Трудоустройство по совместительству — распространенная практика, позволяющая работнику получать дополнительный доход и расширять профессиональный опыт. Однако у кадровиков и самих сотрудников часто возникают вопросы, связанные с ведением трудовой книжки в таком случае. Как правильно внести запись? Чья это обязанность? И какие документы для этого нужны?

В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовой книжки для совместителя, опираясь на действующее трудовое законодательство Российской Федерации.

Главное правило: где хранится трудовая книжка?

Прежде всего, необходимо запомнить ключевой постулат: трудовая книжка хранится по основному месту работы. Это означает, что работодатель, у которого сотрудник трудится по совместительству, не имеет права забирать себе этот документ.

Следовательно, работодатель по совместительству не может сам внести запись в трудовую книжку сотрудника. У него на руках нет этого документа, и он не несет ответственности за его ведение. Эта обязанность полностью лежит на работодателе по основному месту работы.

Обязан ли работодатель вносить запись о совместительстве?

Согласно законодательству, внесение сведений о работе по совместительству не является строго обязательным. Трудовой кодекс РФ (статья 66) гласит, что запись о работе по совместительству вносится по желанию работника.

Если сотрудник не изъявил желания, работодатель по основному месту работы ничего не пишет. Однако для самого работника такая запись может быть крайне выгодна, так как:

• Увеличивается общий трудовой стаж;
• Расширяется профессиональный опыт, что положительно сказывается на будущем трудоустройстве;
• Некоторые работодатели требуют подтверждение стажа для получения надбавок или льгот;
• Запись подтверждает легальность дополнительного заработка.

Пошаговая инструкция: как внести запись

Поскольку работодатель по совместительству не может внести запись сам, инициатива должна исходить от работника. Весь процесс можно разделить на несколько логических шагов.

Шаг 1. Сбор подтверждающих документов

Работник должен обратиться в отдел кадров по месту своей основной работы. Но просто на словах сообщить о совместительстве недостаточно. Необходимо предоставить документальное подтверждение.

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, для внесения записи работник должен предъявить:

1. Справку от работодателя по совместительству, подтверждающую факт работы (с указанием должности, даты приема и других существенных условий).
2. Копию приказа (выписку из приказа) о приеме на работу по совместительству.

Важное уточнение: если работник трудится у физического лица (не являющегося ИП), запись в трудовую книжку не вносится вообще, так как такие работодатели не имеют права вести трудовые книжки. В этом случае подтверждением стажа будет служить трудовой договор.

Шаг 2. Написание заявления

С собранными документами работник приходит к своему основному работодателю и пишет заявление в свободной форме. В заявлении должна быть выражена просьба внести в трудовую книжку сведения о работе по совместительству с приложением подтверждающих документов;

Шаг 3. Внесение записи кадровиком

Получив заявление и документы, специалист отдела кадров по основному месту работы вносит запись в трудовую книжку. При этом важно соблюдать правила заполнения:

• В графе 3 (раздел «Сведения о работе») в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации, где работник трудится по совместительству.
• Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата приема на работу по совместительству.
• В графе 3 делается запись о принятии на работу с указанием должности и отметкой о том, что работа является совместительством (например: «Принят на работу по совместительству на должность менеджера»).
• В графе 4 указывается дата и номер приказа (или иного документа) о приеме на работу, выданного работодателем по совместительству.

Оформление увольнения совместителя

Процедура внесения записи об увольнении с работы по совместительству абсолютно аналогична. Если работник желает зафиксировать факт увольнения в трудовой книжке, он должен:

1. Получить у работодателя по совместительству справку или выписку из приказа об увольнении.
2. Написать заявление основному работодателю.
3. Предоставить документы в отдел кадров по основному месту работы.

Кадровик внесет запись, например: «Уволен с работы по совместительству по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Внутреннее совместительство: особенности

Отдельно стоит рассмотреть случай, когда работник совмещает работу у одного и того же работодателя (внутреннее совместительство). В этой ситуации процесс значительно упрощается:

• Трудовая книжка уже находится у этого работодателя.
• Работнику не нужно собирать справки и выписки, все приказы уже есть в отделе кадров.
• Достаточно написать заявление на внесение записи о совместительстве.

При этом важно помнить, что работа по внутреннему совместительству — это отдельный трудовой договор, и запись о приеме на такую работу делается отдельно от основной должности.

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) и совместители

С переходом на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности в формате ЕФС-1) принципы отражения совместительства не изменились. Работодатель по совместительству обязан сдавать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР) на совместителя так же, как и на основного работника. Таким образом, сведения о работе по совместительству автоматически попадают в электронную базу СФР.

Однако, если работник выбрал бумажную трудовую книжку и желает видеть запись в ней, ему по-прежнему придется приносить справки с места работы по совместительству своему основному работодателю.

Частые ошибки и как их избежать

При оформлении записей о совместительстве кадровики часто допускают ошибки. Вот самые распространенные из них:

• Внесение записи работодателем по совместительству. Это грубое нарушение. Работодатель по совместительству не имеет права хранить трудовую книжку и вносить в нее записи (если только работник не уволился с основного места работы и не принес ее сам).
• Отсутствие пометки «по совместительству». В графе 3 обязательно нужно указывать, что работа являеться совместительством, иначе стаж будет засчитан как работа по основному месту, что может вызвать проблемы при расчете пенсии или пособий.
• Внесение записи без заявления работника. Даже если работодатель по основному месту знает о подработке сотрудника, он не имеет права вносить запись без письменного заявления.

Внесение записи в трудовую книжку о работе по совместительству — это право, а не обязанность работника. Главное правило, которое нужно помнить: запись всегда вносит работодатель по основному месту работы на основании письменного заявления сотрудника и подтверждающих документов (справки, выписки из приказа) от работодателя-совместителя.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать путаницы в трудовом стаже и гарантирует корректное ведение одного из важнейших документов работника.