Уведомление работнику о необходимости явиться за его трудовой книжкой (или дать согласие на её отправку по почте) – один из ключевых документов, позволяющих работодателю освободиться от ответственности за задержку выдачи книги. В статье подробно рассматриваются сроки, формы и юридические основания этого процесса.

Правовая основа

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п; 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от  № 320н, работодатель обязан:

• выдать трудовую книжку работнику в день увольнения;
• в случае невозможности выдачи в этот же день – направить уведомление о необходимости явиться за книжкой либо согласие на её отправку по почте;
• при отправке уведомления заказным письмом с уведомлением о вручении работодатель снимает с себя ответственность за последующие задержки.

Сроки самого уведомления не установлены законом, однако в интересах работодателя его следует направить в день увольнения или на следующий день.

Сроки направления уведомления

Рекомендованный срок

На практике рекомендуется отправлять уведомление:

1. в день увольнения – если работник ещё находится на рабочем месте;
2. на следующий рабочий день – если увольнение произошло в нерабочий день или в конце рабочего дня.

Таким образом, работодатель минимизирует риск превышения разумного срока и сохраняет возможность доказать отсутствие своей вины.

Последствия несоблюдения рекомендаций

Если уведомление отправлено с сущетельной задержкой, работодатель может быть привлечён к ответственности за:

• невыдачу трудовой книжки в установленный срок;
• нарушение требований Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Однако, если уведомление отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении, ответственность работодателя за дальнейшую задержку снимается.

Как оформить уведомление

Основные элементы уведомления

В уведомлении должны быть указаны:

• ФИО работника;
• Номер и серия трудовой книжки (если известны);
• Ссылка на статью 84.1 ТК РФ и пункт 37 Порядка;
• Требование явиться за книжкой в определённый срок (обычно – в день увольнения или в течение 3‑х рабочих дней);
• Информацию о возможности отправки книжки по почте с указанием способа подтверждения получения;
• Дата и подпись руководителя (или уполномоченного лица).

Пример заполнения

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

Исх. № ___
«___» __________ 2026 г.

[ФИО работника]
[Должность]
[Адрес]

Уважаемый(ая) [ФИО]!

В связи с вашим увольнением с должности [должность] в соответствии с ТК РФ ст. 81, просим в течение ___ календарных дней (не позднее «___» __________ 2026 г.) явиться в [адрес организации] для получения вашей трудовой книжки.

В случае невозможности лично зайти в офис, вы можете дать согласие на отправку трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Для этого подпишите приложение к данному письму.

Приложение: согласие на отправку трудовой книжки по почте.

С уважением,
[Подпись, ФИО, должность]

Отправка уведомления по почте

Для полного освобождения от ответственности необходимо отправить уведомление:

• заказным письмом с уведомлением о вручении;
• с описью вложения;
• с отметкой о дате отправки и адресе получателя.

С момента отправки such письма работодатель считается выполнившим требования закона, независимо от того, когда работник получит книгу.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить уведомление позже, чем через день? – Теоретически можно, но это повышает риск признания задержкой и потери защиты от ответственности.
• Нужно ли приложить копию увольнения? – Не обязательно, но полезно указать дату увольнения и основание (например, договор расторгнут по статье 81 ТК РФ).
• Что делать, если работник не отвечает? – Через установленный срок (обычно 10‑15 дней) можно направить повторное уведомление или отправить книжку по почте с описью вложения.
• Как подтвердить факт отправки? – Сохранить квитанцию о отправке заказного письма и копию уведомления с отметкой о дате отправки.

Правильное и своевременное направление уведомления о получении трудовой книжки – важный элемент юридической защиты работодателя. Хотя закон не фиксирует строгий срок, практика показывает, что лучше всего отправлять уведомление в день увольнения или на следующий рабочий день, используя заказное письмо с уведомлением о вручении. Такой подход позволяет полностью снять с себя ответственность за любые последующие задержки и гарантировать соблюдение требований Трудового кодекса и Приказа Минтруда России.

Для удобства можно пользоваться готовыми образцами уведомлений, опубликованными в системе КонсультантПлюс (июль 2025) и других правовых базах, адаптируя их под конкретные условия вашего предприятия.