Сокращение численности или штата работников — одна из самых сложных процедур для работодателя и стрессовая ситуация для сотрудника. Однако закон строго регламентирует каждый шаг этого процесса, включая финальный этап: внесение записи в трудовую книжку. Ошибка в формулировке или номере статьи может привести к серьезным юридическим последствиям, включая восстановление работника на должности через суд.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить увольнение по сокращению, какие статьи использовать и на что обратить особое внимание в 2026 году.
Основание для увольнения: Статья 81 ТК РФ
Главный документ, регулирующий процедуру, — Трудовой кодекс Российской Федерации. При сокращении штата запись вносится со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Важно помнить: даже если работник согласен уволиться «по собственному желанию» вместо сокращения, чтобы получить выходное пособие и сохранить право на досрочное получение пенсии (для предпенсионеров), в трудовой книжке должно быть указано реальное основание, если стороны договорились именно о сокращении; Если же работник сам пишет заявление об уходе, основание меняется.
Порядок действий при внесении записи
- Проверка даты: Запись вносится в день увольнения (последний рабочий день). Дата должна совпадать с датой приказа об увольнении.
- Нумерация: Запись должна иметь порядковый номер, следующий за предыдущей записью в этом разделе.
- Формулировка: Текст записи должен дословно соответствовать формулировке в Трудовом кодексе.
- Основание: Обязательно указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ руководителя), с указанием его даты и номера.
Образец правильной записи в трудовой книжке
Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись в графах 3 и 4 раздела «Сведения о работе»:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 15 | Уволен по сокращению штата, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |
Ключевые правила оформления
- Точность формулировки: Нельзя писать просто «сокращение» или «по сокращению». Полная фраза: «Уволен по сокращению штата, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Отсутствие сокращений: В трудовых книжках не допускается использование аббревиатур (например, нельзя писать «ТК РФ», нужно писать полностью «Трудового кодекса Российской Федерации»);
- Подпись и печать: Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Также свою подпись ставит работник, подтверждая ознакомление.
Что делать, если работник не согласен?
Как отмечается в актуальной юридической практике, если работник не согласен с увольнением или считает, что сокращение проведено с нарушениями, он имеет право обратиться в суд. Одним из требований может быть просьба изменить основание увольнения в трудовой книжке (например, если работодатель пытался уволить за прогул, а суд доказал, что это было скрытое сокращение).
При удовлетворении такого иска суд обязывает работодателя внести корректную запись. Поэтому первичное правильное оформление документов критически важно для компании.
Электронные трудовые книжки
В 2026 году большинство трудовых книжек ведутся в электронном виде. Принцип записи остается тем же:
- Используется тот же код причины увольнения.
- Формулировка в электронном реестре должна соответствовать бумажному аналогу (если он ведется) и требованиям ПФР/СФР.
- Сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Частые ошибки при заполнении
Во избежание проблем при проверках или судебных разбирательствах, избегайте следующих ошибок:
- Неверное указание статьи закона (например, ссылка на п. 1 ст. 81 вместо п. 2).
- Использование предлога «за» вместо «по» (правильно: «уволен по сокращению», а не «за сокращение»).
- Отсутствие ссылки на конкретный пункт и часть статьи.
- Несоответствие даты записи дате приказа.
Правильная запись в трудовой книжке при сокращении — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия соблюдения прав работника и защита интересов работодателя от судебных исков. Используя точную формулировку «пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ» и соблюдая хронологию документов, вы минимизируете риски и обеспечите прозрачность трудовых отношений.
Помните: в случае сомнений всегда лучше проконсультироваться с юристом или специалистом отдела кадров перед внесением записи.