Дата актуальности информации: 21 мая 2026 года. Законодательство может меняться, всегда уточняйте актуальные нормы.

С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) порядок документооборота при увольнении претерпел значительные изменения. Однако главный принцип остался прежним: работодатель обязан сделать запись об увольнении в трудовой книжке. В случае с электронным форматом эта запись вносится в единую цифровую базу.

Ключевой документ при увольнении с ЭТК

Основным и, по сути, единственным документом, который физически выдает работодатель при увольнении при наличии электронной трудовой книжки, является:

• Трудовая книжка в бумажном формате (если она у работника есть). Если у работника на руках сохранилась старая «зеленая» трудовая книжка (выданная до перехода на ЭТК), то запись об увольнении в нее вносится на основании приказа. После этого бумажная книжка возвращается работнику. Если бумажной книжки не было (новый сотрудник, получивший ЭТК сразу), то ничего бумажного выдается не нужно.

Что происходит с электронной записью?

Вся работа с электронной записью происходит внутри системы СЗВ-ТД (Единой государственной системы информации о трудовой деятельности).

1. При оформлении увольнения кадровик в системе СЗВ-ТД на вкладке «Условия увольнения» ставит флажок «Отразить в трудовой книжке» и указывает наименование документа-основания (приказ о увольнении).
2. Эта запись автоматически формируется в электронную трудовую книжку работника. Доступ к ней у работника есть через портал «Госуслуги» или через систему работодателя (если он предоставляет такой доступ).
3. Данные об увольнении также автоматически передаются в форму ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности), которая является отчетным документом для Пенсионного фонда.

Что еще может понадобиться работнику?

Хотя сама запись в ЭТК делается автоматически, работнику для подтверждения факта увольнения, поиска новой работы или решения других вопросов могут потребоваться следующие бумажные документы, которые работодатель обязан выдать по первому требованию:

• Копия приказа об увольнении (с отметкой об ознакомлении или с подписью работника). Это основной документ, подтверждающий основание и дату увольнения.
• Справка о заработной плате (сведений о доходах) за последние 3 месяца (форма 182н или по требованию). Часто нужна для оформления пособия в Центре занятости.
• Выписка из электронной трудовой книжки. Хотя доступ к ЭТК есть онлайн, работник вправе получить на бумаге заверенную выписку из своей электронной трудовой книжки. Для этого нужно написать заявление. Работодатель обязан ее подготовить и выдать.
• Трудовая книжка в бумажном формате (если она была). Как указано выше, после внесения записи ее возвращают.

Важные нюансы и частые ошибки

Проверьте запись в ЭТК!

В течение 3 рабочих дней после увольнения обязательно проверьте, что запись об увольнении (дата, причина, основание) появилась в вашей электронной трудовой книжке. Если записи нет — немедленно обратитесь к работодателю с письменным заявлением о внесении записи.

Причина увольнения.

Убедитесь, что в системе и в копии приказа корректно указана формулировка причины увольнения (например, «по собственному желанию», «в связи с истечением срока трудового договора»). От этого зависит получение пособия и расчет стажа.

Конфиденциальность.

Доступ к вашей ЭТК есть только у вас, вашего работодателя (в части внесения записей) и у Пенсионного фонда. Никаких других организаций (банки, МФЦ) не имеют права запрашивать ее напрямую без вашего согласия.

Практическая инструкция для работника

1. В день увольнения: Получите копию приказа об увольнении с вашей подписью об ознакомлении. Уточните у кадровика, что запись об увольнении будет отражена в ЭТК.
2. В течение 3 дней: Зайдите на портал «Госуслуги» (или в систему вашего работодателя) и проверьте раздел «Трудовая деятельность». Найдите запись об увольнении. Проверьте дату и причину.
3. Если запись не появилась: Напишите заявление на имя директора с требованием внести запись в ЭТК в установленный законом срок (3 рабочих дня). Копию оставьте у себя.
4. При необходимости: Подайте письменное заявление на получение выписки из трудовой книжки в бумажном виде.

При электронной трудовой книжке физический документ «трудовая книжка» чаще всего не выдается, так как она не существует в бумажном виде. Вместо этого работодатель обязан:

1. Внести корректную запись об увольнении в систему СЗВ-ТД (с флажком «Отразить в трудовой книжке»).
2. Выдать по требованию работника копию приказа об увольнении и/или выписку из ЭТК.
3. Вернуть бумажную трудовую книжку, если таковая имелась, с внесенной в нее записью.

Главное, что должен помнить работник: факт увольнения и его правильное отражение теперь лежит в цифровой базе. Ваша задача — контролировать эту запись через личный кабинет. Все спорные ситуации решаются на основании приказа и данных из Единой государственной системы информации о трудовой деятельности.

Примечание: Данная статья основана на действующем законодательстве РФ на . Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.