В современных реалиях российского трудового права, особенно учитывая дату 21 мая 2026 года, электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным форматом учета стажа. Правильное документальное оформление увольнения сотрудника с ЭТК — это залог отсутствия претензий как со стороны работника, так и со стороны контролирующих органов (Роструда, ПФР/СФР).

Ниже представлен подробный разбор процедуры, перечня необходимых документов и особенностей выдачи справок при переходе на «цифру».

Что такое электронная трудовая книжка и кто ее ведет?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это формат ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде. Она содержит ту же информацию, что и бумажная: места работы, должности, периоды работы, причины увольнения, но хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР).

• Кто обязан вести: Все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в СФР.
• Статус бумажных книжек: Для сотрудников, выбравших ЭТК, бумажные трудовые книжки больше не ведутся. Они хранятся у работодателя (если были сданы) или на руках у работника, но новые записи в них не вносятся.

Основной пакет документов при увольнении

При увольнении сотрудника, который перешел на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать комплект документов, определенный трудовым законодательством РФ.

Приказ об увольнении

Это первичный документ, на основании которого происходит расторжение трудового договора.

• Оформляется по унифицированной форме (например, Т-8) или по форме, утвержденной организацией.
• Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись в день увольнения.

Справка о трудовой деятельности (Форма СТД-Р)

Это ключевой документ для владельца ЭТК. Поскольку бумажной книжки с записями у него нет, именно форма СТД-Р подтверждает его стаж и причины увольнения.

• Когда выдавать: В последний день работы.
• Формат: Может быть выдана на бумажном носителе (заверенная подписью и печатью работодателя) или в электронном виде (подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью).
• Содержание: Документ содержит полную историю трудовой деятельности сотрудника именно у данного работодателя, включая даты приема, переводы и запись об увольнении с точной формулировкой из ТК РФ.

> Важно: Запись о причине увольнения в СТД-Р и в базе СФР должна дословно соответствовать формулировкам Трудового кодекса или иного федерального закона.

Расчетный листок

Документ, в котором подробно расшифровываются начисленные суммы:

• Заработная плата за отработанное время.
• Компенсация за неиспользованный отпуск.
• Выходные пособия (если положены).
• Удержания (НДФЛ, алименты и т.д.).

Справка о доходах (форма 2-НДФЛ) и сведения для больничных

Хотя строго в день увольнения их выдавать не всегда требуют (часто высылают по запросу), лучшим током и практикой является выдача:

• Справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения (необходима для расчета больничных на новом месте).
• Справки о доходах (2-НДФЛ) за текущий год.

Особенности процедуры выдачи документов

Процедура увольнения сотрудника с ЭТК имеет свои нюансы, отличающие ее от работы с бумажными носителями.

Передача данных в СФР

Работодатель обязан передать сведения об увольнении в Социальный фонд России.

• Срок: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
• Форма: Отчет ЕФС-1 (раздел 1);
• Последствия: Только после передачи этих данных в системе СФР у сотрудника официально фиксируется стаж и причина увольнения.

Формат выдачи работнику

Пакет документов при увольнении можно передать сотруднику двумя способами:
В бумажном виде: Распечатанные и заверенные копии приказов, бумажная форма СТД-Р, расчетный листок.
В электронном виде: Файлы, подписанные электронной подписью работодателя (ЭП), отправленные на корпоративную или личную почту сотрудника, либо через системы электронного документооборота.

> Рекомендация: Если документы передаются в электронном виде, у работодателя должно быть подтверждение факта передачи и получения сотрудником (например, лог системы или ответное письмо).

Дополнительные документы по запросу (ст. 62 ТК РФ)

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работник имеет право письменного запроса копий документов, связанных с работой. Работодатель обязан предоставить их бесплатно в течение 3 рабочих дней. При увольнении часто запрашивают:

• Копию приказа о приеме на работу.
• Копию приказа о переводах (если были).
• Копию приказа об увольнении.
• Выписку из трудовой книжки (в случае ЭТК — это и есть форма СТД-Р).
• Справки о периоде работы и должности.

Эти документы могут потребоваться работнику для оформления визы, ипотеки или устройства на вторую работу. Банки и консульства принимают электронные выписки из ЭТК, если они надлежащим образом заверены.

Алгоритм действий работодателя при увольнении владельца ЭТК

Чтобы избежать ошибок, следуйте пошаговой инструкции:

Получение основания: Заявление работника, соглашение сторон или акт о дисциплинарном проступке.
Издаение приказа: Оформление приказа об увольнении и ознакомление сотрудника.
Расчет: Подготовка расчетного листка и выплата всех сумм в последний день работы.
Формирование СТД-Р: Подготовка справки о трудовой деятельности с записью об увольнении.
Передача в СФР: Отправка отчета ЕФС-1 (не позднее следующего рабочего дня).
Выдача документов: Вручение работнику пакета документов (СТД-Р, расчетный листок, копии по запросу).
Архивация: Сохранение копий всех документов в архиве организации.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли забирать бумажную трудовую, если сотрудник перешел на ЭТК?
Нет, если сотрудник ранее написал заявление о переходе на ЭТК, его бумажная трудовая хранится у работодателя, но записи в нее не вносятся. При увольнении ему выдается только форма СТД-Р.

Можно ли отправить документы почтой?
Да, если сотрудник не явился за документами в день увольнения, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой (если она бумажная) или документами. С согласия работника документы (включая СТД-Р) могут быть отправлены заказным письмом с уведомлением или в электронном виде.

Что делать, если в СТД-Р ошибка?
Необходимо немедленно подать корректирующий отчет в СФР и выдать работнику новую, исправленную справку СТД-Р.

Увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой — процесс, требующий внимательности к деталям, особенно в части своевременной передачи данных в СФР и выдачи формы СТД-Р. Этот документ становится главным доказательством трудового стажа для гражданина. Соблюдение порядка оформления гарантирует защиту прав работника и минимизирует риски штрафов для работодателя.

Помните: даже в цифровую эпоху бумажная копия справки о трудовой деятельности (СТД-Р), заверенная живой печатью и подписью, остается важным документом, который многие организации и государственные структуры до сих пор предпочитают видеть в физическом формате.