Увольнение работника в связи с сокращением численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), одна из наиболее распространённых, но и наиболее строго регламентированных процедур. Ключевым этапом этого процесса является корректное оформление записи в трудовой книжке (или в сведениях о трудовой деятельности при использовании электронного документа). Ошибка на этом этапе может привести к признанию увольнения незаконным и восстановлению работника на работе.

Юридическая основа: на что всегда ссылаться

В соответствии с действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утверждён Постановлением Правительства РФ), запись об увольнении по сокращению должна содержать прямую ссылку на конкретный пункт части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Правильная формулировка основания: «Уволен в связи с сокращением численности (штата) работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)».

Важно! Запрещено использовать сокращения: нельзя писать «Пр.» вместо «Приказ», «Расп.» вместо «Распоряжение», «сокр;» вместо «сокращение», «пер.» вместо «переведен» и т.д. Также нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья», «Трудовой кодекс Российской Федерации». Каждое слово пишется полностью.

Порядок действий работодателя: пошаговая инструкция

1. Издание локального акта. Работодатель издает приказ (распоряжение) о сокращении штата/численности. Это основание для дальнейших действий.
2. Индивидуальное уведомление работника. Не менее чем за 2 месяца до предполагаемой даты увольнения (за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ) работник должен быть в письменной форме уведомлён о предстоящем увольнении по сокращению. В уведомлении указывается дата увольнения.
3. Оформление приказа об увольнении конкретного сотрудника. После истечения срока уведомления (или если сотрудник дал согласие на увольнение до истечения срока) издается приказ (распоряжение) об увольнении конкретного работника. В нём указывается дата прекращения трудового договора. Именно реквизиты этого приказа (номер и дата) отражаются в записи в трудовой книжке.
4. Внесение записи в трудовую книжку. На основании приказа об увольнении делается запись в трудовой книжке (или формируется электронная запись).
5. Выдача документов. В день увольнения работнику выдаётся его трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) с внесённой записью, а также расчётные и другие документы. При этом работник должен расписаться в получении документов в своей личной карточке (форма Т-2).

Как должна выглядеть правильная запись

Запись вносится от руки (для бумажной книжки) чётким почерком, без исправлений, помарок и сокращений. Для электронной трудовой книжки (ЕЛК) запись формируеться в установленной форме (ЕФС-1) через СЗВ-ТД.

Образец записи в бумажную трудовую книжку:

«Уволен в связи с сокращением численности (штата) работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

На основании приказа № ___ от «___» ___________ 20__ г.»

Дата увольнения: «___» ___________ 20__ г.

Подпись работника: _______________»

Образец записи в электронную трудовую книжку (ЕЛК):

В разделе «Сведения о трудовой деятельности» формируется запись по форме ЕФС-1, где в поле «Основание прекращения трудового договора» указывается: «Сокращение численности (штата) работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)», а также номер и дата приказа.

Ключевые нюансы при досрочном увольнении

Термин «досрочное увольнение» в контексте сокращения обычно означает увольнение до истечения двухмесячного срока уведомления. Это возможно только:

• По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). В этом случае основанием для записи будет не п. 2 ст. 81, а соглашение об расторжении договора.
• Если работник дал письменное согласие на увольнение в более ранний срок, указанный в уведомлении. В записи всё равно указывается основание «сокращение», но дата увольнения будет той, на которую согласился работник.

Важно! Если работник увольняется «досрочно» по собственному желанию в период, когда он был уведомлён о сокращении, это не считается увольнением по сокращению. Основанием будет п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора), если он не дал согласия на новые условия. В противном случае — увольнение по собственному желанию (п. 3 ч; 1 ст. 81 ТК РФ не применяется).

Типичные ошибки и их последствия

• Неправильное указание основания: «Уволен по сокращению штата» без ссылки на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Такая запись может быть признана некорректной.
• Использование сокращений: «Уволен по сокращ. штата (ст. 81 ТК РФ)». Не допускается.
• Отсутствие ссылки на приказ: Запись без номера и даты приказа об увольнении конкретного сотрудника является неполной.
• Несоответствие даты: Дата увольнения в записи должна совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении и в заявлении работника (если оно было).

Что делать, если ошибка допущена? Некорректную запись можно исправить. Для этого:

1. Издается приказ (распоряжение) о внесении исправлений в трудовую книжку.
2. В самой книжке старый текст зачеркивается одной жирной чертой (чтобы было видно исходный текст), рядом пишется правильный вариант, ставится дата исправления и подпись лица, внесшего исправление, с расшифровкой.
3. Работник должен быть ознакомлен с исправлением под роспись в личной карточке.

При увольнении по сокращению запись в трудовой книжке — это итоговый юридически значимый документ. Чтобы избежать споров:

• Всегда указывайте полное основание: «в связи с сокращением численности (штата) работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)».
• Не используйте никаких сокращений.
• Обязательно ссылайтесь на номер и дату приказа об увольнении конкретного работника.
• Соблюдайте сроки уведомления и процедуру ознакомления с приказами под роспись.
• Контролируйте, чтобы дата в записи полностью соответствовала дате прекращения трудового договора.

При наличии сомнений в правильности оформления записи рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву, чтобы минимизировать риски судебных споров и финансовых потерь.