Увольнение по собственному желанию – один из самых распространённых способов прекращения трудовых отношений.
Правильное оформление записи в трудовой книжке не только соблюдает закон, но и защищает права работника и работодателя.
Ниже вы найдёте подробный пошаговый гид, который поможет избежать ошибок и правильно оформить все необходимые пункты.
Что такое трудовая книжка и почему она важна?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются все события, связанные с трудовыми отношениями: приём на работу, перевод, повышение, увольнение и т.д.
Она обязана храниться у работника в течение всей трудовой деятельности и после выхода на пенсию.
Законодательная база
- Пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – «Увольнение по собственному желанию».
- Статья 80 ТК РФ – порядок оформления записей в трудовой книжке.
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 – Инструкция по заполнению трудовых книжек.
- Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек (2022 г.) – уточнения по электронным и бумажным формам.
Кому и когда нужно вносить запись?
При увольнении по собственному желанию работодатель обязан внести запись в трудовую книжку в течение 3 дней с момента даты увольнения.
Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, запись делается в электронную трудовую книжку (ЭФС‑1).
Что именно записывается?
- Дата увольнения – точный календарный день.
- Формулировка причины – «Уволен по собственному желанию».
- Ссылка на статью ТК РФ – «ст; 77 ТК РФ».
- Номер и дата приказа работодателя – приказ об увольнении.
- Сведения о работодателе – название, ИНН, КПП, адрес.
- Подпись руководителя и печать организации.
Пример записи в бумажной трудовой книжке
Уволен по собственному желанию, ст. 77 ТК РФ, приказ № 123 от , ООО «Ромашка» (ИНН 1234567890, КПП 123456789, г. Москва, ул. Ленина 10).
Пример записи в электронной трудовой книжке (ЭФС‑1)
В электронном формате запись выглядит аналогично, но дополнительно содержит цифровую подпись и QR‑код, подтверждающий подлинность.
Пошаговый процесс оформления
- Подготовка документов
- Заявление об увольнении (если требуется).
- Приказ об увольнении (№, дата).
- Копия трудовой книжки (если работник её предоставляет).
- Проверка данных
- Дата увольнения совпадает с датой подписания приказа.
- Формулировка «Уволен по собственному желанию» соответствует требованиям ТК РФ.
- Ссылка на статью ТК РФ указана корректно.
- Внесение записи
- В бумажной книжке – ручкой, чернилами, без ошибок.
- В электронной – через портал «ЭФС‑1» с использованием цифровой подписи.
- Подпись руководителя и печать – обязательные элементы.
- Передача копии работнику (если применимо) и хранение оригинала в архиве работодателя.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная формулировка причины (например, «Уволен по инициативе работника» – не соответствует ТК РФ).
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ.
- Неправильный номер или дата приказа.
- Отсутствие подписи руководителя или печати.
- Запись в трудовой книжке позже 3 дней после увольнения.
Что делать, если запись сделана неверно?
В случае ошибок работник может потребовать исправление записи.
Исправление производится в том же месте, где была допущена ошибка, с указанием даты исправления и подписью руководителя.
Если запись сделана в электронном формате, исправление оформляется через портал «ЭФС‑1» с использованием цифровой подписи.
Краткая чек‑лист для работодателя
- ✔️ Проверить дату увольнения.
- ✔️ Убедиться, что формулировка «Уволен по собственному желанию» соответствует ТК РФ.
- ✔️ Указать ссылку на статью 77 ТК РФ.
- ✔️ Ввести номер и дату приказа.
- ✔️ Подписать и поставить печать.
- ✔️ Сохранить копию в архиве.
- ✔️ Передать копию работнику (если требуется).
Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию – это не просто формальность, а юридически значимый акт, который защищает права обеих сторон.
Следуя приведённым рекомендациям, вы минимизируете риск ошибок и обеспечите законность процесса.
Если у вас возникли вопросы или нужна дополнительная информация, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.