С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает‚ что все работодатели обязаны вести трудовые отношения исключительно в электронном виде — как для новых сотрудников‚ так и для тех‚ кто добровольно перешёл на ЭТК. При увольнении сотрудника процесс оформления документов существенно изменился‚ и важно понимать‚ как правильно действовать как работнику‚ так и работодателю.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в котором хранится вся история трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ должности‚ награды‚ увольнения и другие сведения. ЭТК ведётся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна сотруднику через личный кабинет на сайте www.pfrf.ru или портале Госуслуги.

Обязательно ли переходить на ЭТК при увольнении?

• Если сотрудник никогда не имел бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве после 2021 года ему автоматически открывается ЭТК.
• Если сотрудник имел бумажную трудовую книжку до 2021 года — он может выбрать: оставить её или перейти на ЭТК. Для перехода нужно подать заявление работодателю.
• При увольнении работодатель не вправе требовать от сотрудника выбор между бумажной и электронной формой — решение остаётся за работником.

Как оформляется увольнение при наличии ЭТК?

Процедура увольнения при использовании электронной трудовой книжки отличается от традиционной только формой передачи информации. Ниже — пошаговый алгоритм:

1. Сотрудник подаёт заявление об увольнении — в письменной форме (на бумаге или в электронном виде‚ если есть электронная подпись).
2. Работодатель издаёт приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а).
3. В день увольнения работодатель обязан:
   • внести сведения об увольнении в ЭТК через информационную систему ПФР;
   • выдать сотруднику выписку из ЭТК — в электронном виде (по желанию сотрудника) или на бумажном носителе (если сотрудник ранее имел бумажную книжку и запросил её).
4. Выплата всех положенных сумм (зарплата‚ компенсация за неиспользованный отпуск и др.) производится в установленные сроки.
5. Сотрудник получает на руки:
   • выписку из ЭТК (электронную или бумажную);
   • справку 2-НДФЛ;
   • документы по социальному страхованию (если требуются).

Важно: выписка из ЭТК при увольнении

Выписка из электронной трудовой книжки, это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж. Она содержит:

• ФИО сотрудника;
• периоды работы;
• должности;
• причины увольнения;
• даты приёма и увольнения;
• подпись и печать работодателя (в электронном виде — электронная подпись).

Выписка может быть получена:

• Электронно — через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги (с электронной подписью);
• На бумаге — по запросу сотрудника‚ работодатель обязан распечатать и заверить документ.

Что делать‚ если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник до 2026 года работал с бумажной трудовой книжкой и не подавал заявление на переход на ЭТК‚ то:

• При увольнении работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку с последней записью об увольнении;
• Сведения об увольнении также вносятся в ЭТК — если сотрудник ранее перешёл на электронную форму‚ то запись появится в обеих системах.

Если сотрудник уже перешёл на ЭТК‚ то бумажная книжка остаётся у него на руках как архивный документ‚ а все новые сведения (включая увольнение) вносятся только в ЭТК.

Права работника при увольнении с ЭТК

• Право на получение выписки — работодатель не может отказать в выдаче выписки из ЭТК‚ даже если сотрудник не запросил её заранее.
• Право на выбор формата — сотрудник может требовать выписку в электронном виде (с ЭЦП) или на бумаге.
• Право на своевременное оформление — все документы должны быть выданы в день увольнения.
• Право на обжалование, если работодатель не внес данные в ЭТК‚ сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или ПФР.

Что делать‚ если работодатель отказывается вносить данные в ЭТК?

Если работодатель уклоняется от внесения сведений об увольнении в ЭТК‚ это нарушение закона. В этом случае сотрудник должен:

1. Написать заявление на имя руководителя с требованием внести сведения в ЭТК и выдать выписку.
2. Отправить заявление с уведомлением о вручении (или по электронной почте с прочтением).
3. Если в течение 3 рабочих дней ответа нет, подать жалобу в Государственную инспекцию труда или Пенсионный фонд России.

Как проверить‚ что данные в ЭТК внесены правильно?

Каждый сотрудник может самостоятельно проверить свою электронную трудовую книжку:

1. Зайти на сайт www.pfrf.ru → «Личный кабинет гражданина».
2. Авторизоватся через портал Госуслуги (с подтверждённой учётной записью).
3. Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Проверить все записи‚ особенно последнюю — об увольнении.

Если запись отсутствует или содержит ошибки — сразу обращайтесь в ПФР с заявлением о внесении исправлений.

• С 2026 года бумажные трудовые книжки больше не ведутся для новых сотрудников — только ЭТК.
• При увольнении работодатель обязан внести сведения в ЭТК и выдать выписку.
• Сотрудник имеет право на электронную или бумажную выписку, выбор за ним.
• Отказ работодателя внести данные в ЭТК — нарушение закона‚ влекущее штрафы и проверки.
• Сотрудник может и должен самостоятельно проверять свою ЭТК через личный кабинет ПФР.

Электронная трудовая книжка — это удобно‚ безопасно и прозрачно. Она защищает права работника‚ исключает потери документов и упрощает процесс трудоустройства в будущем. Главное — знать свои права и не бояться требовать их соблюдения.

Помните: ваш трудовой стаж, ваше будущее. И он должен быть точно зафиксирован в ЭТК!