Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из значимых изменений в российском трудовом законодательстве. Одной из ключевых обязанностей работодателя является своевременное и корректное информирование сотрудников об этом переходе. Несоблюдение сроков и процедуры уведомления может повлечь риски для организации. Данная статья подробно разбирает, когда и как нужно уведомить работников, какие права они имеют и на что обратить внимание.

Законодательная база и суть изменений

Основным документом, регулирующим переход на ЭТК, является Федеральный закон от № 439-ФЗ. С 1 января 2020 года началось формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде в Пенсионном фонде России (ПФР). Важно понимать, что в законодательстве нет термина «электронная трудовая книжка» как отдельного документа. Под ним подразумевается информация о трудовой деятельности работника, хранящаяся в базе данных ПФР.

Критические сроки уведомления: от 30 июня до 31 октября 2020 года

Изначально закон устанавливал жесткий срок для уведомления:

• Не позднее 30 июня 2020 года работодатель обязан был письменно проинформировать каждого сотрудника о предстоящих изменениях и его праве сохранить бумажную трудовую книжку (ТК) или отказаться от нее (ч. 1 п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Однако в связи с пандемией COVID-19 и массовым переводом сотрудников на дистанционный работу Правительство РФ продлило этот срок. Последним днем для выполнения обязанности по уведомлению стало 31 октября 2020 года. Это продление было исключительной мерой и не отменяло самой обязанности.

Кого и когда нужно было уведомить?

Обязанность уведомить распространялась на всех работников, состоявших в трудовых отношениях с организацией на момент вступления в силу новых правил (то есть на тех, кто уже имел бумажную ТК).

Для работников, принятых после 1 января 2020 года, действует иной порядок: их сведения о трудовой деятельности вносятся в ПФР только в электронном виде (ЭТК). Бумажная ТК им не выдается, если только они не подадут письменное заявление о ее ведении (но это право возникает только при наличии у них ранее оформленной бумажной ТК).

Порядок и форма уведомления

Уведомление должно быть письменным и индивидуальным (для каждого сотрудника). Рекомендуется использовать следующий алгоритм:

1. Подготовьте проект уведомления. В нем необходимо четко указать:
   • Изменения в законодательстве о ведении трудовых книжек.
   • Право работника сохранить бумажную трудовую книжку (при ее наличии) или отказаться от нее, перейдя на электронный формат.
   • Что независимо от выбора, сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР.
   • Срок, в течение которого работник должен сообщить о своем решении (например, 30 календарных дней с даты получения уведомления).
2. Ознакомьте работника под роспись. Уведомление должно быть вручено лично под подпись или направлено заказным письмом с уведомлением о вручении. При удаленной работе можно использовать электронный документооборот (ЭДО) с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работника, если это предусмотрено локальными нормативными актами и соглашением сторон.
3. Учтите заявления сотрудников. На основании полученных от сотрудников заявлений (или их молчания, если заявление не поступило в установленный срок) работодатель действует:
   • Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной ТК — продолжает вести бумажную книжку, но также передает сведения в ПФР.
   • Если сотрудник подал заявление об отказе от бумажной ТК — прекращает ее ведение, передает все сведения в ПФР и выдает при увольнении выписку из ЭТК (или информацию о трудовой деятельности).

Права работника и обязанности работодателя после уведомления

Независимо от выбора сотрудника, работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности каждого работника в ПФР в электронном виде. Это делается в рамках стандартного кадрового электронного документооборота (КЭДО).

При увольнении:

• Работнику, оставшемуся на бумажную ТК, выдается привычная книжка.
• Работнику, перешедшему на ЭТК, выдается выписка из электронной трудовой книжки (или информация о трудовой деятельности) по его заявлению. Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н), если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, документ нужно выдать в день увольнения.

Типичные ошибки и риски для работодателя

Несоблюдение сроков уведомления. Хотя основной срок уже истек, принцип своевременного информирования остается важным. Для новых сотрудников уведомление о праве на бумажную ТК (если она у них есть) должно быть проведено при приеме на работу.

Отсутствие письменного подтверждения. Устные беседы не считаются надлежащим уведомлением. Нужна роспись сотрудника в получении документа или доказательства отправки по ЭДО.

Непередача сведений в ПФР. Это самое грубое нарушение. Даже если сотрудник сохранил бумажную ТК, работодатель обязан ежемесячно (или при каждом кадровом событии) отправлять данные в ПФР.

Невыдача выписки из ЭТК при увольнении. Это нарушение прав работника и может привести к претензиям и штрафам.

Срок обязательного уведомления всех действовавших на 2020 год сотрудников истек 31 октября 2020 года. Однако практика показывает, что вопросы по переходу на ЭТК возникают постоянно, особенно при приеме на работу новых сотрудников, у которых уже есть бумажная трудовая книжка.

Ключевые действия для работодателя:

• Разработать и утвердить локальный нормативный акт (например, положение о ведении трудовых книжек), отражающий порядок перехода на ЭТК.
• При приеме на работу уточнять у кандидата, есть ли у него бумажная трудовая книжка, и в случае наличия — проводить процедуру уведомления о праве ее сохранить.
• Обеспечить бесперебойную передачу сведений в ПФР через кадровый ЭДО.
• При увольнении всегда выдавать документ о трудовой деятельности в соответствии с заявлением работника (бумажная ТК или выписка из ЭТК).

Соблюдение этих правил позволяет избежать административной ответственности и конфликтов с сотрудниками в условиях цифровизации кадрового учета.