Увольнение по собственному желанию — один из самых распространённых оснований прекращения трудового договора в России. При этом процесс выдачи трудовой книжки при увольнении по заявлению сотрудника регулируется строгими нормами Трудового кодекса РФ и приказами Минтруда. Нарушение сроков или порядка выдачи документа может повлечь за собой штрафы, судебные иски и репутационные риски для работодателя. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить и выдать трудовую книжку при увольнении по заявлению в 2026 году, какие документы должны быть переданы, как заполнить запись об увольнении и что делать, если сотрудник уходит без отработки.

Обязательные сроки выдачи трудовой книжки

Согласно статье 84.1 ТК РФ и пункту 10 приказа Минтруда № 713н от , работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в последний день его работы — то есть в день увольнения.

• Если сотрудник отработал свой последний рабочий день — книжка выдаётся в этот же день.
• Если сотрудник не явился в день увольнения, работодатель должен направить ему письменное уведомление (например, заказным письмом с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за трудовой книжкой.
• В случае отказа сотрудника получить книжку в день увольнения, работодатель несёт ответственность за задержку — включая выплату среднего заработка за каждый день просрочки (ст. 234 ТК РФ).

Важно: никакие обстоятельства — отсутствие бухгалтера, отпуск руководителя, выходные дни — не являются законными основаниями для задержки выдачи трудовой книжки.

Какие документы выдаются при увольнении по заявлению?

При увольнении по собственному желанию работодатель обязан выдать сотруднику следующие документы в день увольнения:

1. Трудовая книжка — оригинал с внесённой записью об увольнении.
2. Справка о заработной плате за последние 2 года (форма 182н) — если сотрудник планирует оформлять пособие по безработице или кредит.
3. Справка 2-НДФЛ — о доходах и удержанных налогах за текущий и предыдущий годы.
4. Выписка из ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности) — если сотрудник оформил электронную трудовую книжку (ЭТК).
5. Копии приказов о приёме, переводе, повышении, поощрении — только по письменному заявлению сотрудника.
6. Справка о периоде работы (форма СТД-Р) — выдаётся по запросу, но рекомендуется выдавать в день увольнения для удобства сотрудника.

Важно! Копии документов о трудовой деятельности (приказы, справки) выдаются только по письменному заявлению работника (п. 10 Приказа Минтруда № 713н). Однако работодатель может выдать их и по инициативе, чтобы избежать последующих запросов.

Как правильно оформить запись об увольнении в трудовой книжке?

Запись об увольнении по собственному желанию вносится в трудовую книжку на основании приказа работодателя (форма № Т-8 или Т-8а) и заявления сотрудника. Порядок заполнения строго регламентирован:

Шаги заполнения записи:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (следующий после предыдущей).
2. Графа 2 — дата увольнения (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
3. Графа 3 — основание увольнения. Должна быть указана ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ: «по собственному желанию».
4. Графа 4 — номер и дата приказа об увольнении (например: «Приказ № 45 от «).

Пример записи:

Графа 1: 17
Графа 2:
Графа 3: Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Графа 4: Приказ № 45 от

Особый случай: указание причины увольнения

Если в заявлении сотрудника указано конкретное основание увольнения (например: «в связи с переездом на новое место жительства», «для ухода за ребёнком», «в связи с выходом на пенсию»), работодатель обязан включить эту формулировку в запись в трудовой книжке, если она не противоречит закону.

Это требование закреплено в Постановлении Правительства РФ № 225 от и подтверждено КонсультантПлюс. Такая запись может дать сотруднику преимущества при трудоустройстве или при оформлении льгот (например, досрочная пенсия, компенсации при переезде).

Пример:
«Уволен по собственному желанию в связи с переездом на новое место жительства, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»

Увольнение без отработки двух недель

Согласно ст. 80 ТК РФ, сотрудник должен предупредить работодателя об увольнении не позднее чем за две недели. Однако есть исключения, когда отработка не требуется:

• Выход на пенсию;
• Поступление в образовательное учреждение;
• Нарушение работодателем трудового законодательства (например, задержка зарплаты, отсутствие условий труда);
• Согласие работодателя на увольнение до истечения срока предупреждения;
• Семейные обстоятельства (болезнь, уход за родственником, переезд).

Важно! Даже если сотрудник уходит без отработки, дата увольнения в трудовой книжке указывается именно та, что указана в заявлении, а не через две недели. Запись оформляется на основании приказа, изданного в день увольнения.

Электронная трудовая книжка: особенности

Если сотрудник оформил электронную трудовую книжку (ЭТК), то бумажная книжка ему не выдаётся — вместо неё выдаётся Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р).

Работодатель обязан:

• Внести запись об увольнении в ЕФС-1 (Единый формат сведений) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ);
• Выдать сотруднику на руки СТД-Р в день увольнения — в бумажном или электронном виде (по выбору работника);
• Предоставить доступ к ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет ПФР.

Сотрудник вправе запросить СТД-Р в любое время после увольнения, работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна до увольнения, работодатель обязан:

1. Выдать сотруднику дубликат трудовой книжки на основании его заявления и документов о трудовой деятельности (приказы, справки, трудовые договоры);
2. В дубликате сделать запись об увольнении, как и в оригинале;
3. Указать в графе 4: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки».

Если сотрудник увольняется, а книжка уже утеряна — дубликат выдаётся в день увольнения вместе с другими документами.

Ответственность работодателя

Нарушение порядка выдачи трудовой книжки влечёт за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• За задержку выдачи, выплата среднего заработка за каждый день просрочки (ст. 234 ТК РФ).

Кроме того, сотрудник может подать иск о компенсации морального вреда, если задержка повлияла на его трудоустройство или получение льгот.

Чтобы избежать конфликтов и штрафов, работодатель должен строго соблюдать следующие правила при увольнении по заявлению:

1. Выдать трудовую книжку в день увольнения — без исключений.
2. Внести запись об увольнении с указанием п. 3 ст. 77 ТК РФ и, при наличии, причины из заявления.
3. Предоставить все обязательные документы: справки 2-НДФЛ, 182н, СТД-Р (если ЭТК).
4. Выдать копии приказов только по письменному запросу.
5. При наличии ЭТК — внести данные в ЕФС-1 в срок и выдать СТД-Р.
6. Не требовать от сотрудника «отработки» сверх установленного срока, если он уходит по уважительной причине.

Соблюдение этих правил не только защищает работодателя от рисков, но и демонстрирует уважение к правам сотрудника — важный элемент корпоративной культуры и репутации компании.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумажка. Это история профессиональной жизни человека. И ваша задача, сохранить её достоверно, вовремя и с уважением.