Увольнение по сокращению штата – одна из самых частых причин прекращения трудового договора. Правильное оформление записи в трудовой книжке (ТК) имеет решающее значение как для работника, так и для работодателя, поскольку любые неточности могут привести к претензиям проверяющих органов и сложностям при последующем трудоустройстве.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие ведение трудовой книжки, содержатся в:
- Статья 66 ТК РФ – определяет, какие сведения вносятся в ТК (прием, перевод, увольнение, награждения и т.д.).
- Статья 81 ТК РФ – перечисляет основания для расторжения трудового договора; пункт 2 части 1 статьи 81 касается увольнения по сокращению штата.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Приказом Минтруда России от № 69) – регламентируют порядок внесения записей, запрещают использование сокращений и аббревиатур.
Как правильно оформить запись при сокращении штата
Запись должна содержать:
- Дата увольнения (день, месяц, год).
- Формулировку основания увольнения с точной ссылкой на норму закона.
- Подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров и т.п.) и печать организации (если она используется).
Пример корректной записи:
2026-05-21 – Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно:
- Писать полностью все слова, без сокращений типа «пр.» (приказ), «расп.» (распоряжение), «пер.» (переведен) и т.д.
- Не использовать инициалы вместо полного ФИО в записях о приеме/увольнении – только в титульном листе допускаются инициалы, но в теле записей они не допускаются.
- Дату указывать в формате ГГГГ-ММ-ДД (или ДД.MM.ГГГГ) – это общепринятый стандарт, обеспечивающий однозначность.
Примеры записей в бумажной и электронной трудовой книжке
Бумажная трудовая книжка
В бумажном варианте запись вносится в раздел «Сведения о работе» (или «Сведения об увольнении») под следующим номером:
№ п/п Дата Запись Подпись Печать ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 12 Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. __________ [печать]
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
В ЭТК запись формируется автоматически при оформлении увольнения в кадровой системе (например, 1С:ЗУП, «Главбух» и т.п.). При этом система сама подставляет корректную формулировку и проверяет отсутствие запрещённых сокращений. Пример вывода из ЭТК:
Дата увольнения:
Основание увольнения: Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Ответственное лицо: Иванов И.И., специалист отдела кадров.
Подпись: электронная подпись работодателя.
Что нельзя писать в трудовой книжке при сокращении
Согласно пункту 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в ТК не допускаются любые сокращения и аббревиатуры. Нарушение этого правила может быть расценено как ошибка, влекущая:
- Замечание со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ).
- Необходимость внесения исправления (согласно статье 66 ТК РФ и пункту 12 Правил).
- Возможные трудности при подтверждении стажа сотрудника при назначении пенсии или при приёме на новую работу.
Как исправить ошибку, если сокращение всё же попало в запись
Если в трудовой книжке обнаружена запись с запрещённым сокращением, порядок исправления выглядит так:
- Составить акт о внесении исправления (форма act‑исправления, утверждена Приказом Минтруда).
- В акте указать:
- Номер записи, требующей исправления.
- Неправильную формулировку.
- Правильную формулировку (полную, без сокращений).
- Дата и основание исправления (например, «в соответствии с пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек»).
- Подписать акт уполномоченным лицом (кадровиком, руководителем организации) и поставить печать.
- Внести исправление непосредственно в трудовую книжку: зачеркнуть ошибочную запись одной тонкой линией, чтобы осталось читаемым оригинальное написание, и рядом написать правильную запись.
- Поставить дату исправления и подпись ответственного лица рядом с исправленной записью.
После внесения исправления работнику выдаётся выписка из трудовой книжки с отметкой о внесении исправления, а оригинал остаётся у работодателя на хранение.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при сокращении штата требует внимательного отношения к нормативам:
- Указывать полное основание увольнения с точной ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ.
- Избегать любых сокращений и аббревиатур – это обязательное требование Правил ведения трудовых книжек.
- Соблюдать установленный порядок внесения даты, подписи и печати.
- При возникновении ошибок своевременно вносить исправления согласно установленной процедуре.
Следуя этим рекомендациям, работодатель обеспечит законность документации, а работник получит корректную трудовую книжку, которая без проблем будет признана при последующем трудоустройстве, назначении пенсии или получении социальных выплат.