Увольнение сотрудника – это процедура, сопровождающаяся рядом формальностей. В условиях, когда используется электронная трудовая книжка (ЭТК), важно правильно оформить все документы, чтобы избежать споров и обеспечить законность действий работодателя.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной формы, в которой фиксируется:
- трудовая деятельность сотрудника;
- стаж работы;
- место работы;
- другие сведения, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.
ЭТК появилась в России пять лет назад и с 1 января 2026 года стала обязательной для большинства работодателей в рамках переходного периода.
Преимущества ЭТК
• Безопасность хранения – отсутствие риска потери или порчи бумажного документа.
• Удобство доступа – сотрудник и работодатель могут просматривать сведения в любой момент через личный кабинет.
• Автоматическая проверка – система автоматически фиксирует изменения статуса занятости.
Какие документы обязаны выдать работнику при увольнении
При увольнении сотрудника, оформленного через электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать несколько обязательных документов.
Трудовая книжка (или её электронный эквивалент)
Если сотрудник не отказался от бумажной формы, в руки нужно передать бумажную копию трудовой книжки, где будет отмечено об окончании трудовых отношений.
Если отказ от бумажной формы был дан, в ЭТК в соответствующем поле вносится отметка об увольнении.
Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ)
Работодатель обязан выдать сотрудникам справку о доходах, которая используется для:
- получения возврата налога;
- оформления трудовой пенсии;
- документов, требуемых при подаче в соц. органы.
Справка о среднем заработке
Для расчёта пособий по уходу за ребёнком, отпускных и иных выплат необходимо предоставить справку о среднем заработке за расчётный период.
Справка о факте увольнения
Эта справка подтверждает, что трудовые отношения действительно закончились. В ней указываются:
- дата увольнения;
- причина увольнения (по инициативе работодателя, по инициативе работника, по взаимному согласию и т.д.);
- стаж работы в организации.
Остаток оплаченного отпуска
Если у сотрудника есть неиспользованный отпуск, работодатель обязан выплатить его компенсацию и выдать справку о расчёте.
Справка о праве на пособие по безработице
Если увольнение произошло по сокращению или по инициативе работодателя, сотрудник имеет право на пособие по безработице. Работодатель обязан выдать справку, подтверждающую основание увольнения.
Как оформить запись об увольнении в электронной трудовой книжке
В ЭТК процесс оформления увольнения выглядит так:
- В личном кабинете работодателя открывается раздел «Трудовая деятельность».
- Выбирается пункт «Изменить сведения о сотруднике».
- Указывается статус «Уволен».
- Заполняются поля: дата увольнения, причина, номер приказа.
- Система автоматически генерирует подтверждение, которое можно отправить сотруднику в электронном виде.
Важно, чтобы запись была подтверждена подписью руководителя и печатью организации (если она используется).
Что делать, если работник отказывается от бумажной формы
Согласно закону, работник может написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. В этом случае:
- Все сведения фиксируются исключительно в электронном виде;
- Работодатель обязан предоставить сотруднику электронную копию записи об увольнении;
- При необходимости сотрудник может запросить печать (если требуется для подачи в другие организации).
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли выдавать копию трудовой книжки, если она полностью электронная?
Ответ: Да, в электронном виде в системе отображается запись об увольнении, но при необходимости сотрудник может запросить печатную форму. - Вопрос: Сколько дней у работодателя есть на выдачу всех документов после увольнения?
Ответ: По закону все обязательные документы должны быть выданы в течение 30 календарных дней с даты увольнения. - Вопрос: Можно ли оформить увольнение без указания причины?
Ответ: При увольнении по взаимному согласию указываются обе причины (по инициативе работодателя и работника). При сокращении указывается соответствующая причина.
При увольнении сотрудника, оформленного через электронную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Внести отметку об увольнении в ЭТК;
- Выдать сотрудникам все обязательные документы: справку о доходах, справку о среднем заработке, справку о факте увольнения, компенсацию неиспользованного отпуска, справку о праве на пособие по безработице;
- Сделать это в установленные законодательством сроки.
Соблюдение этих требований гарантирует юридическую чистоту процесса увольнения и защищает права как работодателя, так и сотрудника.
Для более удобного оформления рекомендуется пользоваться специализированными программами учета кадров, которые автоматически формируют необходимые документы и фиксируют изменения в электронной трудовой книжке.