Увольнение сотрудника — это всегда бюрократический процесс, который требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ. Одной из самых распространенных проблем, с которой сталкиваются кадровики и руководители, является ситуация, когда уволенный работник не явился за своей трудовой книжкой в день увольнения. Чем это грозит работодателю и как правильно действовать, чтобы избежать штрафов и судебных исков? Разберемся подробно.
Почему это важно?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или не выдана вовремя по вине работодателя, это может привести к серьезным последствиям для работника, а значит, к юридической ответственности для компании.
Согласно ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Если этого не сделать, организация может быть привлечена к административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ), а также обязана будет возместить работнику заработок, не полученный им за время задержки выдачи документа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): меняет ли это ситуацию?
Важно учитывать актуальные реалии: сегодня ведется электронная трудовая книжка. Она хранится в Социальном фонде. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), о местах и периодах работы.
Однако наличие ЭТК не отменяет обязанности работодателя выдать бумажную трудовую книжку по требованию работника. Если сотрудник не подавал заявление о переходе исключительно на электронный вариант, или если он хочет получить бумажный документ на руки, работодатель обязан его вернуть. Если же сотрудник перешел на ЭТК и написал соответствующее заявление, бумажная книжка ему просто не выдается (она хранится у работодателя или выдаеться на руки под роспись при первом требовании).
Пошаговый алгоритм действий
Если в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документ, работодатель должен действовать по следующему алгоритму:
Шаг 1. Зафиксируйте факт невыдачи
Составьте акт о том, что в день увольнения работнику не удалось выдать трудовую книжку. В акте укажите причину (например, отсутствие работника на рабочем месте). Акт подписывают сотрудники отдела кадров и свидетели.
Шаг 2. Направьте уведомление
Это самый важный шаг, который снимает с работодателя ответственность за задержку. В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан направить уволенному сотруднику письменное уведомление.
- Что писать в уведомлении? О необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Как отправить? Обязательно ценным письмом с описью вложения. Только так вы сможете доказать в суде, что отправили именно уведомление, а не пустой конверт.
Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Шаг 3. Получите согласие на пересылку (или дождитесь личного визита)
Если сотрудник прислал письменное согласие на пересылку документа по почте, вы обязаны отправить трудовую книжку.
- Отправку производите заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
- Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника. Без его письменного разрешения отправлять документ нельзя!
Шаг 4. Правильно храните невостребованный документ
Если работник не ответил на уведомление или отказался от пересылки, трудовая книжка должна остаться у работодателя.
- Книга учета движения трудовых книжек должна быть заполнена, а расписка работника в ней будет отсутствовать (вместо нее подшивается акт о невыдаче и копия отправленного уведомления).
- Невостребованная трудовая книжка должна храниться в сейфе работодателя до востребования (согласно п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
- Хранить такие документы нужно не менее 50 лет.
Частые вопросы и нюансы
Можно ли просто выбросить или уничтожить трудовую книжку, если за ней не пришли?
Категорически нет! Уничтожение документа является грубым нарушением. Если через несколько лет бывший работник обратится в суд, работодателю придется восстанавливать стаж за свой счет, а также выплачивать компенсацию.
Что делать, если работник просит выслать книжку курьером или транспортной компанией?
Трудовой кодекс разрешает пересылку только через организации связи (Почту России). Отправка курьером — это риск для работодателя. Если вы отправляете документ курьером, делайте это только на основании письменного заявления работника и под его личную ответственность.
Работник просит отдать книжку родственнику; Это законно?
Выдавать трудовую книжку третьим лицам (даже близким родственникам) можно только при наличии нотариально заверенной доверенности от уволенного сотрудника. Простая рукописная доверенность не подойдет.
Ситуация, когда сотрудник не забрал трудовую книжку, не должна пугать работодателя, если все действия выполнены по закону. Главное правило — не бездействовать. Своевременное составление акта и отправка заказного письма с уведомлением о необходимости забрать документ полностью защитят компанию от штрафов и судебных разбирательств. А бумажную трудовую книжку следует просто убрать в сейф на долгосрочное хранение в ожидании владельца.