Важное предупреждение с 2026 года: С 1 января 2021 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н). А с 1 января 2026 года для лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, трудовая деятельность ведется исключительно в электронном виде без обязательного оформления бумажного документа. Однако бумажная трудовая книжка по-прежнему действует для тех, кто уже имел её до этой даты, и для работодателей, использующих старые бланки.

Кто и когда должен оформить трудовую книжку?

Обязанность по оформлению и ведению трудовой книжки лежит на работодателе (организации или ИП).

• Для нового сотрудника, впервые устраивающегося на работу с 2026 года: Работодатель обязан создать ему электронную трудовую книжку (ЭТК) в реестре СЗВ-ТД через портал Госуслуг или напрямую в ФСС. Бумажный документ не выдается.
• Для сотрудника, уже имеющего бумажную трудовую книжку: Работодатель продолжает вести записи в ней, а также параллельно вносит сведения в ЭТК (если работник не отказался от перевода).
• Для работника, у которого нет ни одной трудовой книжки (например, выпускник вуза): Если он устраивается на работу впервые после , ему оформляется только ЭТК.

Два формата на 2026 год: Бумажная vs. Электронная

Бумажная трудовая книжка (ТК)

Используется, если:

• Работник уже имеет бумажный документ.
• Работник подал письменное заявление о ведении records только в бумажном виде (отказ от ЭТК).
• У работодателя есть старые, но действительные бланки (Приказ №320н разрешает их использовать без ограничения срока).

Ключевое правило: Все записи в бумажную ТК вносятся разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений. Подпись руководителя и печать организации обязательны.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Это основной формат для новых работников с 2026 года. Сведения вносятся в единый реестр Фонда социального страхования (ФСС).

• Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через личный кабинет на Госуслугах.
• При увольнении работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить сведения в ФСС.
• Для работника ЭТК имеет такую же юридическую силу, как и бумажная.

Пошаговая инструкция: как оформить трудовую книжку новому сотруднику в 2026 году

Шаг 1: Определите формат

1. Если сотрудник впервые устраивается на работу после — оформляйте только ЭТК.
2. Если сотрудник уже имеет бумажную ТК — вы можете вести записи в ней, но обязательно также вносите сведения в ЭТК (если работник не отказался).

Шаг 2: Для бумажной ТК, подготовьте бланк

• Возьмите действующий бланк (как нового, так и старого образца, разрешенного к использованию).
• Заполните ьный лист:
  • ФИО (полностью, как в паспорте).
  • Дата рождения.
  • Сведения об образовании (если требуется).
  • Дата выдачи ТК и подпись работника.

Шаг 3: Внесите первую запись о приеме на работу

Запись делается на основании приказа о приеме на работу (или трудового договора). Формулировка должна быть точной.

Образец записи:

Принят(а) на работу [должность] с [дата].

Основание: Приказ № [номер] от [дата].

Важно: Указание причины приема (например, «по окончании вуза») не требуется.

Шаг 4: Для ЭТК — создайте запись в реестре

• Работодатель (отдел кадров или уполномоченное лицо) вносит сведения о приеме через сервис ФСС или личный кабинет работодателя на Госуслугах.
• Указываются те же данные, что и для бумажной ТК: должность, дата приема, основание (номер и дата приказа).
• Система автоматически присваивает записи уникальный номер.

Шаг 5: Вручите документ работнику

• Бумажная ТК: Вручается под роспись на втором экземпляре приказа о приеме (или на специальном листе-вкладыше).
• ЭТК: Работник получает уведомление о создании электронной трудовой книжки. Саму книжку он может в любой момент распечатать из личного кабинета на Госуслугах.

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность несет работодатель (его представитель — отдел кадров, бухгалтерия или уполномоченное лицо).

• За неправильное или несвоевременное внесение записей (особенно об увольнении) предусмотрены административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Работник вправе требовать исправления ошибок и внесения недостающих записей.

Как правильно заполнять записи при увольнении? (Критически важно!)

Запись об увольнении вносится в день увольнения (или в последний рабочий день) на основании приказа об увольнении.

Главное правило: Формулировка причины увольнения должна полностью и точно соответствовать той, что указана в приказе и в Трудовом кодексе РФ (или ином федеральном законе).

Примеры корректных формулировок:

• Уволен(а) по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
• Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ).
• Уволен(а) за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (ст. 81 ТК РФ).
• Уволен(а) в связи с реорганизацией организации (ст. 81 ТК РФ).

Запрещено: Писать «по собственному желанию», «за прогул», «за нарушение дисциплины» без ссылки на статью ТК РФ. Такие записи могут быть признаны недействительными и создать проблемы при трудоустройстве или получении пособий.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Внесение записи об увольнении с формулировкой, отличной от приказа.
  Решение: Всегда сверяйте текст в ТК с текстом приказа.
• Ошибка: Несвоевременное внесение записи (например, через месяц после увольнения).
  Решение: Вносите запись в день увольнения.
• Ошибка: Исправления в уже заполненных полях (зачеркивания, помарки).
  Решение: При ошибке, делаете новую запись, старую обводите в рамку и ставите пометку «Исправление (номер записи) от [дата]». Подпись и печать обязательны.
• Ошибка: Отсутствие печати или подписи ответственного лица.
  Решение: Установите внутренний порядок контроля: кто и когда подписывает.

Что делать работнику?

• При приеме на работу: Проверьте, правильно ли внесены ваши ФИО, дата приема и должность. Подпишитесь в получении ТК или в приказе.
• При увольнении: Обязательно получите копию приказа об увольнении и сразу же проверьте запись в трудовой книжке (бумажной или электронной). Если формулировка неверна — требуйте исправить до того, как подпишетесь в получении документа.
• Контролируйте: Раз в год запрашивайте выписку из своей ЭТК через Госуслуги, чтобы убедиться в отсутствии несанкционированных записей.

В 2026 году ключевое изменение — приоритет электронного формата для вновь принимаемых работников. Однако понимание правил заполнения бумажной трудовой книжки по-прежнему важно, так как миллионы граждан продолжают ею пользоваться. Основные принципы остаются неизменными: точность формулировок, своевременность, отсутствие исправлений. Работодатель обязан вести records корректно, а работник — контролировать правильность записей, особенно при увольнении.

Официальный документ: Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек…».