Увольнение сотрудника — это сложный процесс, который требует от кадровиков и бухгалтерии строгого соблюдения норм трудового законодательства. Один из важнейших этапов расторжения трудового договора — это выдача работнику его личных документов, среди которых центральное место занимает трудовая книжка. Чтобы обезопасить работодателя от возможных претензий и штрафов, факт возврата документа обязательно должен быть зафиксирован. Для этого используется расписка в получении трудовой книжки.
Зачем нужна расписка?
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Она содержит полную информацию о предыдущих местах работы, причинах увольнения, повышениях по службе, награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях. С ее помощью составляется подробный профессиональный портрет сотрудника.
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Если сотрудник не получит документ вовремя по вине работодателя, последний может быть привлечен к административной ответственности и обязан будет возместить работнику неполученный заработок. Расписка служит главным доказательством того, что работодатель свои обязанности выполнил в полном объеме и в установленный срок.
Способы фиксации выдачи трудовой книжки
На практике подтвердить факт передачи документа можно несколькими способами:
- Отметка в журнале учета — подпись увольняемого сотрудника в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; Это классический и самый частый вариант;
- Подписанная опись передаваемых документов — применяется, если вместе с трудовой книжкой выдается пакет других бумаг.
- Расписка в получении — отдельный документ, написанный от руки или заполненный на бланке, в котором работник подтверждает факт получения документа на руки.
Стоит отметить, что в 2026 году при выдаче электронного варианта документа (Сведения о трудовой деятельности — СТД-Р) также требуется фиксация. Для учета выдачи СТД-Р рекомендуется вести отдельный журнал, аналогичный журналу для бумажных трудовых книжек.
Как правильно написать расписку?
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы расписки, поэтому она может быть составлена в произвольном виде. Однако, чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать ряд обязательных реквизитов:
- Наименование документа, «Расписка в получении трудовой книжки».
- Дата и место составления — обязательно указывается день выдачи (он должен совпадать с днем увольнения).
- Данные работника — ФИО увольняемого сотрудника полностью, а также его паспортные данные.
- Данные работодателя — наименование организации или ИП.
- Реквизиты трудовой книжки, серия, номер бланка. Это исключит споры о том, какую именно книжку получил сотрудник.
- Основание увольнения — можно указать ссылку на приказ и статью ТК РФ.
- Личная подпись работника, обязательное условие, без подписи расписка недействительна.
Важное правило о бумажном носителе
Несмотря на повсеместное внедрение электронного документооборота, расписка должна быть оформлена на бумажном носителе. Если работодатель использует готовый бланк, сотруднику все равно необходимо от руки дописать свои ФИО и поставить собственноручную подпись. Это позволит в случае судебного спора провести почерковедческую экспертизу.
Особенности заполнения трудовой книжки перед выдачей
Прежде чем взять расписку, кадровику необходимо корректно внести в трудовую книжку запись об увольнении. В 2026 году действуют актуующие Правила и Порядок ведения трудовых книжек:
- В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата увольнения.
- В графе 3 делается запись об основании прекращения трудового договора. Например, при увольнении по собственному желанию пишется: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При сокращении штата: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
Также важно помнить, что проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше, а также в случаях, предусмотренных Правилами (например, при увольнении), осуществляется только при наличии печати у работодателя (согласно Приказу Минтруда России от N 589н). Если организация работает без печати, она не ставится.
Образец расписки в получении трудовой книжки (2026 год)
Ниже представлен примерный образец расписки, который можно адаптировать под нужды вашей организации.
Пример заполнения:
РАСПИСКА
г. Москва, 21 мая 2026 г.
Я, Иванов Петр Сергеевич, паспорт серии 4510 № 123456, выдан ОВД района Кунцево г. Москвы г., код подразделения 772-048, работающий в ООО «Альфа» в должности менеджера, настоящей распиской подтверждаю, что в день моего увольнения (приказ от № 45-к) я получил на руки свою трудовую книжку, серия ТК-V № 9876543.
Претензий к работодателю по поводу задержки выдачи трудовой книжки не имею.
Работник: _________________ / П.С. Иванов /
(подпись)
Что делать, если работник отказывается подписывать?
Иногда увольняемые сотрудники отказываются забирать трудовую книжку из-за несогласия с увольнением или по иным причинам. В таком случае работодатель обязан:
- Составить Акт об отказе от подписи и получения трудовой книжки (подписывается кадровиком и двумя свидетелями).
- Направить работнику уведомление заказным письмом с описью вложения о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Расписка в получении трудовой книжки при увольнении — это надежный способ защиты работодателя от необоснованных обвинений в задержке документов. В 2026 году актуальность этого документа не снижается, несмотря на переход на электронные трудовые отношения (СТД-Р). Кадровым специалистам следует внимательно следить за правильностью внесения записей в саму трудовую книжку и не забывать брать с работника расписку или подпись в журнале учета, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции и судебных исков.