Смерть сотрудника — это трагическое событие, которое, тем не менее, требует от кадровых специалистов и работодателя строгого соблюдения юридических формальностей. Прекращение трудовых отношений в такой ситуации происходит не по инициативе сторон, а по обстоятельствам, не зависящим от воли работника и работодателя. Важно грамотно и безошибочно оформить все документы, особенно запись в трудовой книжке, чтобы родственники умершего могли получить ее на руки и полагающиеся выплаты.

Нормативная база

Основанием для увольнения умершего сотрудника является пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. В соответствии с действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек (с учетом изменений 2022 года), к обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, относятся:

• Смерть работника либо работодателя — физического лица;
• Признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим;
• Признание судом работника или работодателя безвестно отсутствующим.

Именно на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ и необходимо ссылаться при внесении записи в трудовую книжку. Использование сокращений при написании статьи Кодекса не допускается.

Документы-основания для внесения записи

Кадровик не имеет права вносить какие-либо записи со слов родственников или по телефону. Основанием для издания приказа и внесения записи в трудовую книжку могут служить исключительно официальные документы:

1. Свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГС;
2. Решение суда о признании работника умершим или безвестно отсутствующим (вступившее в законную силу).

Датой прекращения трудового договора в этом случае является день смерти работника, указанный в свидетельстве (или дата вступления в силу решения суда). Однако дата внесения самой записи в трудовую книжку и дата приказа, как правило, совпадают с днем получения работодателем подтверждающих документов.

Пошаговое оформление записи в трудовой книжке

Важно помнить, что запись вносится только в бумажную трудовую книжку, если при жизни сотрудник не отказался от ее ведения в пользу электронной (ЕФС-1). Если работник перешел на электронный формат, бумажный бланк остается у работодателя и запись в него не вносится.

Заполнение граф в разделе «Сведения о работе»

При внесении записи необходимо строго следовать Правилам ведения трудовых книжек:

• Графа 1: ставится порядковый номер записи (например, 15).
• Графа 2: указывается дата внесения записи в формате ДД.ММ.ГГГГ (рекомендуется указывать дату фактического получения работодателем свидетельства о смерти).
• Графа 3: вносится причина прекращения трудового договора. Формулировка должна быть точной. Допускаются два варианта:
  • «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»
  • «Работа прекращена в связи со смертью, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»

  Обратите внимание: слова «уволен» в данной ситуации не применяются, так как увольнение — это действие воли, а в данном случае договор именно прекращается.

• Графа 4: указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора.

Особенности подписи и ознакомления

При обычном увольнении работник обязан ознакомиться с записью в трудовой книжке и поставить свою подпись в графе 11 раздела «Сведения о работе» или в личной карточке. В случае смерти работника подпись умершего не ставится. Кадровику можно сделать на этом месте пометку о невозможности ознакомления работника с приказом под подпись (например: «Ознакомление под подпись невозможно в связи со смертью работника»).

Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при ее наличии).

Выдача трудовой книжки родственникам

Трудовая книжка умершего работника не может остаться лежать в архиве компании. Она должна быть передана родственникам. Порядок выдачи следующий:

1. Книжка выдается на руки члену семьи работника (супругу, родителю, ребенку и т.д.), который предъявил свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родство.
2. При получении документа родственник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (или в приходно-расходной книге).
3. Если родственники не могут лично забрать документ, они могут направить письменное заявление с просьбой выслать трудовую книжку по почте. В этом случае документ отправляется ценным письмом с описью вложения.

Дополнительные обязанности работодателя

Оформление трудовой книжки — не единственная задача работодателя. Помимо этого, необходимо:

• Издать приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8 или собственный бланк организации).
• Произвести окончательный расчет (выплатить невыплаченную зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и т.д.) родственникам.
• Сдать в Социальный фонд России (СФР) форму ЕФС-1, обязательно заполнив на умершего работника подраздел 1.1.

Образец заполнения трудовой книжки

Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть запись в бумажной трудовой книжке:

Раздел: Сведения о работе

Оформление увольнения в связи со смертью требует особой внимательности. Главное правило — не использовать слово «уволен», ссылаться на пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ без сокращений и не ставить подпись за умершего сотрудника; Своевременная и правильная выдача трудовой книжки родственникам позволит им избежать бюрократических проблем при оформлении наследства и получении социальных выплат.