В 2026 году институт трудовых книжек в России претерпевает финальные изменения. С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). В связи с этим вопросы уведомления работников о формате ведения их трудовых документов становятся критически важными для работодателей. Ошибки в оформлении или несвоевременное информирование могут привести к штрафам и трудовым спорам.

В данной статье мы подробно разберем‚ когда‚ кому и в какой форме необходимо направлять уведомления‚ а также предоставим актуальные образцы документов.

Основные виды уведомлений‚ связанных с трудовыми книжками

На текущий момент (май 2026 года) можно выделить два основных сценария‚ требующих письменного уведомления работника:

1. Уведомление о праве выбора формы ведения трудовой книжки. Актуально для работников‚ которые не сделали выбор ранее или впервые поступают на работу.
2. Уведомление о необходимости явиться за бумажной трудовой книжкой. Применяется при увольнении сотрудника‚ если он не забрал документ в день расчета.

Сценарий А: Уведомление о переходе на ЭТК или сохранении бумажного варианта

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ‚ работодатель обязан был уведомить работников об изменениях в законодательстве и праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Хотя основной срок массового уведомления истек еще в 2020 году (до 30 июня или 31 октября в зависимости от трактовок переходного периода)‚ обязанность информировать сохраняется для:

• Сотрудников‚ принятых на работу после 1 января 2020 года‚ которые не подали заявление о выборе формы ведения книжки в день приема.
• Ситуаций‚ когда выбор не был зафиксирован документально.

Важно: Если работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки‚ по умолчанию с 2021 года (и окончательно к 2026 году) сведения о его трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. Бумажная книжка ему не выдается на руки‚ а хранится у работодателя (если была предоставлена) или заводится заново только по заявлению сотрудника.

Что должно содержать уведомление:

• Информацию о внесении изменений в трудовое законодательство (ФЗ № 439).
• Разъяснение права работника выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
• Срок‚ в который необходимо подать соответствующее заявление (обычно до конца года или при приеме на работу).

Сценарий Б: Уведомление при увольнении (неполучение трудовой книжки)

Это наиболее частая ситуация в 2026 году. Согласно ст. 84.1 ТК РФ и Порядку ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н)‚ в день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Если в день увольнения работник отсутствовал или отказался получать документ‚ работодатель обязан:

1. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
2. Уведомление направляется по известному месту жительства работника заказным письмом с уведомлением о вручении.

Почему это важно? Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если работник не явится‚ бумажную книжку хранят в организации до фактического обращения работника или его наследников.

Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (при увольнении)

Ниже приведен актуальный шаблон уведомления для ситуации‚ когда сотрудник не забрал документ при увольнении.

Кому: [Ф.И.О. работника полностью]
Адрес: [Адрес регистрации/проживания работника]

УВЕДОМЛЕНИЕ

о необходимости явиться за трудовой книжкой

Уважаемый(ая) [Ф.И.О. работника]!

Сообщаем Вам‚ что [Дата увольнения] года трудовой договор № [Номер договора] от [Дата договора]‚ заключенный между Вами и [Наименование организации-работодателя]‚ был прекращен по основанию: [Указать основание‚ например‚ по собственному желанию]‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

В день увольнения Вы не воспользовались правом на получение трудовой книжки (серия [Серия] № [Номер]‚ если применимо) и иных документов‚ связанных с работой.

В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ‚ просим Вас:

1. Явиться за трудовой книжкой по адресу: [Адрес работодателя‚ кабинет‚ контактное лицо‚ телефон] в рабочие дни с [Время] до [Время].
2. ИЛИ предоставить письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте по указанному Вами адресу.

Обращаем Ваше внимание‚ что со дня направления данного уведомления ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки снимается.

Генеральный директор [Наименование организации]
[Подпись] / [Расшифровка подписи]
[Дата]

Особенности 2026 года: Завершение переходного периода

К маю 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает следующее:

• Новые сотрудники: Для работников‚ впервые поступающих на работу с 2021 года (и в 2026 году)‚ трудовые книжки в бумажном виде не заводятся. Сведения об их стаже формируются исключительно в электронном виде.
• Выбор формы: Работники‚ имевшие бумажные книжки‚ должны были сделать выбор до конца 2020 года. Те‚ кто не подал заявления о сохранении бумажного варианта‚ ведут деятельность только в электронном формате.
• Хранение бумажных книжек: Бумажные трудовые книжки сотрудников‚ выбравших ЭТК‚ хранятся у работодателя как документы строгой отчетности‚ но записи в них больше не вносятся (за исключением случаев исправления ошибок‚ допущенных до 2020 года‚ или восстановления утерянных документов по особым правилам).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли уведомлять работника‚ если он работает удаленно?

Да‚ обязанность уведомления сохраняется независимо от формата работы. Уведомление можно направить почтой‚ курьерской службой или через системы электронного документооборота‚ если у работника есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и это предусмотрено локальными актами.

Что делать‚ если работник отказывается получать уведомление?

Необходимо составить акт об отказе в присутствии свидетелей (не менее двух человек). В акте фиксируется дата‚ время‚ место и суть отказа. Акт подписывается свидетелями и руководителем. После этого уведомление все равно рекомендуется направить почтой по месту жительства.

Можно ли выдать трудовую книжку родственнику работника?

Только при наличии нотариально заверенной доверенности от работника. В противном случае выдача третьим лицам запрещена‚ и требуется направление уведомления самому работнику.

Грамотное оформление уведомлений по ведению трудовых книжек, это не просто бюрократическая процедура‚ а важная часть защиты интересов работодателя и соблюдения прав работника. В 2026 году‚ с окончательным переходом на «цифру»‚ внимание смещается на правильное хранение бумажных архивов и своевременное информирование уволенных сотрудников о необходимости получения их документов.

Помните: отсутствие доказательств направления уведомления (почтовая квитанция‚ опись вложения‚ акт об отказе) может привести к признанию действий работодателя незаконными в случае трудового спора.