С 2020‑го года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При увольнении работника, у которого ведётся ЭТК, необходимо соблюдать как общие требования Трудового кодекса РФ, так и специальные правила, связанные с электронным документооборотом․ Ниже – пошаговое руководство, образцы документов и практические рекомендации, которые помогут оформить увольнение без ошибок и претензий․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст․ 62, 71, 78, 80, 81․
• Постановление Правительства РФ от № 2099 «Об организации электронного документооборота в сфере труда»․
• Порядок заполнения формы ЕФС‑1 (Электронная форма справки) – п․ 4 Порядка заполнения ЕФС‑1․
• Инструкция по использованию СТД‑Р (Справка о трудовой деятельности в электронном виде)․

Общие этапы увольнения

1. Подготовка к увольнению
   • Проверка наличия и актуальности данных в ЭТК․
   • Определение основания увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т․д․)․
   • Согласование даты увольнения с работником (не менее 2‑х недельного уведомления, если иное не предусмотрено коллективным договором)․
2. Оформление приказа об увольнении
   • Шаблон приказа (см․ образец приказа ниже)․
   • В приказе указывается:
     • Дата и номер приказа;
     • ФИО работника, его должность и подразделение;
     • Основание увольнения;
     • Дата увольнения;
     • Ссылка на запись в ЭТК (вставка «Запись об увольнении»)․
   • Приказ подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и фиксируется в системе электронного документооборота․
3. Внесение записи в электронную трудовую книжку
   • Через портал Госуслуги работодатель (или уполномоченный сервис‑провайдер) вносит запись об увольнении в ЭТК․
   • Запись должна соответствовать формулировке, рекомендованной КонсультантПлюс: «Уволен(а) по собственному желанию (по инициативе работодателя) с даты»․
   • После внесения записи система генерирует Справку о трудовой деятельности (СТД‑Р), которую можно отправить работнику в электронном виде․
4. Заполнение и сдача формы ЕФС‑1
   • Заполняется раздел 1․1 формы ЕФС‑1 (данные о прекращении трудового договора)․
   • Форма отправляется в СФР (Социальный фонд России) через личный кабинет работодателя․
   • Сдача ЕФС‑1 обязательна независимо от того, ведётся ли у работника бумажная или электронная книжка․
5. Выдача документов работнику
   • Справка о трудовой деятельности (СТД‑Р) – в электронном виде (по запросу работника) или в бумажной форме․
   • Справка 2‑НДФЛ (форма 182н) за последние 2 года – для расчёта больничных и страховых выплат․
   • Копии приказов о приёме, переводе и увольнении (ст․ 62 ТК РФ)․
   • Выписка из ЭТК (при необходимости) – может быть получена через МФЦ, ПФР или личный кабинет Госуслуг․
6. Возврат бумажных трудовых книжек (если они есть)
   • Если у работника была также бумажная трудовая книжка, её необходимо вернуть в последний рабочий день и оформить подпись в журнале учёта трудовых книжек․
   • Подпись в журнале подтверждает, что запись об увольнении внесена в бумажный документ․
7. Заключительный этап
   • Подготовка расчётов (окончательный расчёт, компенсация, отпускные)․
   • Подписание акта расчётов обеими сторонами․
   • Обеспечение доступа работника к личному кабинету Госуслуг для получения ЭТК и СТД‑Р․

Образец приказа об увольнении

Приказ № ___
от "__" _______ 2026 г․

О увольнении (ФИО сотрудника)

В соответствии со ст․ 62 ТК РФ, а также с учётом положений
Постановления Правительства РФ № 2099 от г․,
приказываю:

Уволить (ФИО, должность, подразделение) с "__" _______ 2026 г․
 (указать основание увольнения: по собственному желанию,
 по инициативе работодателя, по соглашению сторон)․

Внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку
 (ЭТК) в соответствии с инструкцией по использованию СТД‑Р․

Оформить и передать сотруднику:
 ౼ Справку о трудовой деятельности (СТД‑Р) в электронном виде;
 ー Справку 2‑НДФЛ за 2024‑2025 гг․;
 ー Копии приказов о приёме, переводе и увольнении;
 ー Выписку из ЭТК (по запросу)․

Сдать форму ЕФС‑1 (раздел 1․1) в СФР в течение 3 рабочих дней
 после даты увольнения․

Сотруднику, имеющему бумажную трудовую книжку,
 вернуть её в последний рабочий день, оформить подпись в журнале
 учёта трудовых книжек․

Контроль за исполнением приказа возложить на (ФИО, должность)․

Генеральный директор ______________________ (подпись)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли выдавать бумажную справку, если у работника только ЭТК?

Нет․ По ст․ 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности либо в бумажной, либо в электронной форме․ Если у работника есть только ЭТК, достаточно отправить СТД‑Р (электронную справку) через портал Госуслуг или выдать её на бумаге по запросу․

Как оформить увольнение удалённого сотрудника, работающего в другом городе?

Процедура не меняется․ Главное – обеспечить:

• Электронную подпись руководителя в приказе;
• Доступ работника к личному кабинету Госуслуг для получения СТД‑Р;
• Отправку формы ЕФС‑1 в СФР в электронном виде․

Бумажную трудовую книжку, если она была, можно вернуть по почте с обязательным подтверждением получения (например, заказным письмом с распиской)․

Что делать, если в ЭТК отсутствуют сведения о предыдущих местах работы?

Работник может запросить недостающие записи через МФЦ, ПФР или личный кабинет Госуслуг․ Работодатель обязан предоставить копию выписки из ЭТК, а при необходимости – оформить справку о трудовой деятельности, включающую все известные периоды․

Как быстро работник получит СТД‑Р после увольнения?

После внесения записи в ЭТК система генерирует СТД‑Р автоматически․ При правильном заполнении приказа и своевременной отправке ЕФС‑1 справка будет доступна в течение 1‑2 рабочих дней․

Практические рекомендации

• Автоматизируйте процесс․ Используйте корпоративный сервис электронного документооборота, который интегрирован с порталом Госуслуг – это исключит ручные ошибки при заполнении ЕФС‑1․
• Контролируйте сроки․ Сдача ЕФС‑1 и выдача СТД‑Р должны быть выполнены в течение 3‑5 рабочих дней после даты увольнения, иначе могут возникнуть штрафы от контролирующих органов․
• Храните подтверждения․ Сохраняйте скриншоты или PDF‑копии отправленных форм, подтверждения получения СТД‑Р работником и подписи в журнале учёта (если есть бумажные книжки)․
• Обучайте HR‑специалистов․ Регулярно проводите тренинги по работе с ЭТК, ЕФС‑1 и СТД‑Р, чтобы избежать недоразумений․
• Учитывайте особенности удалённой работы․ При увольнении сотрудников, работающих из разных регионов, оформляйте возврат бумажных документов (если они есть) почтовой отправкой с подтверждением получения․

Увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой – процесс, который сочетает традиционные требования Трудового кодекса и современные требования электронного документооборота․ Ключевые шаги: подготовка приказа, внесение записи в ЭТК, сдача формы ЕФС‑1, выдача СТД‑Р и справки 2‑НДФЛ, а при необходимости – возврат бумажной книжки․ При соблюдении всех пунктов, описанных в этой статье, риск претензий со стороны работника и контролирующих органов минимален․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к юристу по трудовому праву или в службу поддержки портала Госуслуг․