В 2026 году в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Все больше сотрудников выбирают электронный формат учета трудовой деятельности․ Если ваш сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, важно знать, какие действия необходимо предпринять․ Эта статья поможет вам разобраться в процессе и избежать ошибок․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки․ Она хранится в электронном виде и доступна работнику и работодателю через портал Госуслуг или сайт СФР (Социального Фонда России)․

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Порядок подачи заявления

Сотрудник должен подать письменное заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку․ Заявление может быть составлено в произвольной форме, но рекомендуется использовать образец․ В заявлении необходимо указать дату, с которой бумажная трудовая книжка перестает использоваться․

Образец заявления:

Директору ООО «Название компании»
Иванову Ивану Ивановичу

От работника:
Петрова Петра Петровича

Заявление
Прошу перевести мою трудовую книжку на электронный учет с [дата]․

Подпись: [подпись]

Сроки предоставления заявления

Заявление можно подать в любое время․

Действия работодателя при получении заявления

Запись в бумажную трудовую книжку: В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель обязан внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку работника и выдать ее ему․ Эта запись должна содержать дату, с которой бумажная трудовая книжка перестает использоваться․
Проверка информации: Рекомендуется проверить заполнение бумажной трудовой книжки, чтобы избежать расхождений с данными в ЭТК․
Направление информации в СФР: Работодатель должен направить информацию о переходе сотрудника на ЭТК в СФР в составе отчета ЕФС-1․
Оформление в системе: В кадровой системе работодателя необходимо внести изменения и перевести сотрудника на электронный учет․ (Инструкции по внесению изменений в конкретных кадровых программах можно найти на сайтах разработчиков)․

Что делать, если сотрудник подал заявление в день приема на работу?

Если сотрудник подает заявление о переходе на ЭТК в день приема на работу, работодателю следует внести в его трудовую книжку запись о приеме на работу, а затем выдать ее на руки сотруднику․ Затем необходимо выполнить все остальные действия, описанные выше․

Преимущества перехода на электронную трудовую книжку

• Удобство: Доступ к трудовой истории в любое время и в любом месте․
• Безопасность: Защита от потери, повреждения или кражи․
• Экологичность: Сокращение использования бумаги․
• Простота: Возможность получения выписок из трудовой книжки через портал Госуслуг или сайт СФР․

Важные моменты

• Переход обязателен: С 1 января 2026 года переход на электронную трудовую книжку стал обязательным для всех работодателей․
• Сроки: Работодатель обязан внести запись о переходе в течение 3 рабочих дней․
• Заявление: Заявление должно быть подано в письменной форме․
• Федеральный закон: Внедрение ЭТК регулируется Федеральным законом от № 439-ФЗ․

Полезные ресурсы

• Портал Госуслуг: [https://www․gosuslugi․ru/](https://www․gosuslugi․ru/)
• Сайт СФР: [https://sfr․gov․ru/](https://sfr․gov․ru/)
• КонсультантПлюс: [https://www․consultant․ru/](https://www․consultant․ru/)
• Налоговая служба: [https://www․nalog․gov․ru/](https://www․nalog․gov․ru/)

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в развитии цифровизации в России․ Соблюдение правил и инструкций позволит вам избежать проблем и обеспечить бесперебойный процесс учета трудовой деятельности ваших сотрудников․ Если у вас возникли вопросы, обратитесь к юристу или в кадровое агентство․