Смерть сотрудника – одно из редких, но предусмотренных Трудовым кодексом РФ оснований для прекращения трудовых отношений. В такой ситуации работодатель обязан оформить увольнение в установленном порядке и внести соответствующую запись в трудовую книжку умершего. Ниже подробно описан порядок действий, нормативная база, необходимые документы и образец записи.

Нормативно-правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 81, 82, 84, 84‑1, 84‑2. Смерть работника считается основанием для прекращения трудового договора.
• Постановление Правительства РФ от № 199 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» – регламентирует форму и содержание записей.
• Приказ Минтруда России от № 702н – разъясняет порядок оформления увольнения в связи со смертью.

Кому и когда необходимо вносить запись

Запись в трудовую книжку делается:

1. После получения официального подтверждения смерти (свидетельство о смерти).
2. В течение 5 рабочих дней с момента получения приказа об увольнении.
3. Работодателем – юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем или государственным учреждением, где работник был официально оформлен.

Алгоритм действий работодателя

Шаг 1. Получение и проверка документов

• Свидетельство о смерти (оригинал + копия).
• Трудовой договор (или копия), если он был заключён в письменной форме.
• Трудовая книжка работника.
• Приказ об увольнении в связи со смертью (подготовленный в соответствии с ТК РФ).

Шаг 2. Составление приказа об увольнении

Приказ оформляется в едином экземпляре и подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом). Образец приказа:

ПРИКАЗ № ___
от «__» _______ 20__ г.

О прекращении трудового договора с __________________________ (ФИО работника) в связи со смертью

В соответствии со ст. 81 ТК РФ
Приказываю:
Прекратить трудовой договор с __________________________ (ФИО) в связи со смертью, подтверждённой свидетельством о смерти № ______ от «__» _______ 20__ г.
Внести запись в трудовую книжку работника согласно образцу (см. ниже).
Выдать родственникам (законным представителям) справку о прекращении трудового договора.
Осуществить расчёт с наследниками (выходное пособие, компенсацию и т.д.) в соответствии с ТК РФ.

Генеральный директор ______________________
(подпись) ______________________

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в последней (заключительной) строке трудовой книжки. Формат записи фиксирован в Положении о трудовых книжках.

Шаг 4. Выдача справки родственникам

Согласно ст. 81 ТК РФ работодатель обязан выдать справку о прекращении трудового договора (в т.ч. и в связи со смертью) законному представителю умершего.

Образец записи в трудовой книжке

Важно: запись делается чернилами (чёрным цветом), без исправлений и стираний. Если в трудовой книжке нет свободного места, оформляется отдельный лист‑вкладыш, который вкладывается в книжку.

Какие документы нужны для оформления

• Свидетельство о смерти (оригинал + копия).
• Трудовая книжка работника.
• Трудовой договор (копия, если оригинал отсутствует).
• Приказ об увольнении в связи со смертью (подписанный руководителем).
• Справка о прекращении трудового договора (выдаётся родственникам).
• Документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего приказ (доверенность, уставные документы).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли оформить запись в электронную трудовую книжку?

Да. С 1 января 2022 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). При этом порядок оформления аналогичен бумажному документу: в системе «Госуслуги» или в корпоративном портале вводятся те же данные, что и в бумажной записи.

Вопрос 2. Что делать, если у умершего нет трудовой книжки?

Если трудовая книжка отсутствует, работодатель оформляет запись в заменяющем её документе – справке о трудовой деятельности, которую подписывает руководитель организации. При этом в справке указываются те же реквизиты, что и в трудовой книжке.

Вопрос 3. Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд?

Да. После оформления увольнения в связи со смертью работодатель обязан в течение 5 дней направить сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через электронную систему «Госуслуги» или через МФЦ.

Вопрос 4. Как оформить запись, если умер предприниматель‑работодатель?

В случае смерти индивидуального предпринимателя, который является работодателем, запись в трудовую книжку работников делается по той же схеме: приказ об увольнении в связи со смертью ИП, запись в книжке и выдача справки. При этом в приказе указывается основание – «смерть индивидуального предпринимателя, признанного умершим судом».

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи руководителя. Приказ и запись должны быть подписаны руководителем (или уполномоченным лицом). Без подписи запись считается недействительной.
• Неправильная формулировка причины. В записи обязательно использовать формулировку «в связи со смертью работника», иначе запись может быть признана ошибочной.
• Запись в неправильный столбец. Основание и причина прекращения трудового договора указываются в пятом столбце (в бумажной форме).
• Отсрочка подачи в ПФР. Своевременное информирование ПФР важно для расчёта страховых выплат наследникам.
• Использование исправляющих лент. Любые исправления в трудовой книжке недопустимы – в случае ошибки необходимо оформить новый лист‑вкладыш.

Пошаговый чек‑лист для кадровика

1. Получить свидетельство о смерти.
2. Подготовить приказ об увольнении (шаблон выше).
3. Подписать приказ руководителем.
4. Внести запись в трудовую книжку (по образцу).
5. Сделать копию записи и приложить к личному делу работника.
6. Выдать справку о прекращении трудового договора законному представителю.
7. Отправить сведения в ПФР и ФСС.
8. Подготовить расчётные документы (выходное пособие, компенсацию и т.д.).
9. Сохранить все оригиналы и копии в личном деле умершего.

Оформление записи в трудовой книжке об смерти работника – обязательный юридический процесс, который регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. Точность формулировок, своевременность подачи документов и соблюдение установленного порядка позволяют избежать ошибок, которые могут привести к юридическим спорам с наследниками и контролирующими органами.

Если у вас возникли сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров с юридической поддержкой.

Дата публикации: