Увольнение сотрудника – это процесс‚ сопровождаемый множеством формальностей. Одной из важнейших процедур является выдача трудовой книжки и правильное оформление записи об увольнении в ней. В этой статье мы разберём‚ какое заявление необходимо подать работнику‚ как оформить запись в книжке‚ какие сроки и документы задействованы‚ а также рассмотрим особые случаи.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ‚ фиксирующий все периоды работы сотрудника у разных работодателей. Она служит подтверждением трудового стажа‚ что важно при расчёте пенсии‚ компенсаций и других выплат.

Ключевые требования к ведению книжки

• Записи вносятся в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждёнными постановлением Правительства РФ от № 225.
• Запись должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации (если она есть).
• Все изменения в книжке оформляются в порядке‚ установленном законом.

Когда выдаётся трудовой книжка?

Согласно пункту 4 Правил‚ трудовую книжку работодатель выдаёт только при увольнении (или по требованию самого работника в период работы). Однако в реальной практике часто возникает вопрос: нужно ли подавать заявление о ведении книжки при увольнении?

Основные случаи выдачи

1. Увольнение по инициативе работодателя – книжка выдаётся в день увольнения.
2. Увольнение по инициативе работника – книжка выдаётся в день расторжения трудового договора‚ но не позже чем через три рабочих дня с подачи заявления.
3. Отказ от получения – если сотрудник отказывается принимать книжку‚ работодатель должен составить специальное уведомление о невозможности выдачи.

Как оформить заявление на ведение трудовой книжки?

Заявление – это письменный запрос работника о выдаче (или продолжении) ведения трудовой книжки. Оно может быть подписано в любой форме‚ но должно содержать минимум следующие сведения:

• ФИО работника.
• Номер и дата трудового договора.
• Точная просьба: «прошу выдать мне трудовую книжку» или «прошу продолжить вести бумажную трудовую книжку».
• Подпись и дата.

Важно помнить‚ что заявление может быть подано не позднее чем за три рабочих дня до увольнения. Если оно пришло позже‚ выдача всё равно возможна‚ но книжка будет передана в последний рабочий день.

Как правильно оформить запись об увольнении в книжке?

Запись в трудовой книжке – это официальный документ‚ который фиксирует факт увольнения. Пример заполнения (2026 год):

Запись должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации. Если печати нет‚ подпись должна быть подтверждена уполномоченным лицом‚ ответственным за ведение трудовых книжек.

Особые случаи выдачи книжки

Смерть работника

Если увольнение происходит в связи со смертью сотрудника‚ оригинал трудовой книжки выдаётся родственникам в течение трёх рабочих дней с момента получения их заявления.

Дистанционные сотрудники

Для удалённых работников правила оформления записи не меняются. Даже если сотрудник работает в онлайн‑режиме‚ его увольнение оформляется так же‚ как и у офисных сотрудников. Электронная трудовая книжка (ЕФС‑1) используется только в случае‚ когда работник перешёл на электронный формат – в остальных случаях ведётся бумажная книжка.

Отказ от получения книжки

Если сотрудник отказывается принимать трудовую книжку‚ работодатель обязан составить уведомление о невозможности выдачи и сохранить копию уведомления в личном деле.

Какие документы нужно выдать вместе с книжкой?

Согласно ст. 62 ТК РФ‚ при увольнении работодатель обязан выдать сотруднику следующие документы в день расторжения трудового договора:

• Копии приказа (распоряжения) о приеме и об увольнении.
• Копии приказа (распоряжения) о переводе‚ если он был.
• Выписку из трудовой книжки (если она была вести).
• Справку о среднем заработке (при необходимости).
• Документ‚ подтверждающий отсутствие задолженности по зарплате (при наличии).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли выдавать трудовую книжку до окончания всех расчётов? – Да‚ книжка выдаётся в день увольнения‚ независимо от того‚ когда будут окончательно рассчитаны все выплаты.
2. Что делать‚ если в книжке нет отметки о предыдущем месте работы? – В таком случае необходимо запросить у предыдущего работодателя подтверждение записи и внести её в книжку при увольнении.
3. Нужно ли оформлять отдельное заявление‚ если работник просит продолжить вести бумажную книжку? – Да‚ работник должен подать письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки‚ которое затем фиксируется в системе ПФР.
4. Можно ли оформить запись об увольнении без подписи руководителя? – Нет‚ подпись руководителя обязательна для юридической значимости записи.

Правильное оформление заявления на ведение трудовой книжки и запись об увольнении – важный этап‚ который гарантирует юридическую чистоту процесса и защищает интересы как работодателя‚ так и сотрудника. Соблюдайте сроки‚ оформляйте подписи и печати‚ а также не забывайте о выдаче всех сопутствующих документов.

Если у вас возникнут сомнения по отдельным нюансам‚ рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться проверенными образцами заявлений‚ доступными на официальных ресурсах (например‚ nalog-nalog.ru).

Автор статьи: кадровый консультант‚ 2026 год.