Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на глобальную цифровизацию кадрового документооборота, вопрос ведения трудовой книжки в бумажном виде остается актуальным для многих работодателей и сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой процесс ведения, кто обязан продолжать вести бумажные документы после окончания переходного периода, и какие нормативные акты регулируют эту сферу.
Что такое «ведение» применительно к кадровому учету?
В толковом словаре русского языка Ушакова слово «ведение» (офиц.-дел.) трактуется как заведывание, распоряжение, управление чем-нибудь. В контексте кадрового дела, ведение трудовой книжки — это процесс управления документом, который включает в себя:
- Хранение трудовых книжек и вкладышей в них;
- Внесение записей о приеме на работу, переводе, увольнении;
- Внесение записей о награждениях;
- Исправление ошибочных записей;
- Выдачу документа при увольнении или по запросу работника;
- Предоставление сведений в контролирующие органы (например, подача формы СЗВ-ТД).
Иными словами, ведение — это не просто заполнение граф, а комплексный процесс заведования и распоряжения документом в рамках действующего законодательства.
Электронные и бумажные трудовые книжки: ситуация на 2026 год
С 2021 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Кадровикам пришлось привыкать к новой системе подачи отчетов СЗВ-ТД. Однако бумажный вариант не исчез бесследно.
Завершение переходного периода
С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что данные о трудовом стаже всех работников теперь формируются в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР) в режиме реального времени.
Сохраняется ли бумажная трудовая книжка?
ДА. Как подтверждают последние новости и разъяснения ведомств (в частности, ТАСС), традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже были заведены и работник не отказался от них.
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом в том случае, если работник не написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В такой ситуации работодатель обязан:
- Продолжать вносить записи в бумажный бланк по старым правилам;
- Одновременно передавать электронные сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД).
Кому и зачем нужно продолжать вести бумажную трудовую?
Несмотря на завершение переходного периода в 2026 году, бумажный документ остается актуальным для следующих категорий:
- Работники, не подавшие заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. За ними сохраняется право оставить документ на бумажном носителе.
- Работники, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года. Им бумажная трудовая книжка уже не оформляется (для них ведение идет только в электронном виде), однако работодателю важно понимать это различие.
- Работодатели, у которых в штате есть сотрудники, сохранившие бумажный формат. Для таких компаний ведение двойного учета остается обязанностью, а не правом.
Основные правила ведения бумажной трудовой книжки
Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, работодатель обязан строго соблюдать установленный порядок. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируются специальными нормативными актами (в частности, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ, и Инструкцией по заполнению).
Ключевые требования к заполнению:
- Записи производятся аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета;
- Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»);
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год, четырехзначными (например, );
- Записи о приеме на работу, переводе и увольнении должны иметь порядковые номера в пределах соответствующего раздела;
- Все записи должны соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя;
- Со слов работника в трудовую книжку вносятся только сведения об образовании и семейном положении.
Ответственность работодателя
Надлежащее ведение трудовой книжки — это юридическая обязанность работодателя. В случае нарушения правил ведения, несвоевременного внесения записей или задержки выдачи трудовой книжки при увольнении, работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Кроме того, если работник сохранил право на бумажную книжку, но работодатель по ошибке или незнанию прекратил ее ведение, сотрудник вправе потребовать восстановления своих прав через трудовую инспекцию или суд.
Ведение трудовой книжки в бумажном виде в 2026 году остается обязательным для тех работодателей, чьи сотрудники решили сохранить этот формат. Завершение переходного периода по ЭТК не отменяет бумажный документ для тех, кто за ним закрепился. Кадровым специалистам крайне важно помнить о необходимости двойного учета: своевременно вносить записи в бумажный бланк и не забывать подавать электронные отчеты СЗВ-ТД. Грамотное управление (ведение) кадровыми документами — залог отсутствия штрафов и сохранения хорошего трудового стажа работников.