предложенный шаблон, и процесс выдачи трудовых книжек будет проходить без конфликтов.