Увольнение по причине смерти работника – это одно из самых чувствительных и юридически сложных кадровых событий. Правильное оформление записи в трудовой книжке, а также соблюдение всех требований законодательства, позволяют избежать конфликтов с родственниками умершего, налоговыми органами и другими контролирующими структурами.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

• Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем.
• Содержит сведения о приёме на работу, изменениях в должности, заработной плате, а также о прекращении трудового договора.
• Правильное ведение трудовой книжки является обязательным требованием Трудового кодекса РФ и нормативных актов, касающихся кадрового учёта.

Юридические основы оформления записи о смерти работника

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 139) и Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022, при прекращении трудового договора по причине смерти работника необходимо:

1. Составить приказ об увольнении по смерти работника.
2. Внести запись в трудовую книжку: «Работа прекращена в связи со смертью».
3. Указать дату и номер приказа в графе 4.
4. Сохранить копию приказа и подтверждающих документов в книге учёта движения трудовых книжек.

Согласно статье КонсультантПлюс: «В трудовой книжке после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: Работа прекращена в связи со смертью, далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа (распоряжения)).»

Кому издавать приказ об увольнении?

Приказ об увольнении по смерти работника подписывается только работодателем (или уполномоченным представителем). Подписи родственников не требуются. Это подтверждаеться статьей «Временное неисполнение и прекращение полномочий частнопрактикующего нотариуса» (Абалдуев В.А.) и «Сложности, возникающие при прекращении трудового договора в случае смерти работника» (Ливена С.С., Руденко Е.Ю.).

Как оформить запись в трудовой книжке?

Ниже приведён образец записи, рекомендованный КонсультантПлюс:

Графа 3: Работа прекращена в связи со смертью.

Графа 4: № 123/П/ТК.

После заполнения записей в трудовой книжке необходимо:

• Проверить, что все данные совпадают с приказом об увольнении.
• Сохранить копию приказа в книге учёта движения трудовых книжек.
• Убедиться, что в журнале учёта указано, кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

Что делать с самой трудовой книжкой умершего?

Вопрос о передаче трудовой книжки родственникам регулируеться статьей «Что делать с трудовой книжкой умершего работника?» (Гарант.ру). Ключевые моменты:

1. Трудовая книжка выдается на руки члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти.
2. Выдача может осуществляться под расписку или по письменному заявлению родственника.
3. Если родственник не может присутствовать лично, книжку можно выслать по почте.
4. При выдаче необходимо подписать соответствующую запись в книге учёта движения трудовых книжек.

Важно отметить, что в случае, если работник оставил трудовую книжку в организации, она хранится до востребования у работодателя.

Аннулирование записи о приёме на работу

После смерти работника в трудовой книжке остаётся запись о приёме на работу. Согласно статье «Аннулирование записи в трудовой книжке о приёме на работу» (КонсультантПлюс), эту запись можно аннулировать, если это необходимо для корректного отражения стажа. Однако в большинстве случаев запись сохраняется, так как она подтверждает факт трудоустройства.

Налоговые и социальные вопросы

Смерть работника может повлечь за собой выплаты по НДФЛ, а также вопросы материальной помощи родственникам. КонсультантПлюс отмечает, что:

• НДФЛ с больничного листа умершего работника может быть аннулирован.
• Материальная помощь в связи со смертью сотрудника оформляется через налоговые органы.

Шаблоны и образцы документов

Ниже приведены основные шаблоны, которые можно использовать в практике:

Приказ об увольнении по смерти работника

Запись в трудовой книжке

Как уже упоминалось, запись выглядит так:

Графа 3: Работа прекращена в связи со смертью.

Графа 4: № 123/П/ТК;

Запись в книге учёта движения трудовых книжек

Кому выдана трудовая книжка: Иванов Иван Иванович (член семьи).

На основании: Свидетельство о смерти № 456.

Дата выдачи: .

Практические рекомендации для работодателя

1. Соберите все необходимые документы: свидетельство о смерти, копию трудового договора, приказ об увольнении.
2. Составьте приказ об увольнении, подпишите его и храните копию.
3. Внесите запись в трудовую книжку и сохраните копию приказа в книге учёта.
4. Выдайте трудовую книжку родственнику с подписью и распиской.
5. Обратитесь в налоговый орган для оформления необходимых налоговых документов.
6. При необходимости аннулируйте запись о приёме на работу, но только после консультации с юристом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли выдать трудовую книжку без свидетельства о смерти? Нет, согласно законодательству, для выдачи требуется свидетельство о смерти.
• Кто обязан хранить копию приказа об увольнении? Работодатель хранит копию в книге учёта движения трудовых книжек.
• Нужно ли аннулировать запись о приёме на работу? Обычно нет, но в некоторых случаях это может быть необходимо для корректного расчёта стажа.
• Как оформить выплаты по НДФЛ после смерти работника? Обратитесь в налоговый орган с заявлением и копиями всех документов.

Запись в трудовую книжку по смерти сотрудника – это не просто формальность, а важный этап, который обеспечивает законность и прозрачность кадрового учёта. Соблюдение всех требований Трудового кодекса РФ и Порядка ведения трудовых книжек 2022 поможет избежать юридических рисков и конфликтов с родственниками умершего. Используйте приведённые шаблоны и рекомендации, и ваш процесс оформления будет быстрым, точным и без ошибок.

Ссылки на источники:

• КонсультантПлюс: Статья «Временное неисполнение и прекращение полномочий частнопрактикующего нотариуса» (Абалдуев В.А.)
• КонсультантПлюс: Статья «Сложности, возникающие при прекращении трудового договора в случае смерти работника» (Ливена С.С., Руденко Е.Ю.)
• Гарант.ру: «Что делать с трудовой книжкой умершего работника»
• КонсультантПлюс: Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022

Удачного оформления!