Увольнение сотрудника — это не только прекращение трудовых отношений, но и строго регламентированный процесс документального оформления. Одним из ключевых этапов является правильное ведение и выдача трудовой книжки. Ошибки на этом этапе могут привести к серьезным юридическим последствиям для работодателя и проблемам с трудоустройством для работника. В данной статье мы подробно разберем процедуру оформления записей, сроки выдачи и особенности работы с электронными и бумажными трудовыми книжками в текущих условиях 2026 года.
Сроки внесения записей и выдачи документа
Согласно актуальному законодательству, в частности статье 80 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан в последний день работы работника:
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде);
- Выдать работнику трудовую книжку на руки;
- Предоставить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или подтвердить их электронную передачу в СФР.
Важно помнить: запись об увольнении должна быть внесена именно в день увольнения и должна дословно соответствовать тексту приказа. Любые расхождения между приказом и записью в трудовой книжке недопустимы.
Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении
Процедура заполнения зависит от основания увольнения, но общие правила едины для всех случаев. Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
Структура записи (графы):
- Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация продолжается сквозная).
- Графа 2: Дата увольнения (число, месяц, год). Она должна совпадать с датой приказа и последним днем работы.
- Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
- Графа 4: Дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
Примеры формулировок в графе 3:
- По собственному желанию: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По сокращению штата: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По соглашению сторон: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Обратите внимание: Законодательство уравнивает по смыслу формулировки «уволить», «прекратить трудовой договор» и «расторгнуть трудовой договор». Однако в самой трудовой книжке рекомендуется использовать устоявшуюся формулировку «Уволен…».
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчетность в СФР
В 2026 году большинство работников перешли на электронные трудовые книжки. Однако процедура уведомления Социального фонда России (СФР) остается обязательной для всех.
При увольнении работника работодатель обязан:
- Сдать форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 (сведения о приеме и увольнении).
- Сделать это необходимо не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (согласно п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Если работник вел бумажную трудовую, данные также дублируются в электронную базу СФР через форму ЕФС-1.
Процедура выдачи трудовой книжки и фиксация факта
Выдача трудовой книжки — критически важный момент, снимающий с работодателя ответственность за хранение документа.
Алгоритм действий:
- Работник получает трудовую книжку в день увольнения.
- Факт выдачи фиксируется в Журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Работник ставит свою подпись в журнале о получении книжки.
Если пренебречь отметкой в журнале, у недобросовестного бывшего сотрудника формально не будет доказательств того, что книжка была ему возвращена, что может создать риски для работодателя. Если работник отказывается забирать документ или отсутствует, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте;
Какие еще документы выдаются при увольнении?
Помимо трудовой книжки, в 2026 году работодатель обязан выдать сотруднику полный пакет документов:
- Справка о доходах и суммах НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ) за текущий год.
- Справка для расчета больничного (о среднем заработке).
- СТД-Р, сведения о трудовой деятельности (если работник не отказался от бумажной книжки, но даже в этом случае по запросу выдается распечатка).
- Копии приказов о приеме и увольнении (по письменному заявлению работника).
Правильное оформление трудовой книжки при увольнении — это гарантия отсутствия трудовых споров в будущем. Работодателю необходимо строго следить за соответствием записей в бумажной книжке, приказе и данных, передаваемых в СФР. Соблюдение сроков (выдача в последний день, отчет ЕФС-1 на следующий день) и наличие подписей в журнале учета обезопасят обе стороны трудовых отношений.