Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный формат ведения учета трудовой деятельности работников. С 2021 года ЭТК стала обязательной, и переход на нее продолжается. В этой статье мы подробно рассмотрим, как уведомлять сотрудников о переходе на ЭТК, какие сроки установлены и какие важные моменты необходимо учитывать. Особое внимание будет уделено ситуации в 2026 году, когда переходный период завершается.

Основные положения

Сроки уведомления

Важно помнить, что массовое уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки не является обязательным. Однако, при приеме на работу, работодатель обязан разъяснить новому сотруднику, в каком формате будет вестись его трудовая книжка и как он сможет получить сведения о своей трудовой деятельности.
Ключевые даты:

• 30 июня 2020 года: Срок, установленный для письменного уведомления работников о переходе на электронную трудовую книжку. Этот срок продлен до 31 октября 2020 года.
• С 1 января 2021 года: При приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки.
• С 1 января 2026 года: Завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).

Как уведомить сотрудников

Уведомление о переходе на ЭТК должно быть оформлено в письменной форме и вручено каждому работнику под роспись. Форма уведомления может быть произвольной, но в ней необходимо указать:

• Информация о переходе на электронную трудовую книжку.
• Информация о том, как работник может получить сведения о своей трудовой деятельности.
• Возможность выбора между сохранением бумажной трудовой книжки и ведением сведений только в электронном виде.

Образец уведомления:

Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!

Информируем Вас о переходе организации на ведение трудовых книжек в электронном виде. Сведения о Вашей трудовой деятельности будут храниться в электронной форме в личном кабинете на сайте Госуслуг или в другом сервисе, предоставляемом работодателем.

Вы имеете право выбрать способ ведения Вашей трудовой книжки: сохранение бумажной трудовой книжки или ведение сведений только в электронном виде.

Для получения информации о Вашей трудовой деятельности, пожалуйста, обратитесь к [ФИО ответственного лица/отдела].

Подпись работодателя

Дата

Права и обязанности сотрудников

• Право на выбор: Сотрудник имеет право выбрать, будет ли он сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения только в электронном виде.
• Право на получение информации: Сотрудник имеет право в любое время получать сведения о своей трудовой деятельности из электронной трудовой книжки.
• Обязанность ознакомления: Сотрудник обязан ознакомиться с уведомлением о переходе на ЭТК и подтвердить свое согласие с переходом на электронный формат.

Что делать, если сотрудник отказывается от перехода на ЭТК

Если сотрудник отказывается от перехода на ЭТК, работодатель обязан оформить для него бумажную трудовую книжку.

Электронная трудовая книжка в 2026 году: что важно знать

• Доступ к информации: С 2026 года все сведения о трудовой деятельности будут доступны в электронном виде.
• Подгрузка данных из СФР: Данные из ЭТК будут напрямую подгружаться из СФР, что упростит процесс ведения учета.
• Заявление на ЭТК: С 2026 года заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде подается в личном кабинете на сайте Госуслуг.
• Срок предоставления справки СТД-ПФР: Срок изготовления справки СТД-ПФР может составлять до 1 месяца.

Частые ошибки

• Несоблюдение сроков уведомления сотрудников.
• Неправильное оформление уведомления.
• Отсутствие возможности выбора способа ведения трудовой книжки для сотрудника.
• Неправильная загрузка данных в ЭТК.

Где получить дополнительную информацию

• КонсультантПлюс: [https://www.consultant.ru/](https://www.consultant.ru/)
• Налоговая служба: [https://www.nalog.gov.ru/](https://www.nalog.gov.ru/)
• Госуслуги: [https://www.gosuslugi.ru/](https://www.gosuslugi.ru/)

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Соблюдение сроков уведомления, правильное оформление уведомлений и разъяснение сотрудникам их прав и обязанностей помогут обеспечить успешный переход на электронный формат ведения учета трудовой деятельности. В 2026 году, завершение переходного периода, потребует от работодателей активного использования электронных инструментов для ведения учета и предоставления информации о трудовой деятельности работников.