Увольнение сотрудника, это не только прекращение трудовых отношений, но и строго регламентированный процесс документооборота. Центральным элементом здесь остается трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности для «электронных» сотрудников). В 2026 году правила оформления и выдачи документов остаются жесткими, а ошибки могут стоить работодателю серьезных штрафов.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении, какие статьи ТК РФ использовать, как поступить с бумажными и электронными книжками и что делать, если работник не пришел за документами.
Основное правило: сроки и ответственность
Согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Это императивное требование закона.
Важно помнить о рисках:
- Материальная ответственность: Если задержка выдачи произошла по вине работодателя, он обязан оплатить работнику все время простоя.
- Административная ответственность: Нарушение порядка выдачи грозит штрафами для организации и должностных лиц.
Работник должен расписаться в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, подтверждая факт получения документа.
Как правильно внести запись об увольнении
Запись в трудовой книжке — это юридический факт, требующий максимальной точности. Согласно части 5 статьи 84.1 ТК РФ, запись вносится в строгом соответствии с формулировками закона;
Требования к заполнению:
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата прекращения трудового договора (обычно совпадает с последним днем работы или датой, указанной в соглашении).
- Графа 3: Причина и основание увольнения. Текст должен дословно соответствовать формулировке из ТК РФ или иного федерального закона.
- Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении (номер и дата).
Пример: При увольнении по собственному желанию запись должна ссылаться на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. При увольнении по соглашению сторон — на пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
Для сотрудников, выбравших ведение трудовой деятельности в электронном виде, физическая запись в бумажную книжку не вносится (если она велась ранее, в ней делаеться отметка о переходе на ЭТК). Однако обязанность работодателя по передаче данных сохраняется.
Порядок действий при увольнении сотрудника с ЭТК:
- Оформить приказ об увольнении.
- Внести сведения в личную карточку работника.
- Сформировать и отправить в Социальный фонд России (СФР) отчет по форме ЕФС-1 (разделы 1 и 1.1).
Работодатель обязан отправлять форму ЕФС-1 при увольнении работника независимо от формата его трудовой книжки. Сотруднику по его просьбе выдается форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), заверенная работодателем.
Что делать, если работник отсутствует или отказывается от получения?
Часто возникает ситуация, когда в последний день работы сотрудника нет на месте (болезнь, прогул) или он отказывается забирать трудовую книжку. Алгоритм действий работодателя в 2026 году остается следующим:
Шаг 1. Фиксация факта
Необходимо зафиксировать отсутствие работника или его отказ (например, актом об отказе в получении).
Шаг 2. Уведомление
Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Уведомление отправляется по известному адресу проживания.
Шаг 3. Отправка по почте
Если получено согласие (или прошло время с момента уведомления), трудовая книжка (или форма СТД-Р для электронных случаев) отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
Кроме трудовой книжки, заказным письмом также пересылаются:
- Расчетный листок;
- Копия приказа об увольнении;
- Выписки из формы ЕФС-1;
- Раздел 3 расчета по страховым взносам (РСВ).
Дополнительные документы при увольнении
Помимо трудовой книжки, в 2026 году работодатель обязан выдать (или отправить) сотруднику пакет документов:
- Копия приказа об увольнении: Выдается в день увольнения по письменному заявлению работника (а на практике часто выдается автоматически во избежание споров).
- Справка о суммах заработка: Необходима для расчета пособий по новому месту работы.
- Форма СТД-Р: Для всех работников, содержащая полную историю трудовой деятельности у данного работодателя.
Резюме
Процедура увольнения требует внимательности к деталям. Главное — соблюсти сроки выдачи документов (день увольнения) и точность формулировок в записях (со ссылкой на конкретные статьи ТК РФ). Для электронных трудовых книжек ключевым моментом является своевременная подача формы ЕФС-1 в Социальный фонд. Соблюдение этих правил защитит компанию от юридических рисков, а сотруднику позволит без проблем трудоустроиться на новом месте.