Увольнение сотрудника – один из самых ответственных моментов в работе HR‑отдела. Правильно оформленная запись в трудовой книжке защищает компанию от споров и подтверждает законность прекращения трудового договора. В этой статье мы разберём, как правильно оформить запись, какие формулировки использовать и какие нюансы следует учитывать.

Нормативная база

Записи в трудовой книжке регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Положением о трудовой книжке (утверждённым постановлением Правительства РФ от № 157). Главное требование – указание даты увольнения и причины увольнения в соответствии с законодательством.

Причины увольнения, указанные в ТК РФ

• По инициативе работника (самостоятельное заявление).
• По соглашению сторон.
• По инициативе работодателя (в т.ч. по статье 81 ТК РФ).
• Истечение срока действия трудового договора.
• Нарушение условий труда (например, отсутствие необходимой квалификации).

Структура записи в трудовой книжке

В каждой записи обычно указываются следующие элементы:

1. Номер записи (порядковый номер в книжке).
2. Дата записи (дата, когда вносится сведения).
3. Сведения о прекращении трудовой деятельности – дата увольнения и причина.
4. Подпись руководителя (при необходимости).

Пример оформления записи

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Увольнение по собственному желанию
Графа 4: 
Графа 5: (при необходимости – подпись руководителя)

Ниже – полный образец записи, оформленной в соответствии с требованиями ТК РФ.

Образец записи при увольнении по собственному желанию

Если сотрудник подаёт заявление об уходе, в трудовой книжке вносят следующую запись:

• Графа 1 – 1 (или следующий номер записи).
• Графа 2 – (дата внесения записи).
• Графа 3 – «Увольнение по собственному желанию».
• Графа 4 – (дата прекращения трудового договора).
• Графа 5 – подпись руководителя (по желанию).

Точный текст записи может выглядеть так:

Запись № 1 –
Увольнение – по собственному желанию сотрудника Иванова Ивана Ивановича в связи с личными обстоятельствами.

Как правильно оформить запись при увольнении по инициативе работодателя

В этом случае в графе 3 указывают причину, предусмотренную ТК РФ (например, «Нарушение условий труда», «Постоянное несоответствие квалификации требованиям должности»). Пример:

• Графа 3: «Увольнение по инициативе работодателя – нарушение условий труда».
• Графа 4: дата увольнения.

Частые ошибки при оформлении

• Отсутствие даты – запись должна содержать точную дату прекращения труда.
• Неуказание причины – без указания причины запись считается недействительной.
• Неправильный порядковый номер – каждый пункт должен быть пронумерован последовательно.
• Отсутствие подписи – хотя подпись не обязана ставиться, её наличие повышает официальность.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли оформить увольнение без указания причины? – Нет, закон требует указания причины, если она не «по собственному желанию».
2. Нужно ли вносить запись вручную или можно электронно? – В соответствии с ТК РФ запись должна быть произведена в бумажную трудовую книжку. Электронные варианты допускаются только при наличии оригинального документа.
3. Как оформить увольнение по соглашению сторон? – В графе 3 указывают «Увольнение по соглашению сторон», а в графе 4 – дату прекращения.

Правильно составленная запись в трудовой книжке – важный элемент юридической защиты компании. Применяя приведённые выше образцы и следуя требованиям ТК РФ, вы сможете оформить увольнение корректно, без риска последующих споров.

Для удобства работы с образцами рекомендуем скачать пустой бланк трудовой книжки и использовать его как шаблон.