Увольнение сотрудника за прогул — это одна из самых сложных процедур в кадровом деле. Несмотря на кажущуюся простоту, именно такие увольнения чаще всего оспариваются в суде и признаются незаконными из-за нарушений в оформлении. Одним из важных и обязательных этапов этой процедуры является информирование работника о необходимости забрать свою трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить уведомление, какую запись внести в трудовую и какие нюансы учесть в 2026 году.

Что считается прогулом?

Прежде чем говорить об уведомлениях и записях, важно уточнить, что именно закон признает прогулом. Согласно подпункту «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ, прогул — это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин:

• В течение всего рабочего дня (смены) независимо от его продолжительности;
• Более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Также прогулом считается самовольный уход в отпуск или оставление работы без предупреждения до истечения двухнедельного срока предупреждения при увольнении по собственному желанию.

Пошаговая процедура увольнения за прогул

Чтобы увольнение было законным, работодатель обязан строго соблюдать процедуру. Пропуск хотя бы одного шага дает работнику шанс восстановиться на работе через суд.

1. Фиксация факта отсутствия: составление акта об отсутствии на рабочем месте (подписывается не менее чем тремя сотрудниками), формирование докладной записки от непосредственного руководителя.
2. Запрос объяснений: направление работнику уведомления о необходимости представить письменное объяснение. На ответ дается 2 рабочих дня.
3. Оформление акта о непредставлении объяснений: если по истечении двух дней работник не ответил, составляется соответствующий акт.
4. Издание приказа об увольнении: на основании собранных документов (акты, докладные, уведомления) издается приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения.
5. Ознакомление работника с приказом: если сотрудник на работе появился, под роспись; если нет — делается отметка о невозможности ознакомления.
6. Внесение записи в трудовую книжку: на основании приказа.
7. Направление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку: если уволенный сотрудник не явился за документами в день увольнения.

Запись в трудовой книжке за прогул

Внесение записи в трудовую книжку строго регламентировано. Кадровый специалист должен ориентироваться на общие правила, описанные в статье 84.1 ТК РФ, а также на Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от № 320н).

Формулировка записи

Точная формулировка нормативно не установлена, однако важно, чтобы она полностью соответствовала формулировкам Трудового кодекса РФ. В графе 3 раздела «Сведения о работе» следует указать:

«Уволен в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Допускается и более краткая формулировка: «Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Слово «Уволен» должно присутствовать обязательно, вариант «Трудовой договор расторгнут» в данном случае применяется реже.

Основание для записи

В строке «Основание (документ, номер, дата)» необходимо указать:

• Акт об отсутствии работника на рабочем месте;
• Докладную записку непосредственного руководителя;
• Уведомление о представлении письменного объяснения;
• Акт о непредставлении объяснения;
• Приказ об увольнении (номер и дата).

Важное правило 2026 года: подпись работника

Обратите внимание: действующими с правилами (приказ Минтруда № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено. Раньше работники расписывались под записью об увольнении в трудовой книжке, сейчас это требование отменено. Подпись сотрудника ставится только в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек (если он их получает).

Также важно помнить: если за прогул работнику был объявлен выговор (иное дисциплинарное взыскание), запись об этом в трудовую книжку не вносится. В документ вносится только информация об увольнении.

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении за прогул

Часто сотрудник, уволенный за прогул, отказывается приходить на работу за документами. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно (он отсутствует или отказывается от получения), работодатель обязан направить ему уведомление.

Что должно быть в уведомлении?

Уведомление отправляеться по известному работодателю адресу регистрации (или фактического проживания) сотрудника заказным письмом с описью вложения. В документе необходимо указать:

1. ФИО и должность уволенного работника;
2. Информацию о том, что трудовой договор с ним расторгнут;
3. Требование явиться за трудовой книжкой лично либо дать согласие на отправку ее по почте;
4. Информацию о необходимости получить окончательный расчет (если он не был получен в день увольнения);
5. Реквизиты работодателя и дату отправки уведомления.

Зачем нужно отправлять уведомление?

Отправка уведомления снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме того, по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.

Ответственность работодателя

Если работодатель не отправит уведомление и при этом задержит трудовую книжку, суд может обязать его:

• Возместить работнику материальный ущерб в размере среднего заработка за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ);
• Изменить дату увольнения на дату фактической выдачи трудовой книжки.

Именно поэтому документальное подтверждение факта отправки уведомления (квитанция, опись вложения) — критически важно для защиты интересов компании.

Увольнение за прогул требует скрупулезного подхода. От правильного составления актов об отсутствии до грамотного внесения записи в трудовую книжку и своевременной отправки уведомления — каждый шаг должен быть задокументирован. Помните, что запись в трудовой делается только на основании приказа со ссылкой на пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, а подпись работника под самой записью в бумажной трудовой по новым правилам не ставится. Если же сотрудник не явился за документами, незамедлительно отправляйте уведомление с предложением забрать трудовую или дать согласие на ее пересылку, это убережет вашу организацию от судебных исков и финансовых потерь.