С 1 января 2026 года в России окончательно завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это исторический момент для рынка труда: бумажный документ окончательно уходит в прошлое, становясь архивным, а вся информация о стаже теперь хранится в цифровом виде в Социальном фонде России (СФР). В связи с этим многие граждане задаются вопросом: в каком случае работнику могут не выдать трудовую книжку на руки?
Ответ на этот вопрос кардинально изменился по сравнению с прошлыми годами. Ниже мы подробно разберем ситуации, когда получение бумажного документа невозможно или не предусмотрено законом.
Основная причина: Переход на электронную трудовую книжку
Самый главный случай, когда работнику не выдают (и не могут выдать) бумажную трудовую книжку при увольнении или приеме на работу — это отсутствие бумажного оригинала у работодателя.
Согласно законодательству, действующему в 2026 году:
- Если работник ранее написал заявление о переходе на ЭТК, его бумажная трудовая книжка была ему возвращена на руки работодателем еще в период переходного периода (до 2026 года).
- Если работник впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка ему вообще не заводилась.
В этих случаях работодатель не имеет права выдавать бумажный документ, так как вся информация о стаже, должностях и периодах работы формируется и хранится исключительно в базе данных Социального фонда. Выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный аналог, но получить ее можно через портал «Госуслуги», в клиентской службе СФР или в МФЦ, но не у работодателя в виде привычной синей книжки.
Ситуация с «забытыми» бумажными книжками
Существует специфическая ситуация, когда бумажная трудовая книжка формально существует, но работодатель не может ее выдать:
- Книжка была передана в архив. Если сотрудник долго не забирал документ после увольнения, и работодатель, соблюдая сроки хранения, передал невостребованные документы в государственный или муниципальный архив; В этом случае забирать книжку нужно уже в архиве по месту нахождения организации.
- Утрата документа работодателем. Если работодатель потерял трудовую книжку, он не может выдать ее сотруднику. В этом случае составляется акт об утрате, и работнику выдается справка о периодах работы для восстановления стажа через СФР. Новую бумажную книжку в 2026 году уже не заводят, стаж продолжают вести в электронном виде.
Совместители и удаленщики
Важно помнить правило, которое действовало и ранее, но в 2026 году стало абсолютным для новых записей:
- При работе по совместительству трудовая книжка (если речь шла о бумажном носителе в переходный период) могла не вестись по месту совместительства. Сотрудник сам решал, где хранить документ. Если книжка находилась у основного работодателя, то по совместительству ее просто не выдавали и не заводили, так как запись вносилась только по основному месту работы (по желанию работника).
- С 2026 года для совместителей записи вносятся в ЭТК обоими работодателями автоматически, и вопрос физической выдачи отпадает.
Дистанционные работники
Для дистанционных работников, которые не предоставили работодателю бумажную трудовую книжку (так как имели право этого не делать), работодатель вел стаж только в электронном виде. Соответственно, при увольнении такому сотруднику нечего выдавать на руки в виде бумажного документа от этого конкретного работодателя, если он ранее не передал свою книжку в отдел кадров.
Что делать, если нужна выписка о стаже?
Поскольку с 2026 года бумажные трудовые книжки практически вышли из оборота, актуальным становится вопрос получения подтверждения стажа. Если вам «не выдали» книжку потому, что она электронная, вы можете получить выписку следующими способами:
- Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (заказываете выписку из ЭТК, она приходит в формате PDF с электронной подписью).
- Обратившись в клиентскую службу Социального фонда России.
- Через офисы МФЦ («Мои документы»).
- У работодателя (он может сформировать выписку из системы СФР или предоставить копию последнейенной формы отчетности).
Главный случай, когда вам не выдают трудовую книжку в 2026 году — это полный переход на цифровой формат учета стажа. Бумажная трудовая книжка больше не является обязательным документом для фиксации новых записей. Если вы не забрали свой бумажный документ ранее, он, скорее всего, хранится у вас дома (как было рекомендовано при переходе на ЭТК) или в архиве. Работодатель же теперь выступает лишь оператором, передающим данные в Социальный фонд, и физически выдавать синие книжки при увольнении больше не обязан и часто не имеет возможности.
Помните: электронная трудовая книжка надежнее, ее невозможно потерять или испортить, а доступ к ней у вас есть в любой момент времени.