В этой статье мы рассмотрим, как составить уведомление сотруднику о трудовой книжке в 2026 году. Мы предоставим примеры и рекомендации, чтобы вы могли правильно оформить документ в соответствии с действующим законодательством.
Что нужно знать о трудовой книжке в 2026 году
Прежде чем перейти к образцу уведомления, важно понимать текущие правила ведения трудовых книжек.
- Электронная трудовая книжка: В 2026 году активно внедряется электронная трудовая книжка. Работодатель обязан вести трудовую книжку сотрудника в электронном виде, если сотрудник дал на это согласие.
- Бумажная трудовая книжка: Бумажная трудовая книжка по-прежнему может выдаваться сотруднику по его желанию.
- Заверение копии трудовой книжки: При необходимости подтверждения факта работы сотрудника, копия трудовой книжки должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации.
- Увольнение: При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.
Когда нужно уведомлять сотрудника?
Уведомление сотрудника о трудовой книжке необходимо в следующих случаях:
- При выдаче бумажной трудовой книжки: Если сотрудник выбрал бумажный формат ведения трудовой книжки.
- При переходе на электронную трудовую книжку: Если сотрудник согласен на ведение трудовой книжки в электронном виде.
- При необходимости получения трудовой книжки: Если сотрудник не забрал трудовую книжку в установленный срок.
Образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку
[Печать организации]
[Наименование организации]
[ИНН]
[КПП]
[Адрес организации]
[Дата]
Кому: [ФИО сотрудника]
От кого: [Должность руководителя]
Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку
Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника],
Настоящим уведомляем Вас о том, что Ваша трудовая книжка, оформленная в [Наименование организации], находится в отделе кадров.
Просим Вас явиться в отдел кадров для получения Вашей трудовой книжки в срок до [Дата].
В случае, если Вы не сможете лично забрать трудовую книжку в указанный срок, просим Вас направить представителя с нотариально заверенной доверенностью.
В случае, если Вы согласны на ведение Вашей трудовой книжки в электронном виде, пожалуйста, сообщите об этом в отдел кадров.
С уважением,
[Подпись руководителя]
[ФИО руководителя]
Образец уведомления о переходе на электронную трудовую книжку
[Печать организации]
[Наименование организации]
[ИНН]
[КПП]
[Адрес организации]
[Дата]
Кому: [ФИО сотрудника]
От кого: [Должность руководителя]
Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку
Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника],
Настоящим уведомляем Вас о переходе на ведение Вашей трудовой книжки в электронном виде.
В соответствии с действующим законодательством, с [Дата начала ведения в электронном виде] сведения о Вашей трудовой деятельности будут формироваться и храниться в электронном виде.
Для получения информации о Вашей электронной трудовой книжке, пожалуйста, обратитесь в отдел кадров.
Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами.
С уважением,
[Подпись руководителя]
[ФИО руководителя]
Важные моменты
- Укажите дату: Обязательно укажите дату составления уведомления.
- Укажите срок: Если необходимо, укажите срок, в течение которого сотрудник должен забрать трудовую книжку.
- Предложите варианты: Предложите сотруднику варианты получения трудовой книжки (лично или через представителя).
- Укажите контактную информацию: Укажите контактную информацию отдела кадров для связи.
- Сохраните копию: Сохраните копию уведомления в личном деле сотрудника.
Дополнительные ресурсы
- [КонсультантПлюс](https://www.consultant.ru/)
- [Гарант](https://www.garant.ru/)
Отказ от ответственности: Данная статья предоставлена исключительно в информационных целях и не является юридической консультацией. Рекомендуется обратиться к юристу для получения квалифицированной помощи.