Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина. Все данные хранятся в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР) и формируются на основании отчётов СЗВ‑ТД, представляемых работодателем.
С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о сотрудниках в электронном виде, а граждане могут просматривать их онлайн. Ниже – подробный план, как получить доступ к своей ЭТК.
Что нужно подготовить перед входом в электронную трудовую книжку
- СНИЛС – основной идентификатор в системе ПФР.
- Активный номер мобильного телефона, привязанный к СНИЛС (для получения SMS‑кода).
- Электронная почта (для подтверждения регистрации в портале Госуслуги).
- Документ, подтверждающий личность (паспорт) – понадобится при первой регистрации в системе.
- Доступ к Интернету (компьютер, планшет или смартфон).
Способы доступа к ЭТК
2.1 Портал «Госуслуги»
- Перейдите на сайт gosuslugi.ru.
- Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль (или СМС‑вход).
- В строке поиска введите «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите кнопку «Открыть электронную трудовую книжку».
- Система запросит подтверждение личности (SMS‑код). Введите полученный код.
- После подтверждения откроется страница с полным перечнем записей о трудовой деятельности.
2.2 Мобильное приложение «ПФР» (Android / iOS)
- Скачайте приложение «ПФР Онлайн» из Google Play или App Store.
- Войдите, указав СНИЛС и пароль от личного кабинета ПФР (можно привязать аккаунт Госуслуг).
- В меню выберите пункт «Электронная трудовая книжка».
- Подтвердите вход через SMS‑код.
- На экране отобразятся все записи о трудовой деятельности, а также возможность распечатать справку.
2.3 Через работодателя (1С:ЗУП и другие HR‑системы)
Если ваш работодатель использует 1С:ЗУП, он может предоставить вам прямую ссылку на ваш профиль в ПФР. В этом случае:
- Обратитесь в отдел кадров с просьбой выслать ссылку на ваш личный кабинет ПФР.
- Следуйте инструкциям, полученным от работодателя (обычно это ввод СНИЛС и подтверждение через телефон).
Что увидеть в электронной трудовой книжке
- Дата начала и окончания каждого трудового договора.
- Наименование организации‑работодателя.
- Должность и штатное расписание.
- Сведения о периодах отпуска, командировок, обучения.
- Записи о повышении квалификации, профессиональном росте.
- Информация о начислении и выплате пенсии (при наличии).
Как распечатать или сохранить сведения
- В личном кабинете нажмите кнопку «Скачать PDF» – будет сформирован документ, пригодный для печати.
- Для печати через браузер используйте сочетание Ctrl+P (Windows) или Cmd+P (Mac).
- Если нужен официальный документ, запросите в ПФР «Справку о наличии ЭТК», которая будет подписана электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
5.1 Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
С 2020 года переход на ЭТК стал обязательным для всех работодателей. Отказ от неё возможен только в исключительных случаях (например, при наличии медицинских противопоказаний к использованию электронных сервисов), и требует официального заявления в ПФР.
5.2 Что делать, если в ЭТК нет записи о моём последнем месте работы?
Сначала уточните у работодателя, отправил ли он отчёт СЗВ‑ТД. Если отчёт уже отправлен, но запись не появилась, обратитесь в службу поддержки ПФР (телефон 8‑800‑200‑00‑00) с указанием СНИЛС и даты начала работы.
5.3 Нужно ли предъявлять электронную трудовую книжку при приёме на работу?
Да. Приём на работу в 2026 году подразумевает проверку наличия ЭТК через онлайн‑сервис ПФР. Работодатель может запросить доступ к вашему профилю или попросить предоставить распечатанную справку.
5.4 Как восстановить доступ, если я потерял пароль от Госуслуг?
На странице входа нажмите «Забыли пароль?» и следуйте инструкциям восстановления через привязанный телефон или электронную почту.
5.5 Можно ли делиться доступом к своей ЭТК с другими людьми?
Нет. Доступ к ЭТК является персональным и защищённым. Передача логина и пароля считается нарушением законодательства о персональных данных.
Советы по безопасному использованию ЭТК
- Регулярно проверяйте свои записи – это поможет вовремя обнаружить ошибки.
- Не сохраняйте пароли в открытом виде на общедоступных компьютерах.
- Включайте двухфакторную аутентификацию, если она доступна в вашем личном кабинете.
- При смене номера телефона сразу обновляйте контактные данные в ПФР.
Электронная трудовая книжка – удобный и надёжный способ хранить сведения о своей трудовой истории. Благодаря цифровизации вы можете в любой момент проверить свои записи, распечатать справку и предоставить её работодателю без необходимости искать бумажный документ. Следуйте приведённым выше инструкциям, и доступ к вашей ЭТК будет простым и безопасным.
Дата актуализации: