Увольнение по собственному желанию — один из самых распространенных способов расторжения трудового договора в Российской Федерации. Правильное оформление записи в трудовой книжке при таком увольнении является обязательным требованием трудового законодательства и важным этапом кадрового делопроизводства.
В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно сделать запись в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию, какие формулировки использовать, а также предоставим актуальный образец заполнения на 2026 год.
📌 Основные нормативные требования
Согласно статье 77 Трудового кодекса РФ, пункт 3 части первой, основанием для увольнения по инициативе работника является его личное заявление. При этом формулировка в трудовой книжке должна точно соответствовать закону.
Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225, с изменениями) предъявляют строгие требования к оформлению записей об увольнении:
- Все записи вносятся в хронологическом порядке;
- Используется чернила синего, фиолетового или черного цвета;
- Не допускаются сокращения, кроме общепринятых (например, «ТК РФ»);
- Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если есть);
- Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись.
Важно: Подпись работника рядом с записью об увольнении не ставится. Это касается только бумажных трудовых книжек. В электронной трудовой книжке (ЭТК) процедура оформления отличается.
📝 Формулировка записи об увольнении по собственному желанию
Стандартная формулировка, рекомендованная Рострудом и КонсультантПлюс, выглядит следующим образом:
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Эта формулировка является универсальной и подходит для большинства случаев увольнения по собственному желанию, если нет других оснований (например, перевод на другую работу и т.д.).
⚠️ Когда формулировка может отличаться?
Если сотрудник увольняется по собственному желанию и одновременно переходит на новое место работы по переводу, формулировка может быть изменена:
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа (жены) на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Однако такие случаи встречаются реже и требуют документального подтверждения (например, справки о переводе супруга).
📑 Образец заполнения записи в трудовой книжке (2026 год)
Ниже представлен образец заполнения записи об увольнении по собственному желанию в бумажной трудовой книжке.
| Графа | Содержимое | Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | 15 |
| 2 | Дата увольнения (число, месяц, год) | |
| 3 | Содержание записи (основание и причина) | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. |
| 4 | Наименование документа-основания (приказ, его номер и дата) | Приказ № 45-к от |
✅ Пример заполнения в таблице:
- Графа 1: 15
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ № 45-к от
После внесения записи трудовая книжка должна быть подписана:
- лицом, ответственным за ведение трудовых книжек;
- руководителем организации или уполномоченным лицом;
- печатью организации (при наличии).
Примечание: Если трудовая книжка заполняется впервые или в нее вносятся изменения, записи заверяются подписью работника. Однако при увольнении подпись работника рядом с записью об увольнении не требуется.
📄 Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось?
С 1 января 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка. При увольнении по собственному желанию:
- Если работник не отказался от ЭТК, запись вносится в электронный формат;
- Работнику выдается Справка о трудовой деятельности (СТД-Р) на бумажном носителе;
- В СТД-Р дублируется вся информация об увольнении, включая формулировку и реквизиты приказа.
Образец заполнения СТД-Р можно найти на сайте КонсультантПлюс или на портале Роструда.
⚠️ Распространенные ошибки при оформлении записи об увольнении
Неправильное оформление записи может привести к:
- административной ответственности для работодателя;
- трудностям при оформлении пенсии;
- спорам с бывшим сотрудником.
Типичные ошибки:
- Неправильная формулировка: Использование фраз «уволен по собственному желанию» вместо «трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ: Запись без указания пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ.
- Неверная дата или номер приказа: Ошибки в реквизитах документа-основания.
- Отсутствие печати или подписи ответственного лица: Запись не заверена.
- Использование неразборчивого почерка: Трудовая книжка — официальный документ, поэтому записи должны быть четкими.
Рекомендация: Перед выдачей трудовой книжки работнику, обязательно проверьте правильность всех записей и наличие всех необходимых реквизитов.
📋 Пошаговая инструкция: как оформить увольнение по собственному желанию
- Получение заявления от работника, пишется в свободной форме или по шаблону организации.
- Подписание приказа об увольнении, издается приказ по форме Т-8 или внутреннего образца.
- Внесение записи в трудовую книжку — в соответствии с требованиями.
- Ознакомление работника с записью — под подпись в журнале учета трудовых книжек.
- Выдача трудовой книжки, в день увольнения или на следующий рабочий день, если работник отсутствует.
- Оформление СТД-Р (при необходимости) — для тех, кто ведет электронную трудовую.
- Выдача других документов — справки 2-НДФЛ, справки о заработной плате и т.д.
📎 Полезные ссылки и образцы
- КонсультантПлюс: Образец записи об увольнении
- Официальный сайт Роструда
- Форма СТД-Р (образец)
- Министерство труда и социальной защиты РФ
- Формулировка: Используйте только утвержденную законом:
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ. - Приказ: Укажите номер и дату приказа в графе 4.
- Подписи: Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью (при наличии).
- Ознакомление: Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись.
- ЭТК: Если трудовая электронная — выдайте СТД-Р.
- Проверка: Перед выдачей проверьте правильность всех данных.
Следуя этим правилам, вы избежите ошибок и защитите интересы как работодателя, так и работника.
❓ Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли сократить формулировку при увольнении по собственному желанию?
Нет. Закон требует полной формулировки с указанием статьи ТК РФ. Сокращения типа «уволен по собственному желанию» недопустимы.
Нужно ли ставить подпись работника рядом с записью об увольнении?
Нет. В бумажной трудовой книжке подпись работника не требуется. Но он должен быть ознакомлен с записью под подпись в журнале учета.
Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку?
Оформите акт об отказе в получении и направьте уведомление работнику заказным письмом с описью. Храните документы не менее 5 лет.
Можно ли сделать запись об увольнении задним числом?
Нет. Дата в графе 2 должна совпадать с датой расторжения трудового договора.
Что грозит работодателю за ошибки в трудовой книжке?
Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ, штраф до 50 000 рублей для должностных лиц и до 500 000 рублей для юридических лиц.
Правильное оформление записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке — это не только требование закона, но и залог бесспорности трудовых отношений. Используйте приведенные в статье образцы и рекомендации, чтобы избежать ошибок и защитить интересы вашей компании.
Если у вас остались вопросы или нужны дополнительные образцы, обратитесь к нормативным документам или проконсультируйтесь с кадровым специалистом.
Дата публикации: 23 мая 2026 года