Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовое правоотношение между работником и работодателем. В ней отражаются сведения о найме‚ переводах‚ повышениях‚ а также об увольнении. Правильное оформление записи об увольнении важно как для сотрудника‚ так и для работодателя – от неё зависит подтверждение факта прекращения трудовых отношений‚ а также правильность расчётов и последующей юридической защиты.

Нормативная база

Основные документы‚ регулирующие порядок ведения и оформления записей в трудовой книжке:

• Приказ Минтруда России от N 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 81‚ 84‚ 87);
• Постановления Правительства РФ и методические рекомендации ФНС.

В соответствии с этими актами запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе»** либо в вкладку (при наличии отдельного вкладыша).

Когда вносится запись об увольнении?

Запись появляется в электронной форме только после официального инициирования работодателем процедуры увольнения. По практике:

1. Работодатель подаёт заявление об увольнении в сервис «Госуслуги» (или иной уполномоченный ресурс).
2. После подтверждения инициирования (в примере – 6 мая 2025 г.) система автоматически генерирует запись.
3. Запись вносится в трудовую книжку в тот же день‚ когда происходит фактическое прекращение трудовых отношений.

Важно: если увольнение происходит по собственному желанию сотрудника‚ запись оформляется в соответствии с общими правилами‚ но дата ввода в трудовую книжку должна соответствовать дате официального согласования (обычно – последний рабочий день).

Форма записи об увольнении

В трудовой книжке в графу «Основание увольнения» обычно указывают одну из следующих формулировок:

• «Уволен по собственному желанию»;
• «Уволен по соглашению сторон»;
• «Уволен по инициативе работодателя»;
• «Уволен по статье ТК РФ № …» (например‚ ст. 81 – по сокращению positions).

Для записи по собственному желанию часто используют следующую образцовую форму:

Ф.И.О. сотрудника: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Дата увольнения: г.
Основание увольнения: по собственному желанию
Последний рабочий день: г.
Подпись руководителя: ___________________

В электронных системах (например‚ в Госуслугах) вместо подписи может отображаться цифровой штамп работодателя.

Примеры правильных формулировок

Ниже – несколько типовых вариантов‚ которые соответствуют требованиям Минтруда:

1. Уволен по собственному желанию – «Уволен по собственному желанию»;
2. Уволен по соглашению сторон – «Уволен по соглашению сторон»;
3. Уволен по инициативе работодателя – «Уволен по инициативе работодателя»;
4. Уволен по статье ТК РФ – «Уволен по ст. 81 ТК РФ (сокращение)»;

Эти формулировки позволяют избежать недоразумений при проверке документа другими инстанциями (пенсионный фонд‚ инспекция труда‚ суды).

Частые ошибки и как их избежать

По данным исследований SuperJob и Прайм‚ в условиях кадрового голода работодатели всё реже уделяют внимание формулировкам в трудовой книжке. Тем не менее‚ ошибочность записи может привести к следующим проблемам:

• Неправильная дата ввода – может вызвать сомнения в подлинности записи.
• Несоответствие основания увольнения фактической причине – риск пересмотра в суде.
• Отсутствие подписи/штампа руководителя – делает запись недействительной для некоторых органов.

Чтобы избежать ошибок‚ рекомендуется:

1. Тщательно проверять дату официального инициирования увольнения (см. пример 6 мая 2025 г.).
2. Указывать полное и точное основание увольнения‚ соответствующее ТК РФ.
3. Сохранять оригиналы подписей или цифровые подписи руководителя.
4. Контролировать соответствие записи требованиям Приказа Минтруда N 320н.

Как оформить запись в электронной форме

С 2021 года многие организации используют электронные трудовые книжки‚ доступные через сервисы «Госуслуги»‚ «Электронный труд». При этом процесс оформления выглядит так:

• Работодатель в личном кабинете выбирает пункт «Внести запись об увольнении».
• Система автоматически подставляет дату инициирования (например‚ 6 мая 2025 г.).
• Выбирается тип основания («по собственному желанию»‚ «по соглашению сторон» и т.д.).
• Вводятся ФИО‚ дата рождения‚ дата увольнения‚ сведения о последнем рабочем дне.
• Подпись/штамп вносится в электронном виде (криптографическая подпись).

После завершения процедуры система генерирует подтверждающий документ‚ который можно распечатать и приложить к бумажному экземпляру трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Как правильно оформить запись‚ если сотрудник уволен за нарушение трудовой дисциплины‚ но впоследствии суд изменил основание на «по соглашению сторон»?

Ответ: В таком случае в трудовую книжку необходимо внести уточнение (исправление) в графу «Основание увольнения». В реквизитах документа указывается‚ что запись вносится на основании исправления и указывается дата исправления. При этом в оригинальную запись добавляется отметка о том‚ что основание изменено по решению суда.

Вопрос: Можно ли оформить запись об увольнении без указания причины?

Ответ: Нет. По закону в графе «Основание увольнения» обязательно указывается причина (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя‚ по статье ТК РФ и т.д.). Отсутствие этой информации делает запись недействительной.

Запись об увольнении в трудовой книжке – это не просто формальный документ‚ а важный юридический акт‚ который:

1. Подтверждает факт прекращения трудовых отношений;
2. Обеспечивает правильность расчётов и расчётов с работником;
3. Защищает обе стороны от споров и недоразумений;
4. Сотрудничает с другими государственными органами (пенсионный фонд‚ инспекция труда).

Правильное оформление записи‚ соответствие требованиям Приказа Минтруда N 320н и использование точных формулировок («по собственному желанию»‚ «по соглашению сторон»‚ и т.д.) позволяют избежать большинства юридических проблем и обеспечить прозрачность процесса увольнения.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению записей в трудовой книжке‚ рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юристу‚ знакомому с актуальными нормативными актами.