Увольнение по собственному желанию — это одна из самых распространенных процедур прекращения трудовых отношений․ И хотя инициатором выступает сам работник, у работодателя остается множество обязанностей, связанных с правильным оформлением увольнения․ Один из самых важных и частых вопросов, который возникает у увольняющихся сотрудников: в какие сроки и когда именно работодатель обязан выдать трудовую книжку? В этой статье мы подробно разберем требования законодательства на 2026 год, а также рассмотрим спорные и нестандартные ситуации․
Общее правило: в какой день выдают трудовую книжку
Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям правовых систем, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения․ Днем увольнения признается последний рабочий день сотрудника (дата прекращения трудового договора)․
В этот же день в документ должна быть внесена соответствующая запись об увольнении․ Работник обязан расписаться в личной карточке, книге учета движения трудовых книжек, а также в самой трудовой книжке (если ведется ее бумажная форма)․
Особенности при отпуске с последующим увольнением
Из общего правила есть одно важное исключение, о котором часто забывают․ Если работник подал заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск с последующим увольнением, то днем увольнения будет считаться последний календарный день отпуска․
Однако трудовую книжку и другие обязательные документы работодатель обязан выдать в день перед началом отпуска․ В этот же день производится окончательный расчет․ Это связано с тем, что в последний день отпуска (официальную дату увольнения) сотрудник уже может не появляться на рабочем месте․
Если ведется электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД и СТД-Р)
С учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), правила выдачи документов зависят от того, в каком формате ведется документ:
- Бумажная трудовая книжка: выдается на руки в последний рабочий день с внесенной записью․
- Электронная трудовая книжка: если на работника не ведется бумажная трудовая книжка, то в день увольнения работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выписку из электронной трудовой книжки)․
Что делать, если работник отсутствует в день увольнения?
Нередко случается так, что в свой последний рабочий день сотрудник по каким-либо причинам отсутствует на рабочем месте (например, заболел, прогулял или работает удаленно)․ В таком случае работодатель не освобождается от обязанности выдать документ, но алгоритм действий меняется:
- Направление уведомления: работодатель обязан в этот же день (или на следующий рабочий день) направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте․
- Отправка по почте: пересылка трудовой книжки ценным письмом с описью вложения допускается только с письменного согласия работника․
- Снятие ответственности: со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Важно о дистанционных и удаленных работниках
Ярославский областной суд в определении от N 33-6261/2014 указал важную позицию: выполнение работником трудовых обязанностей не по месту нахождения работодателя (удаленно) не освобождает последнего от обязанности выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора․
Просто предложить удаленному сотруднику отправить книжку почтой — недостаточно․ Если работник выйдет на связь в день увольнения, но не даст согласие на почтовую пересылку, работодатель должен предпринять все возможные меры для передачи документа лично в установленный срок, иначе ему грозит ответственность за задержку․
Как правильно сделать запись об увольнении
При увольнении по собственному желанию важно не только вовремя отдать документ, но и корректно внести в него запись․ Закон уравнивает между собой по смыслу три формулировки:
- «Уволить»
- «Прекратить трудовой договор»
- «Расторгнуть трудовой договор»
То есть, и в заявлении работника, и в приказе работодателя, и в трудовой книжке при внесении записи можно использовать любое из этих слов․ Это будет совершенно равнозначно․ Запись вносится по общим правилам, но с учетом особенностей основания увольнения (например, ссылка на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ)․
Полный список документов при увольнении в 2026 году
Помимо трудовой книжки, работодатель в последний рабочий день обязан выдать сотруднику и другие документы․ Их список в 2026 году включает:
- Трудовая книжка (бумажная) или СТД-Р (при электронной трудовой) — выдается строго в дату увольнения․
- Расчетный листок, документ, подтверждающий все начисления и удержания при окончательном расчете․
- Выписка из отчета — сведения, передаваемые в Социальный фонд России (СФР)․
- Персонифицированные сведения — индивидуальные сведения о застрахованном лице․
Что касается других справок (например, 2-НДФЛ, справки о среднем заработке для центра занятости и т․д․), то остальное работодатель обязан выдать максимум через три рабочих дня после запроса со стороны работника․
Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки
Если работодатель не выдал трудовую книжку в день увольнения (и при этом не отправил уведомление о необходимости ее забрать), он несет серьезную ответственность:
- Материальная ответственность: работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (статья 234 ТК РФ)․ Дни задержки оплачиваются исходя из среднего дневного заработка сотрудника․
- Административная ответственность: за нарушение трудового законодательства работодателю грозят штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ (для организаций, от 30 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей)․