В 2026 году в России действует комплексная реформа в сфере ведения и оформления трудовых книжек; По новому законодательному регулированию работодатели обязаны использовать только электронные формы, однако существуют определённые исключения. Ниже подробно рассматриваем, какие именно варианты трудовых книжек можно принимать при приёме на работу.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 года в ТК РФ введена возможность электронного ведения трудовых книжек. С 2025 года эта форма стала обязательной для всех новых сотрудников.

• Плюсы ЭТК:
  • Быстрый ввод и обновление данных;
  • Хранение информации в ПФР и ФНС в защищённом виде;
  • Отсутствие риска потери бумажного документа;
  • Упрощённый доступ к данным для работодателя и контролирующих органов.
• Как оформить:
  1. При приёме на работу работодатель сразу заводит ЭТК в системе ПФР;
  2. Все сведения о трудовой деятельности заносятся в электронный документ;
  3. При необходимости можно вывести бумажную выписку из ЭТК.

Где посмотреть ЭТК

Электронную запись можно просмотреть в личном кабинете на портале Госуслуг, а также в системе Кадры. Для этого достаточно указать номер страхового счета и пароль.

Бумажные трудовые книжки

Начиная с 2025 года бумажные формы допускаются только в особых случаях:

• Работники, которые уже имели бумажную книжку до 31 декабря 2020 года и не отказывались от неё;
• Сотрудники, получившие справку СТД‑СФР (справка об отказе от ведения бумажной книжки) и решившие оформить её в бумажном виде;
• Служащие, работающие в организациях, где по решению работодателя (например, в отдельных отраслях) требуется сохранение бумажного формата.

Если сотрудник отказался от бумажной формы, он обязан предоставить либо бумажную копию прежней книжки, либо справку СТД‑Р/СТД‑СФР, подтверждающую отказ.

Как оформить дубликат бумажной книжки

В случае потери оригинала работодатель может оформить дубликат по следующей процедуре:

1. Подача заявления от имени работника;
2. Внесение сведений в журнал учёта трудовых книжек;
3. Печать и выдача нового документа с отметкой о дублировании.

Специальные формы вкладышей

В каждом образце трудовых книжек (бумажной или электронной) предусмотрены вкладыши, где фиксируются дополнительные сведения:

• Сведения о профсоюзных мероприятиях;
• Информация о профсоюзных взносах;
• Данные о премировании и надбавках.

С 2023 года вкладыши оформляются в электронном виде, однако их можно вывести в бумажном виде при необходимости.

Как правильно принимать на работу

При приёме нового сотрудника в 2026 году следует учитывать:

1. Если сотрудник не имеет трудовой книжки, работодатель обязан завести для него ЭТК;
2. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, он может оставить её в эксплуатации, но должна быть записана в журнале учёта;
3. В случае отказа от бумажной формы необходимо получить справку СТД‑СФР;
4. Все сведения о трудовой деятельности заносятся в единую электронную базу ПФР;
5. Работодатель обязан предоставить сотруднику копию (бумажную или электронную) вложенной справки о вкладыше.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжки? – Нет. С 2025 года допускается только одна форма, при этом электронная является основной.
• Как узнать, была ли оформлена ЭТК? – Сведения о заведении ЭТК отображаются в личном кабинете на портале Госуслуг и в системе Кадры.
• Какие документы требуются при приёме? – Паспорт, трудовая книжка (бумажная или электронная), справка СТД‑СФР (если отказ от бумажной формы), а также копия вкладыша.

В 2026 году трудовые книжки перешли почти полностью в электронный формат, однако существуют законные пути сохранения бумажного документа для тех, кто уже имел его до определённой даты илиwho выбрал отказ от электронного ведения. Понимание каких трудовых книжек можно принимать и правильная их оформление позволяют работодателям соблюдать требования ТК РФ, избежать штрафов и упростить работу с кадровыми документами.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению трудовых книжек, рекомендуем обратиться в отдел кадров или в консультационный центр Минтруда.