Ситуация‚ когда при увольнении у сотрудника отсутствует традиционная бумажная трудовая книжка‚ сегодня встречается довольно часто. Это может быть связано с тем‚ что работник с самого начала трудился с электронной трудовой книжкой (ЭТК) или вообще не имел оформленного документа (например‚ если был принят на работу до введения обязательного учета‚ но это редкость). Законодательство РФ предусмотрело четкий порядок действий для обеих сторон в такой ситуации. Главное — знать свои права и обязанности.
Почему у сотрудника может не быть бумажной трудовой книжки?
Причины отсутствия физического документа:
- Работа с электронной трудовой книжкой (ЭТК). С 2020 года работник имеет право выбрать получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В этом случае бумажная книжка не оформляется.
- Первое трудоустройство после . Если человек впервые устраивается на работу после этой даты и не подал заявление на бумажный носитель‚ у него автоматически создается ЭТК.
- Утеря или умышленное уничтожение. В этом случае требуется процедура восстановления‚ но это отдельная история.
- Ошибка предыдущего работодателя. Работник мог уволиться ранее‚ но не получить книжку на руки.
Что должен выдать работодатель при увольнении‚ если бумажной книжки нет?
Если у сотрудника не оформлена бумажная трудовая книжка‚ то в день увольнения (или в день подачи заявления об ее выдаче) работодатель обязан выдать ему документ‚ заменяющий ее. Это:
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Это официальный документ на бумажном носителе‚ который полностью заменяет трудовую книжку для подтверждения стажа и трудового пути. Он утвержден Приказом Минтруда России от № 677н.
- Выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК). Если работник работал с ЭТК‚ он вправе получить ее бумажную выписку‚ заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. На практике это часто и есть форма СТД-Р‚ заполненная на основе данных из ЭТК.
Важно: Форма СТД-Р выдается вместо трудовой книжки. Нельзя выдавать и то‚ и другое одновременно для одного периода работы.
Как правильно оформить и выдать СТД-Р?
Алгоритм действий работодателя:
- Подготовка документа. Бухгалтерия или кадровик формирует форму СТД-Р на основании данных из личной карточки работника (форма Т-2) и приказа об увольнении.
- Заполнение. В графу «Запись об увольнении» вносится точная дата прекращения трудового договора и основание (номер и дата приказа‚ статья ТК РФ). Запись должна быть сверена с текстом самого приказа об увольнении.
- Заверение. Документ заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации. Печать на первой странице СТД-Р не ставится (в отличие от традиционной книжки)‚ но подпись обязательна.
- Выдача. СТД-Р вручается работнику под расписку в день увольнения. Если работник не явился‚ работодатель обязан направить ему документ заказным письмом с уведомлением о вручении по его адресу регистрации (указанному в трудовом договоре).
Что делать работнику‚ если ему не выдали СТД-Р или трудовую книжку?
Если в день увольнения вам не вручили ни бумажную книжку‚ ни форму СТД-Р‚ действуйте по следующему плану:
- Напишите письменное заявление. Обратитесь к работодателю (бухгалтерии‚ кадровому отделу‚ руководству) с требованием выдать документ‚ подтверждающий ваш трудовой стаж. Укажите‚ что работали без оформления бумажной трудовой книжки. Заявление составляйте в двух экземплярах‚ на своем оставьте отметку о принятии (дата‚ подпись‚ должность принявшего лица).
- Направьте заказное письмо с уведомлением. Если устные и письменные обращения в организации не помогают‚ отправьте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении. Это будет вашим доказательством.
- Обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Пенсионный фонд (СФР). Эти органы уполномочены проверять соблюдение трудового законодательства‚ в т.ч. правильность выдачи документов. Жалоба может побудить работодателя к действию.
- Подайте иск в суд. Это крайняя мера. В суде вы можете требовать не только выдачи документа‚ но и компенсации за задержку заработка за весь период‚ в течение которого не имели документа (если вина в этом работодателя). Днем увольнения в таком случае будет считаться день фактической выдачи СТД-Р.
Ответственность работодателя за невыдачу документа
Трудовой кодекс РФ (ст. 91‚ 92) и КоАП РФ (ст. 5.27) предусматривают серьезную ответственность:
- Административная ответственность. За невыдачу по истечении трех дней со дня увольнения документов‚ необходимых для трудоустройства (включая СТД-Р)‚ должностным лицам грозит штраф от 1 000 до 5 000 рублей‚ юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Гражданско-правовая ответственность (компенсация). Если из-за отсутствия документа вы не смогли устроиться на работу и потеряли заработок‚ суд может обязать работодателя компенсировать эти убытки.
- День увольнения. Если документ выдан с задержкой по вине работодателя‚ официальной датой увольнения для расчета среднего заработка‚ необходимого для пенсии‚ будет считаться день фактической выдачи СТД-Р.
Образец: Акт об отказе от получения трудовой книжки (или СТД-Р)
Если работник‚ имеющий на руках бумажную книжку или имеющий право на СТД-Р‚ отказывается получить документ в день увольнения‚ работодатель должен составить акт.
АКТ № __ «___» __________ 20__ г. г. ___________ Мы‚ нижеподписавшиеся‚ комиссия в составе: ___________________ (должность‚ ФИО)‚ ___________________ (должность‚ ФИО)‚ ___________________ (должность‚ ФИО)‚ составили настоящий акт о том‚ что ___________________ (ФИО работника‚ табельный номер) в день увольнения «___» __________ 20__ г. отказ ался от получения своей трудовой книжки / сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Подписи членов комиссии: ___________________ ___________________ ___________________ С актом ознакомлен‚ копию не получил: ___________________ (подпись работника)
Краткий итог и рекомендации
- Для работника: Если у вас нет бумажной книжки‚ требуйте выдачи формы СТД-Р. Это ваш основной документ. Не соглашайтесь на устные обещания. Фиксируйте все обращения.
- Для работодателя: При отсутствии у сотрудника бумажной трудовой книжки обязательно оформите и выдайте СТД-Р в день увольнения. Сверяйте записи с приказом. Если сотрудник не явился, направьте документ по почте и сохраните все доказательства (почтовая квитанция‚ уведомление о вручении).
- Важно: С 2025 года доля сотрудников‚ работающих только с ЭТК‚ постоянно растет. Форма СТД-Р — это современная и юридически равнозначная замена старой бумажной книжке. Оба документа имеют одинаковую силу.
Помните: Трудовая книжка (бумажная или электронная), это ваше главное доказательство трудового стажа. Ее отсутствие или невыдача могут серьезно осложнить получение пенсии‚ пособий или трудоустройство в будущем. Защищайте свои права.