Увольнение по инициативе работодателя, это одна из самых сложных и юридически значимых процедур в кадровом делопроизводстве. Особое внимание необходимо уделить правильному оформлению записи в трудовой книжке, так как любая ошибка может привести к восстановлению сотрудника на работе через суд и выплате компенсаций. В 2026 году, когда электронные и бумажные трудовые книжки сосуществуют, точность формулировок остается критически важной.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении по статье 81 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), какие существуют нюансы для разных пунктов этой статьи и как избежать распространенных ошибок.

Юридические основы и актуальность в 2026 году

Согласно действующему законодательству, запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона. При этом обязательно делается ссылка на соответствующую статью, часть статьи и пункт статьи (ст. 84.1 ТК РФ).

Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант сохраняет свою юридическую силу для тех работников, кто не отказался от него или чья деятельность началась до введения обязательного электронного учета. Работодатель обязан вести учет трудовой деятельности в обоих форматах, если это применимо к конкретному сотруднику.

Общие правила заполнения при увольнении по ст. 81 ТК РФ

При внесении записи об увольнении по инициативе работодателя необходимо соблюдать следующий алгоритм:

1. Графа 1: Указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация).
2. Графа 2: Дата увольнения. Вносится число, месяц и год. Эта дата должна совпадать с датой приказа об увольнении и днем фактического прекращения работы.
3. Графа 3: Сама запись об увольнении. Формулировка должна дословно соответствовать пункту части 1 статьи 81 ТК РФ.
4. Графа 4: Основание внесения записи. Указывается номер и дата приказа (распоряжения) работодателя об увольнении.

Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица), печатью организации (если она используется) и подписью работника, подтверждающей ознакомление.

Примеры формулировок записей для разных оснований (Ст. 81 ТК РФ)

Статья 81 ТК РФ содержит множество оснований для увольнения. Ниже приведены правильные формулировки для наиболее распространенных случаев.

Ликвидация организации или прекращение деятельности ИП (п. 1 ч. 1 ст. 81)

Это единственное основание, при котором можно уволить даже беременных женщин и находящихся в декрете.

• Формулировка в графе 3: «Трудовой договор прекращен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сокращение штата или численности работников (п. 2 ч. 1 ст. 81)

Требует строгого соблюдения процедуры уведомления и предложения вакансий.

• Формулировка в графе 3: «Трудовой договор прекращен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81)

Прогулом считается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд или в течение всего рабочего дня.

• Формулировка в графе 3: «Трудовой договор прекращен в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Неоднократное неисполнение обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81)

Возможно только если у работника уже есть действующее дисциплинарное взыскание.

• Формулировка в графе 3: «Трудовой договор прекращен в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Утрата доверия (п. 7 ч. 1 ст. 81)

Применяется к работникам, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности.

• Формулировка в графе 3: «Трудовой договор прекращен в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Электронная трудовая книжка: особенности 2026 года

С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. В 2026 году работодатели обязаны передавать сведения об увольнении в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном виде не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Важные нюансы:

• Формулировка в электронную базу вносится точно так же, как и в бумажный вариант — со ссылкой на статью, часть и пункт.
• Если работник ведет только электронную трудовую, бумажная запись не делается, но работник должен быть ознакомлен с формой СТД-Р (сведения о трудовой деятельности).
• При увольнении по ст. 81 ТК РФ работнику обязательно выдается копия приказа и форма СТД-Р (по запросу или в последний день работы).

Типичные ошибки и ответственность работодателя

Неправильное оформление записи может стать серьезной проблемой. Судебная практика показывает, что ошибки в указании пункта статьи или части статьи часто приводят к признанию увольнения незаконным.

Частые ошибки:

• Отсутствие ссылки на конкретный пункт и часть статьи (например, написано просто «по ст. 81 ТК РФ»).
• Использование сокращений, не предусмотренных законом (например, «пп.» вместо «подпункт», хотя в некоторых случаях допускается, но лучше писать полностью во избежание разночтений).
• Несоответствие даты в записи дате приказа.
• Отсутствие подписи работника об ознакомлении.

Согласно ст. 234 ТК РФ, в случае задержки выдачи трудовой книжки или внесения неверной записи работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок. Кроме того, за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Что делать работнику при обнаружении ошибки?

Если работник обнаружил неверную запись об увольнении по ст. 81 ТК РФ:

1. Необходимо обратиться к бывшему работодателю с письменным заявлением об исправлении ошибки.
2. Работодатель обязан издать новый приказ об исправлении записей и внести корректные данные.
3. Если запись признана недействительной, но исправление невозможно (например, организация ликвидирована), работнику по его заявлению выдается дубликат трудовой книжки или соответствующая справка.
4. В спорных ситуациях вопрос решается в судебном порядке.

Оформление трудовой книжки при увольнении по статье 81 ТК РФ требует от кадровика максимальной внимательности и знания законодательства. Точность формулировок, соблюдение дат и правильная ссылка на нормативный акт, это гарантия законности действий работодателя и защита прав работника. Помните, что трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим стаж и характер трудовой деятельности, и ошибки в ней могут иметь долгосрочные последствия для обеих сторон трудовых отношений.